> Принципы организации деятельности
Принципы организации деятельности
Какой бы способ организации и стиль вы не использовали, он всегда основывается на определённых принципах. Знание этих принципов позволит вам выстроить организацию работы так, чтобы деятельность была эффективной.
Принцип цели организации
У различных сотрудников или подразделений компании не может быть разных целей. Часто можно слышать, что задача отдела сбыта продавать, а бухгалтерии следить за правильностью оформления документов . Это не цели, а задачи, решение которых способствует достижению цели. Цель одна, на всю компанию – получить прибыль и выполнить стратегические задачи.
Принцип эластичности
Одни руководители требуют от работников жёсткого выполнения предписаний. Другие верят в свой персонал и не ограничивают их свободу. Задача руководителя – найти разумный баланс между жёсткими инструкциями и свободой действий. Для некоторых категорий специалистов жёсткое регламентирование рабочего дня подобно смерти. Для других – единственный способ добиться результатов. Также следует обращать внимание и на психотипы в момент подбора персонала . Не стоит забывать и о своём стиле управления: демократичному руководителю иногда бывает трудно стать авторитарным, аналогично и наоборот. Поэтому все попытки использовать «не свой» стиль будут неудачными. Но если это сдерживает развитие компании, то нужно поработать над личным развитием.
Принцип устойчивости
Организация работы должна соответствовать целям компании и состоянию внешней среды на сегодняшний день. Частые кардинальные перестройки, даже при незначительном влиянии, снижают эффективность, так как вместо работы компания постоянно занята пересмотром структур, схем подчинения, регламентов и инструкций.
Принцип прямой подчинённости
Не оставляйте сотрудников без начальника. У каждого сотрудника должен быть свой начальник или старший. Будете это вы напрямую, или более опытный сотрудник, зависит от того, насколько удобно выстраивать управленческие коммуникации с конкретным сотрудником.
Принцип объёма контроля
Практика показывает, что прямое руководство можно осуществлять сравнительно небольшой группой людей. Оптимально управлять 8-10 людьми. Если ваша компания расширяется, добавляются новые сотрудники, лучше начать делегировать управленческие полномочия. В небольшой фирме лучше назначать более опытных сотрудников, которые хорошо зарекомендовали себя в работе. Стоит обращать внимание и на неформальных лидеров.
Принцип безусловной ответственности
Часто руководители снимают с себя ответственность и перекладывают ее на подчинённых. На практике это достаточно серьёзный тормоз для развития и эффективной организации дел. Руководитель должен помнить, что он всегда отвечает за действия работников – так как это он не уследил, не предписал, не провёл обучение или просто вовремя не проконтролировал. Но этот принцип не снимает ответственности и с работника. Особенно, если речь идёт о прямом нарушении дисциплины, инструкций, техники безопасности.
Принцип соразмерности ответственности полномочиям
Если вы хотите, чтобы сотрудник нёс ответственность, то дайте ему полномочия – это как лишить шофёра руля и педалей, но требовать хорошей езды и соблюдения правил дорожного движения. Без полномочий ваш сотрудник просто наблюдатель, а в случае наказания «мальчик для битья». С другой стороны, чем больше полномочий, свободы в действиях и решениях, тем больше и ответственность. Сотрудники должны это понимать и принимать.
Принцип исключения
Рутинные, периодические задачи и даже решения перекладывайте на плечи сотрудников или нижестоящих руководителей (если компания крупная). Большинство руководителей боятся упустить из виду многие задачи. Это отнимает время, а результат, от периодических задач, как правило, ожидаемый и прогнозируемый. К тому же передав эту задачу сотруднику, руководитель сохраняет за собой контроль над выполнением задачи.
Принцип приоритета задачи
При организации деятельности важен результат решения задачи, но никак не амбиции сотрудника, отдела или подразделения. В организации нет лучших, худших, приоритетных личностей. Есть только задачи и они могут быть приоритетными или первостепенными по отношению к цели.
До кризиса компании нередко создавали отделы, которые потом пытались загрузить какими-то задачами. Как только пришлось затянуть пояса, пострадали ненужные отделы (например, маркетинга, оптимизации бизнес-процессов , PR).
Также этот принцип работает против «звёзд». Со временем многие сотрудники, добившиеся результатов, авторитета, начинают постепенно отмахиваться от решения неинтересных, по их мнению, или ненужных задач. Руководитель опасается потерять такого сотрудника и сознательно выключает из ряда процессов, чтобы не травмировать психику «звезды» пустяками.
Принцип совершенствования
Организация деятельности не является чем-то стабильным. Стабильность – это понятие относительное. Изменяется рынок, влияние внешних факторов, поэтому необходимо приспосабливаться.
Для руководителя всегда найдётся работа по совершенствованию деятельности в компании. Ощущение стабильности для руководителя обманчиво, а в жизни, нередко, приводит к негативным последствиям. Если руководитель не сможет перестроить работу компании, адаптировать её, то последствия не заставят себя долго ждать.
Знание принципов является основой для того, чтобы организовать деятельность компании для получения максимального результата.
ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ
ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО – ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ
КАФЕДРА ЭКОНОМИКИ И СОЦИОЛОГИИ ТРУДА
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
ДИСЦИПЛИНА: ТЕОРИЯ ОРГАНИЗАЦИИ
ТЕМА: «ПРИНЦИПЫ ДИНАМИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
( вариант 10)»
ПЛАН
ПЛАН............................................................................................................................................... 2
ВВЕДЕНИЕ...................................................................................................................................... 3
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ............................................................................................................. 4
1. Сущность принципов и их классификация................................................................................ 4
2. ПРИНЦИПЫ ПРИОРИТЕТА...................................................................................................... 5
2.1. Принципы динамического состояния организации................................................................ 5
3. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ.................................................................................... 7
4. ПРИНЦИПЫ СООТВЕТСТВИЯ................................................................................................. 8
5. ПРИНЦИПЫ ОПТИМАЛЬНОСТИ........................................................................................... 10
ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................................................. 12
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ.............................................................................................................. 13
ВВЕДЕНИЕ
Организации, как и системы, не вечны: они зарождаются, развиваются, переживают периоды становления, расцвета, упадка и сменяются другими или полностью перерождаются, обновляются. Сколько организаций, столько и разных типов жизненного цикла. Каждый этап жизненного цикла организации (ЖЦО) имеет свои особенности. В реальной жизни трудно выделить «химически чистое» состояние: в деятельности практически любой организации обычно присутствуют характерные черты нескольких стадий развития. При этом, как правило, заметны черты двух-трех соседних этапов, но в малых «дозах» могут присутствовать элементы почти всех стадий.
При всем своеобразии каждого из этапов ЖЦО существует четкий критерий их разделения на две группы:
Этапы, на которых организация не проявляет себя в оперативной деятельности и в целом не дает результатов своей основной заявленной деятельности. К таким этапам относятся «порог нечувствительности» и «ликвидация (утилизация)». Организация в таком состоянии позиционируется как «статическая»;
Этапы, на которых организация ведет оперативную деятельность, и имеются некоторые результаты ее основной заявленной деятельности. К таким этапам относятся: «внедрение», «рост», «зрелость», «насыщение», «спад», «крах». Как бы ни складывалась конъюнктура, основной технологический процесс в этих случаях обязательно имеет место (продукция производится, услуги оказываются). Вновь прибегая к расхожему образу, можно сказать, что «колеса и шестеренки крутятся». Организация в таком состоянии позиционируется как «динамическая».
Рациональный смысл отнесения организаций к статической либо динамической группе состоит в изначальном определении допустимых методов изучения организации либо воздействия на нее.
Целью данной работы, в соответствии с темой, является подробное рассмотрение принципов, характерных для динамической организации.
ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
Понятие статика и динамика, которые сегодня используются для характеристики социальных организаций, заимствованы из механики.
Динамика – развитие организации и ее поступательные движения вперед к новым целям под влиянием воздействий (например, 1-й закон Ньютона: изменить состояние инерции может только сила). Для динамически развивающейся организации характерно стремление постоянно наращивать темпы своего развития, осваивать новые технологии, увеличивать выпуск продукции, расширять круг решаемых задач, осваивать новые рынки для увеличения прибыли, стремясь к состоянию устойчивого равновесия.
Прежде чем говорить о принципах динамической организации, надо определиться с понятием «принцип».
1. Сущность принципов и их классификация
В теории организации сформулированы принципы, на основе которых осуществляется построение, функционирование и развитие организаций.
Принцип - оптимальное правило (норма), которое сформулировано людьми и носит объективный характер.
Принципы организации являются отражением объективных закономерностей практики управления. Они определяют требования к конкретной системе, структуре и организации.
В литературе приводится различная классификация принципов. А.А. Беляев и Э.М. Коротков подразделяют их на общие, частные и ситуационные. Э.А. Смирнов выделяет принципы статического и динамического состояния, а также общие принципы организации. Объединяя эти подходы, можно подразделить все принципы на:
Общие - для всех организаций и ситуаций;
Частные и ситуационные - характерные только для определенной сферы или ситуации в деятельности организации;
Динамического или статического состояния, характерные для определенной организации.
Для изучения принципов динамической организации рассмотрим общие принципы и принципы динамического состояния.
Основными принципами функционирования динамических организаций являются:
– быстрая приспособляемость к любым изменениям во внешней и внутренней среде;
– систематический анализ внешней среды и постоянный контроль своего внутреннего состояния;
– попытка предвидеть грядущие изменения и заблаговременно подготовиться к ним;
– в преддверии изменений разработка многочисленных альтернатив возможного поведения организации и выбора наиболее эффективного варианта.
2. ПРИНЦИПЫ ПРИОРИТЕТА
К принципам приоритета относятся:
Принцип приоритета цели.
Принцип приоритета функций над структурой
Принцип приоритета структур над функциями
Принцип приоритета субъекта управления над объектом
Принцип приоритета объекта управления над субъектом.
Именно среди этих принципов выделяются принципы именно динамического состояния. Рассмотрим их подробнее.
2.1. Принципы динамического состояния организации
2.1.2. Принцип приоритета персонала : в системе «персонал-структура-функции-задачи-цель» наивысший приоритет имеет персонал, затем структура, функция, задача и цели. Любая организация создается людьми и для людей. Глобальная цель: максимально удовлетворить потребности личности и общества. При функционировании организации главное внимание должно уделяться управлению персоналом, стимулированию его деятельности. Человек является основным производителем прибавочного продукта. Поэтому необходимо формировать структуру, функции, задачи и цели, приемлемые для него. В случае возникновения проблем с персоналом необходимо откорректировать цели компании, набор конкретных задач, набор функций с возможным изменением организационной структуры (рис. 1.)
| Персонал |
Организационная структура |
Набор функций |
Набор задач |
Частные цели |
Общая цель |
|||||
| Внимание руководителей к корректировке ключевых элементов компании |
||||||||||
второстепенные корректировки основные корректировки
Рис. 1. Схема корректировок при приоритете набора задач
2.1.3.Принцип приоритета структуры над функциями : наивысший приоритет имеет структура в системе «функция-структура». В действующих компаниях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются. Таким образом, на каждый момент времени в любой компании имеются либо ненужные, либо недостающие в какой-то мере подразделения, которые через какое-то время будут или упразднены, или созданы без столкновений и антагонизмов. Руководитель либо создает уникальную для своей организации структуру, либо полностью копирует структуру какой-либо образцовой, на его взгляд, организации с набором уже выполняемых функций (используя метод бенч-маркинга). Практика показывает, что 60-80% руководителей предпочитают копировать. Для сохранения этого благополучия имеется очень небольшой диапазон изменения этой структуры в виде ликвидации, расширения или создания отдельных звеньев. Изменения, которые происходят в структуре, сопровождаются введением новых или сокращением старых функций производства или управления. Широкое изменение функций производства и управления многими руководителями трактуется как большая гибкость системы управления. Однако при превышении этого диапазона компания может не справиться с новыми функциями.
2.1.4. Принцип приоритета объекта управления над субъектом : в действующей организации при замене руководителя или реорганизации подразделений приоритет должен отдаваться коллективу подразделения относительно будущего руководителя, т.е. он должен подбираться под конкретные действующие структурные подразделения с учетом его совместимости с коллективом подчиненных, причем руководитель не должен уменьшать потенциал коллектива или быть хуже своего предшественника.
Руководство компании в первую очередь должно учитывать, что коллектив представляет собой интеллектуальную ценность (нематериальный актив), на формирование которой были затрачены деньги компании. Обычно суммарный технический потенциал сформировавшегося коллектива существенно выше потенциала руководителя.
Таким образом, экономические, технологические и социальные мотивы достаточно существенны для реализации данного принципа.
В практической деятельности некоторых директоров компаний приоритет отдается новому руководителю или специалисту. При этом сразу после назначения нового руководителя производятся серьезные перестановки или он приводит свою команду подчиненных, а прежний коллектив либо увольняется, либо перераспределяется в другие коллективы. Обычно это плохо кончается, так как теряются связи, каналы неформальной информации, навыки и т.п.
Как говорилось выше, для динамических организаций характерны и общие принципы.
3. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ
3.1. Принцип обратной связи : социально-экономические системы - это открытые и неравновесные системы. Их регулирование возможно по принципу обратной связи. Любая система управления состоит из управляющей и управляемой подсистем. Между ними имеются разнообразные коммуникационные связи, Оценка информации субъектом управления должна быть оперативной и достоверной, чтобы не произошла потеря качества управления.
3.2. Принцип развития - необратимое направленное изменение системы. Различают две формы развития: эволюционную (постепенное количественное и качественное изменение) и революционную (скачкообразный неосознанный переход от одного состояния системы, процесса управления к другому). Существует прогрессивное и регрессивное развитие, которое может вначале охватывать не всю систему, а только какой-либо ее компонент.
3.3. Принцип конкурентности : жизнеспособность организации зависит от степени соревновательных начал, которые выявляют наиболее эффективные пути развития.
3.4. Принцип дополнительности : сочетание в организации, с одной стороны, объективных, устойчивых тенденций, равновесных, организованных, прогнозируемых начал; а с другой стороны - случайных, неустойчивых, стихийных, самопроизвольных, вероятностных, непрогнозируемых начал.
4. ПРИНЦИПЫ СООТВЕТСТВИЯ
4.1. Принцип соответствия между поставленными целями и выделенными ресурсами : каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и кадровых ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач.
Учитывая, что задачи конкретизируются набором функций, необходимо, чтобы они были материализованы с учетом необходимого резерва. В противном случае одна или несколько функций не будут реализованы, а стоящие за ними задачи и цель также не будут выполнены.
Данному принципу соответствует программно-целевая технология процесса производства и разработки решений. Она состоит в выдаче для исполнения заданий (целей, задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения, с организацией внешнего или внутреннего контроля промежуточных состояний этого выполнения. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль. Программно-целевая технология обычно гарантирует достижение поставленных целей. Использование данной технологии обычно приводит к достижению цели в заданный срок при приемлемых отклонениях в обеспечении ресурсами. Программно-целевая технология формирует управление по упреждению, а не по результатам. Основные условия эффективного использования данной технологии: штат работников, реализующих конкретное задание цели, должен находиться в диапазоне 100-2000 человек; время выполнения задания не должно превышать 1 года с момента его выдачи; определенность и доступность управленческих и производственных ресурсов должна обеспечиваться в заданные сроки; разделение управленческого и производственного труда должно быть явно выраженным; выпуск серийной и массовой продукции должен осуществляться в течение длительного времени.
4.2. Принцип соответствия распорядительства и подчинения : у каждого работника должен быть один линейный (выполняет административную, технологическую или патронажную функцию) и любое количество функциональных руководителей при выполнении конкретной работы.
Не допускаются ситуации, когда подчиненный по другим каналам является линейным руководителем своего руководителя (начальник своего начальника). У президента акционерного общества открытого типа линейным руководителем выступает собрание акционеров, которое может даже снять его с должности, однако снять с должности человека, находящегося на более низкой ступени управления, собрание не имеет права, а может только поручить президенту ОАО решить этот вопрос.
Даже у президента страны должен быть линейный руководитель, который представлен в виде коллективного органа: конгресс, парламент и т.д.
4.3. Принцип соответствия эффективности производства и экономичности . Предполагается построение такой организационной структуры, которая бы обеспечивала наибольшую эффективность управления при минимальных затратах на ее содержание. Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективности. Так, увеличение эффективности всегда связано с увеличением качества изделий, а это в свою очередь приводит к увеличению затрат, и это оправдано.
Если мероприятия по совершенствованию системы управления привели к увеличению доли затрат на управление, то они должны компенсироваться тем эффектом в производственной системе, который был получен в результате их осуществления. Эффективными могут быть только такие саморегулирующиеся структуры, которые могут контролировать свою деятельность через систему показателей, всесторонне ее характеризующую.
5. ПРИНЦИПЫ ОПТИМАЛЬНОСТИ
5.1. Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления. Сущность организации управления заключается, прежде всего, в поиске оптимального соотношения централизации и децентрализации механизма управления, который осуществляется в рамках того или иного вида структур, максимально способствующих эффективному протеканию процесса управления. Следовательно, эффективность структуры определяется не только структурой самой по себе, но и тем организационным механизмом, который осуществляется в рамках этой структуры. Механизм управления как совокупность процедур, обеспечивающих определенное развитие организации во времени в направлении поставленных целей, обладает значительно большей динамичностью, чем организационная структура. Отличаясь некоторой стабильностью за счет компенсационных деформаций, она может выдерживать в определенных пределах его изменения без структурных подвижек, пока масса накопленных дисфункций не станет критической. Жесткая централизация рано или поздно ведет к организационной патологии за счет накопления дисфункций, что приводит к задержке в принятии решений. Поэтому без децентрализации предприятие может расти до некоторого уровня, но чрезмерная децентрализация может привести к излишней автономизации подразделений, что может негативно сказаться на эффективности функционирования и развития организации в целом.
Данный принцип требует вовремя производить объединение или разъединение организаций или подразделений. Внешними сигналами для проведения этой работы является: снижение спроса на товары, рост затрат на управленческий аппарат, рост незапланированных увольнений персонала.
5.2. Принцип прямоточности : производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций во избежание дополнительных затрат и искажений. Например, ценная информация, проделав долгий путь, может оказаться недостоверной.
5.3. Принцип ритмичности : производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов для обеспечения согласованности производительности труда на различных участках единого технологического процесса. Принцип ритмичности требует полной занятости работников.
5.4. Принцип синхронизации (системный принцип): среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений. Динамика рыночных отношений требует гибкости в организации бизнес-процессов: что-то временно усилить, кого-то выделить, и оказывать ему наибольшую поддержку, а кого-то - такой поддержки лишить. Этот принцип способствует реализации другого принципа - «приоритета структур над функциями в действующих компаниях». Вместо того чтобы менять состав структуры можно се переориентировать на новые подразделения или процессы.
5.5. Принцип пропорциональности : производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Любая организация рано или поздно приходит к тому, что ей необходимо прибегнуть к каким либо изменениям для дальнейшего существования.
Для динамики организация должна использовать достаточно известные законы менеджмента и принципы динамического состояния, рассмотренные в данной работе.
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ
1. Олянич Д.В. и др. Теория организации: Учебник. Ростов-на-Дону, изд. Феникс, 2008.
2. Б.З. Мильнер. Теория организации
3. Дроненко Д.М. Теория организации: Учебное пособие. Волгоград. гос. техн. ун-т. – Волгоград, 2004. – 59 с.
4. Демчук О.Н., Ефремова Т.А. Теория организации: Учебное пособие. М., изд. Флинта, 2009.
5. Смирнов Э.А. Теория организации: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003.
Принцип есть исходное положение, правило действия, вытекающее из закона. Принципы организации – это общие правила (положения) формирования (самоформирования) систем в природе и обществе, обеспечивающие их упорядоченность и целесообразность функционирования.
Принцип и законы, по сути дела, отражают один и тот же фрагмент действительности, но отражают его в разной форме: закон ‑ в виде образа (положительного знания), принцип ‑ в виде определенного требования (регулятивной нормы). Также принцип может быть сформулирован на основе не одного, а нескольких законов, а также той или иной всеобщей формы бытия, того или иного свойства материальных и идеальных образований.
Принципы современных организаций - это исторически сложившиеся базовые исходные положения, лежащие в основе их формирования и функционирования. На основе каждого принципа выводятся определенные требования и рекомендации, нарушение которых или пренебрежение которыми неизбежно приводит к снижению экономической и социальной эффективности организации.
Рис. 1.9. Общая классификация принципов организации
Таблица 1.4
Классификация принципов организации
| № | Признак классификации | Название принципа | Определение принципа, пример |
| 1. | По степени обоснованности: | научные | сформулированы на основе познания законов и закономерностей организации и содержат в себе определенные требования к мыслящему субъекту, ориентирующие его на познавательную деятельность. |
| обыденные | правила и действия, сформулированные человеком на основе собственного восприятия действительности, традиций и интуиции. Они почти все субъективны. | ||
| 2. | 2. По степени универсальности: | универсальные (общие) | отражают правила формирования самых разнообразных систем в природе и обществе |
| специфические | действующие в отдельных сферах природной и человеческой деятельности | ||
| ситуационные | те, которые действуют в конкретных ситуациях. | ||
| 3. | По способу реализации: | реализуемые природой, без какого-либо участия человека | |
| при взаимодействии природы и человека | |||
| только с участием человека | осуществляются посредством индивидуальной, коллективной и совокупной общественной деятельности | ||
| 4. | По масштабу действия: | действующие только в отдельных элементах системы | принцип индивидуальной работы |
| между элементами системы внутри предприятия | принцип коррелятивной связи субъекта и объекта управления, принцип обратной связи | ||
| между системами | между предприятиями, отраслями народного хозяйства |
Принцип цепной связи гласит, что всякое соединение комплексов происходит через общие звенья, образующие цепную связь. Совокупность общих, совпадающих элементов между комплексами, входящими в цепную связь, образует «связь». «Цепная связь может неограниченно развертываться по самым различным направлениям и с постоянно меняющимися связующими элементами... Капля воды напоминает о море, море о небе, небо об его светилах, об астрологии, затем о смерти людей, о гибели вселенной, о законе энтропии... и т.д., без конца, с иною для каждого случая основой сцепления образов. Аналогично развертывается обыденная связь людей в обществе: А и В соединяют общие вкусы, В с С ‑ общие задачи, С с Д общие несчастья и проч.: цепь извивается, переплетается, спутывается с другой цепью, образует клубок, охватывая миллионы людей, из которых огромное большинство не знают даже о существовании друг друга».
Но для цепного соединения двух комплексов требуется такое их изменение, чтобы в них получились общие элементы, соответствующие для задачи, которой служит данный организационный процесс. Это достигается за счет организующих комплексов, которые содержат общие элементы с организуемыми и «входят» между ними. Отсюда и название самого метода - ингрессия, т.е. «вхождение».
Принцип ингрессии как раз и состоит в том, что образование цепной связки осуществляется путем вхождения посредствующих комплексов между организуемыми.
Примером применения принципов цепной связи и ингрессии может служить сложная система машин, организованная в поточную линию и работающая в едином ритме. Нужна длинная и сложная цепь ингрессии, чтобы вода, поступающая на лопасти турбины гидроэлектростации, вырабатывала электроэнергию и приводила в движение станки, электровозы, осветительные приборы и т.п. «Ингрессия, ‑ по утверждению А.А. Богданова, - есть всеобщая форма цепной связи».
Принцип подбора (отбора) является фундаментальным принципом организации. Он утверждает, что «всякое событие, всякое утверждение может рассматриваться как сохранение или умножение одних активностей, упрочение и усиление одних связей, устранение, уменьшение, ослабление других в том или ином комплексе, в той или иной системе».
Данный принцип сводит организационные процессы к дилемме: сохранение или уничтожение различных целостных образований. «Закономерное сохранение или уничтожение – это есть первая схема универсального регулирующего механизма», каковым является подбор. «Универсальность данного принципа такова, что она применима ко всякому комплексу и ко всякой его части, во всякий момент, ибо это в сущности просто определенная точка зрения, с которой можно подходить к любому факту».
Примеры использования принципа подбора встречаются повсеместно: и в стихийной деятельности природы по естественному отбору, возникающему из-за борьбы за существование, описанному в теории Ч. Дарвина, и в социальной борьбе за жизнь, отражаемой в доктрине Мальтуса, и в теории Крукса о развитие материи. Человечество в своей практике постоянно использует принцип подбора, выполняя искусственный подбор, проводя селекцию животных, растений и т. п. В человеческой деятельности подбор связан с репрезентацией, т.е. с сознательным обобщением полезных свойств, наиболее часто встречающихся в массе рассматриваемых явлений.
тесно связан с тем, что организационные формы никогда не сохраняются в простом и чистом виде. Сохранение является всего лишь результатом того, что каждое из возникающих изменений уравновешивается тут же другим ему противоположным – оно и есть подвижное равновесие изменений. Любой организм в процессе жизни постоянно затрачивает, теряет свои активности, отдавая их окружающей среде в виде энергии, собственных органов, составляющего его вещества. Однако это не мешает ему в течение некоторого времени оставаться практически тем же самым, т.е. сохраняться, получая взамен затраченного пищу и энергию из внешней среды. Это и есть подвижное равновесие. Оно бесконечно распространено в природе.
Таким образом, принцип подвижного равновесия заключается в том, что всякое сохранение форм должно рассматриваться как подвижное их равновесие и всякое подвижное равновесие - как практическое относительное равенство двух процессов: ассимиляции – дезассимиляции .
Используя принцип подвижного равновесия, можно сформулировать, новое понимание принципа подбора, глубже характеризующее и прогрессивное развитие комплексов, и их относительный упадок. Его целесообразней выразить термином «прогрессивный подбор: положительный при возрастании суммы активностей комплекса, т.е. перевесе ассимиляции над дезассимиляцией, и отрицательный при уменьшении суммы активностей, т.е. преобладании дезассимиляции».
Принцип слабого звена вытекает из тектологического закона наименьших. Поэтому, не останавливаясь на нем более подробно, лишь подчеркнем, что организационная целостность любой системы определяется устойчивостью ее относительно слабого звена. Руководствуясь этим принципом, можно решать важные задачи военной тактики, хозяйственной, политической деятельности. Определение слабых звеньев, «узких мест» и разработка эффективных мер по их устранению представляют одну из наиболее важных организаторских функций руководства на любом уровне. Недаром А.А. Богданов считал этот принцип принципом огромного жизненного и научного значения.
Таким образом, рассмотренные нами принципы организации представляют собой совокупность исходных положений и правил, отражающих механизмы формирования, регулирования и сохранения организованности различных форм окружающей нас действительности (рис1.9). Принципы организации условно можно разделить на 3 группы:
1) принципы организационной статики (статической организации), определяющие правила построения структур (структуризация): целеполагание, приоритет функций над составом звеньев, приоритет объекта над субъектом, адаптивность полная координация функционирования всех составляющих, минимум сложности, полномасштабность, пределы автономности, сочетание централизации и децентрализации, взаимосогласованность вертикальных и горизонтальных связей, единство распорядительства, диапазон контроля;
2) принципы организационной динамики (динамической организации), как общие правила формирования организационных процессов: направленность, прямоточность, результативность, эффективность, восприимчивость, информативность, надежность, оперативность, гибкость, параллельность, ритмичность, синхронность;
3) принципы рационализации, как общие правила совершенствования статики и динамики организации: концептуализация, алгоритмизация, нормализация, систематизация, классификация, концентрация, специализация, стандартизация, унификация, персонификация и регламентация
| Принципы организации | |||||||||
| Принцип цепной связи | Принцип ингрессии | Принцип подбора (отбора) | Принцип подвижного равновесия | Принцип слабого звена | |||||
| всякое соединение комплексов происходит через общие звенья, образующие цепную связь | образование цепной связки осуществляется путем вхождения посредствующих комплексов между организуемыми, например, поточная линия - машины, работающие в едином ритме | фундаментальный принцип организации, т.е. обобщается все полезное и отметается все бесполезное | объект, отдавая свои силы, и энергию может дальше также функционировать; организационные формы никогда не сохраняются в простом и чистом виде | организационная целостность любой системы определяется устойчивостью ее относительно слабого звена | |||||
Рис. 1.10. Тектологические (фундаментальные) принципы организации
Для процветания и успешности любая компания должна вести свою деятельность, опираясь на основные принципы управления организацией.
Остановимся подробнее на каждом из них.
Разделение труда
Суть метода раскрывается в разделении и специализации, за счет чего появляется возможность увеличивать производительность и улучшать качество.
Благодаря разделению труда каждый знает свое место в организации, мастерски выполняет свою работу, делая ее лучше, чем другие работники.
Единство руководства
Оно заключается в стремлении к достижению одной цели, а также в балансе централизации и децентрализации. Не бывает «чистых» структур. В организации должно быть определенное равновесие, когда одно дополняет другое.
Ведь плюсы централизации заключаются в координации всех звеньев организации, в четком подчинении одному центру управления.
В свою очередь децентрализация дает возможность передачи части полномочий и ответственности низшим звеньям структуры. А это делает структуру более гибкой, повышает ее адаптивность.
Стабильность состава персонала
Также является важным моментом. В данном случае выигрывает вся организация, ибо:
- Не нужно тратить драгоценное время на обучение, адаптацию новичков,
- не снижаются показатели производительности,
- не уменьшается доход компании.
Мотивация и стимулирование – залог успеха
Каждый работник будет стремиться сделать работу лучше, быстрее, качественней, если он имеет четкую мотивацию. При этом руководству необходимо изучить подчиненных и понимать, какой стимул является для них движущим фактором.
Например, для одного работника важны материальные стимулы (премии, увеличении заработной платы), а для другого стимулом может выступать продвижение по карьерной лестнице, похвала начальства, увеличение полномочий и так далее.
Стремление к взаимному благополучию
В основные принципы управления организацией стоит включить стремление к взаимному благополучию. Организация существует на благо своих сотрудников, так же и сотрудники должны стремиться к росту благосостояния своей компании.
Вспомним Японию. Там есть такое понятие как «пожизненный найм», когда человек всю жизнь работает на одном предприятии. При этом человек полностью посвящает себя компании, проникается ее целями, идеями, традициями. Он «выкладывается» полностью и за это получает определенные блага от предприятия. Карьера работника начинается на низших уровнях, но впоследствии он получает стремительный карьерный взлет, привилегии, уважение руководства и увеличение оклада.
С помощью таких стандартов можно выстроить системы управления, которые нацеливаются на достижение заданных организацией целей в области качества, экологии, охраны труда и пр. И достигается это в том числе за счет применения принципов управления качеством, экологией, безопасностью и т.п., которые изложены в подобных стандартах.
Сама проблематика принципов организации весьма сложна, поскольку необходимо из многообразия организационных элементов и их взаимодействия выделить те, которые реально значимы для организации и предполагают свое действие в обеспечении ее функционирования и существования. К таким выделяемым явлениям, отношениям и процессам в организации, можно отнести лишь те, которые:
отражают наиболее существенные, объективно необходимые свойства и стороны организации;
имеют устойчивый и массовый характер, проявляются в огромном числе формальных организаций;
связаны именно с организацией, постоянно осуществляются во взаимодействии людей независимо от того, какими конкретными видами деятельности они заняты и какие используют для этого технические средства.
Главное состоит в том, что принцип организации должен содержать в себе объективную основу организации и своим практическим действием придавать ей должную рациональность и эффективность, тем самым принцип организации представляет собой научное положение (оно может фиксироваться и в конституционно-правовой форме) отражающее объективно существующие организационные явления, отношения и процессы, необходимые для удержания и воспроизводства и организации как общественного явления. Теория организации: учебник/ Под общей ред. Г.В. Атамчука. - М.: Изд-во РАГС, 2007, - с.102.
Эти явления, отношения и процессы находятся в самой организации, выражают взаимосвязи и взаимозависимости организации с другими общественными явлениями.
Для правильного понимания и использования принципов организации необходимо учитывать следующие обстоятельства:
Первое: организация всегда связана с управлением и соответственно в своей структуре (построении, взаиморасположении элементов) и функционировании (поведении и деятельности людей) зависит от субъектов управления - субъектов власти, которые реально владеют и распоряжаются ресурсами, в том числе и создаваемыми силой организации.
Второе: организация имеет два (условно введенных) среза статичный (структурный) и динамический (функциональный). Такие срезы взаимообусловлены, а принципы организации проявляют себя именно через и в процессе взаимодействия статичного и динамического срезов.
Третье: в жизнедеятельности общества отчетливо различаются: организации как определенное состояние взаимодействия людей как в обществе и формальная (управляемая) организация как взаимодействие определенной совокупности людей, преследующих те или иные локальные цели.
Среди принципов организации, отвечающих отмеченным обстоятельствам и требованиям, можно назвать шесть основополагающих:
1. Основной принцип: преобладание внутренних взаимодействий над внешними. Этот принцип актуален практически для уровней и видов организации. Противоречивость, несбалансированность, конфликтность внутреннего взаимодействия, не говоря уже о предательстве со стороны его отдельных лиц, закономерно ослабляет организацию, делают ее уязвимой по отношению к внешним взаимодействиям, подавляют внутренние источники сопротивления и, в конечном счете, ведут к ее разрушению. К тому же нужно постоянно иметь ввиду, что организация существует в мире конкуренции, состязательности, борьбы, в котором организации стремятся расшириться, укрепиться, овладеть большими ресурсами и «полем влияния».
Соблюдение принципа преобладания внутренних взаимодействий над внешними обязательно для каждой организационной структуры. Но оно достигается только благодаря управлению - напряжению и усилию со стороны его субъектов.
2. Принцип, гласящий, что «потенциал организации напрямую зависит от ее целостности», то есть только та организация в полной мере реализует свою сущность, в которой взаимодействие людей по различным направлениям (информационное, социально-экономическое, технологическое и т.д.) достигло возможной полноты и завершенности, порождает максимальную производительность организации.
Дело в том, что целостность организации обеспечивается посредством не только статики (структуры), но и главным образом динамики (функционирования). Прежде всего, фактором целостности выступает человек, его профессионализм и активность в выполнении своей социальной роли.
3. Принцип коррелятивной взаимосвязи субъектов и объектов управления.
В любой организации существует субъект управления ею (в бригаде - бригадир, в вузе - ректор и т.д.) который занят выработкой и реализацией управленческих решений и управляемый объект - группа (коллектив) людей, которая реализует миссию организации в виде производства, товаров услуг, информации и капитала, в более обобщенной форме - производства материальных и духовных продуктов и социальных условий жизни.
Совмещение и различие в организации субъекта управления и управляемых объектов порождает важные последствия для самой организации. Ведь в организации структурирование и функционирование субъекта управления и управляемых объектов происходят по разным основаниям и ведут к разным социальным ролям в организации.
Совмещение предполагает определенную согласованность в организационных параметрах субъектов управления и управляемых объектов в рамках организации. Различие требует, чтобы субъекты управления, обращая достаточное внимание на организационные особенности управляемых объектов, которые зависят от характера и вида деятельности. Здесь могут быть совпадения и противоречия, для чего и нужна прочная и постоянно действующая коррелятивная взаимосвязь субъектов управления и управляемых объектов.
Реально почти во всех сферах общества или видах управления коррелятивные взаимосвязи между субъектами управления и управляемыми объектами выражены нерационально и неэффективно. Управляемые объекты создают большие доходы, но они присваиваются субъектами и не направляются на дальнейшее развитие производства. Из-за этого организация во многих своих проявлениях имеет иллюзорный квазивид. Это проблема почти всех организационных явлений, отношений и процессов. Она должна быть осмысленна с точки зрения состояния, потребностей и интересов общества.
4. Принцип специализации и кооперации как внутренних, так и внешних взаимодействий людей.
Главное, что в любой организационной структуре внутри, во взаимодействии между определенными звеньями имеет место специализация и кооперация деятельности, смысл которых сводится в конечном итоге к высокой производительности труда и эффективности используемых ресурсов. закон самосохранение организация
- 5. Принцип дифференциации и конкретизации взаимодействия людей. Его суть состоит в том, что в организации общества (и государства как его формы) все более локальные формальные (управляемые) организации должны, с одной стороны, воспринимать свойства и параметры целого (более крупной организации), а с другой - быть предметно приспособленными к тому, чтобы соответствовать своему правовому статусу и надлежаще реализовывать свою правосубъектность (дифференциация). По мере сужения организации предполагается ее конкретизация, ведущая к тому, что в ней каждый человек знает, зачем и каким способом действовать.
- 6. Принцип субординации и координации взаимодействия людей. Под субординацией понимается властное объединение и согласование усилий, подчинение одних структур каким-либо другим, более масштабным. В субординации четко выражен момент вертикального взаимодействия. Координация означает горизонтальное взаимодействие, направленное на получение определенного объективного результата, координация актуальна, прежде всего, для управляемых объектов, которые призваны производить и потреблять товары, услуги и информацию.
Принцип субординации и координации взаимодействия людей имеет многогранное содержание, только раскрытие, которого позволяет характеризовать организацию
Рассмотрим общие принципы организации, сведенные в три основные группы: базисные, соответствия, оптимальности.
Общие принципы организации
Принцип обратной связи. Социально-экономические системы представляют в основном открытые и неравновесные системы. Нарушение равновесия в них возможно по разным причинам. Их регулирование возможно по принципу обратной связи. Ведь любая система управления состоит из 2-х подсистем: управляющей и управляемой. Между ними есть разные коммуникационные связи, которые являются каналами передачи управленческой информации от субъекта к объекту и наоборот. Обратная связь может быть положительной (усиливающей действие сигнала рассогласования) и отрицательной. Оценка информации субъектом управления должна быть оперативной и достоверной.
Принцип развития. Развитие - необратимое направленное изменение системы. Различают 2 формы развития:
эволюционную, которая характеризуется постепенными количественными и качественными изменениями;
революционную, которая представляет собой скачкообразный неосознанный переход от одного состояния системы, процесса управления к другому.
Существует прогрессивное и регрессивное развитие (изменение). Прогрессивное и регрессивное развитие может охватывать не всю систему в целом, а только один какой-либо компонент, лишь со временем вся система претерпит изменения.
Любой из этапов жизненного цикла организации сопровождается случайными отклонениями мгновенных величин от их среднего значения. Благодаря чему обеспечивается движение неравновесной системы к притягателю устойчивости. (Синергетика определяет притягатель как относительно устойчивое состояние системы со множеством траекторий, зависящих от разных начальных условий. Притягивающие факторы оказывают корректирующее воздействие на систему в целом, на возможные траектории ее движения).
Принцип соревновательности, конкуренции. Практика подтверждает, что жизнеспособность социальной системы зависит от степени развития соревновательных, конкурентных начал. Конкуренция выявляет наиболее результативные, эффективные пути развития. Это выражается в сравнении, отборе и внедрении наиболее эффективных методов хозяйствования и управления. (Некоторое время в экономической науке этот принцип игнорировался, считалось, что конкуренция может нанести вред. На деле отсутствие конкуренции привело к торможению частной инициативы, к тому, что система перешла на «вялый» бег, а затем к застою. Конкурентные отношения противоречивы: механизм конкуренции формирует социальные приоритеты свободы выбора, активного воздействия на принятие смелых управленческих решений. Но опасна недобросовестная конкуренция).
Принцип дополнительности. В организационных системах сочетаются, с одной стороны, объективные, устойчивые тенденции, а с другой - случайные, неустойчивые. Они дополняют друг друга. Их диалектическое взаимодействие и определяется как принцип дополнительности, суть которого амбивалентный подход к раскрытию функционирования и развития системы (амбивалентность указывает на двойственность, противоречивость всех процессов и явления жизнедеятельности организации. Принимая решение, менеджер должен понимать, что оно отобрано и признано наилучшим с некоторой условностью на какое-то время, что количество аргументов «За», можно уравновесить тем же числом аргументов «против»).
Перейдем к рассмотрению принципов соответствия
Принцип соответствия целей и ресурсов. Ключевые цели, принятые в организации, должны своевременно обеспечиваться ресурсами. Данному принципу соответствует программно-целевая технология процесса производства и разработки решений. Она состоит в выдаче для исполнения заданий (целей и задач) с указанием средств, методов и времени их выполнения, с организацией внешнего или внутреннего контроля промежуточных состояний этого выполнения. Профессионализм выполнения задания определяется квалификацией руководителя, выдавшего задание, а квалификация исполнителя играет вторичную роль.
Принцип соответствия распорядительства и подчинения. У каждого работника должен быть один линейный руководитель и любое количество функциональных при выполнении конкретной работы.
Функция считается административной, если среди процедур, ее составляющих, приоритетной является процедура «Принятие решения» или «Утверждения решения». Для технологической - это наличие среди процедур, ее составляющих, приоритетных процедур: «Подготовка решения», «Согласование» или «Организация выполнения решения». Патронажный - когда в наборе нет приоритетных функций (могут возлагаться на специалистов других фирм).
Принцип соответствия эффективности производства и экономичности. Для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет должен принадлежать эффективности.
Э=(Результаты/ Затраты) Ч100%
Раскроем группу принципов оптимальности (сочетание централизации и децентрализации, прямоточности, ритмичности, синхронизации).
Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления требует от руководителей всех уровней рационального использования возможностей администрирования и коллегиальности (в зависимости от размеров, структуры организации, результатов деятельности, внешних условий).
Принцип прямоточности означает, что производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений. Принцип ориентирует администрацию и персонал на минимизацию производственных и управленческих операций при соблюдении технологии и гарантированном качестве выпускаемой продукции.
Принцип ритмичности означает, что производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов. Ритмичность обеспечивает плановое функционирование всех элементов организации, исключает чередование периодов «затишья» и «авралов».
Принцип синхронизации (системности) способствует быстрому восстановлению нужного режима функционировании организации при возникновении различных отклонений от нормы. (Динамика рыночных отношений требует гибкости в организации бизнес-процессов: что-то следует временно или постоянно усиливать, что-то ослабить. Этот принцип способствует реализации другого «приоритета структур над функциями действующих организациях». Вместо того чтобы менять состав структуры, можно ее переориентировать на новые процессы).
Статическое и динамическое состояние организации. Принципы статического состояния организации.
Статическое и динамическое состояние организации определяется этапами ЖЦ организации. Эти этапы можно условно разделить на две группы: статическую и динамическую.
Статическое характеризуется нечувствительностью. К статическому относится этап ликвидации, когда компании занимаются решением внутренних проблем.
Динамическая группа включает этапы рождения роста, зрелости, старения и возрождения. Они характеризуются решением внешних и внутренних проблем во взаимосвязи.
К принципам статического состояния организации относятся: принцип приоритета цели, приоритета функций над структурой, приоритета субъекта управления над объектом.
Принцип приоритета цели. В системе «цель - задача - функция - структура - персонал» наивысший приоритет имеет цель. Именно цель должна быть хорошо разработана при создании, сокращении (и т.д.) организации. Она должна быть представлена более мелкими целями по областям деятельности. Каждая цель должна быть конкретизирована в виде задач с указанием сроков, ресурсов и т.д. Для решения набора задач формируются функции управления с указанием трудоемкости, сложности, и на их базе создается оптимальная организационная структура. Структура служит основанием для формирования контингента работников организации.
Принцип приоритета функций над структурой реализуется теми, кто не стремится копировать «чужую» структуру, а создает уникальную структуру под набор конкретных функций, ведущих к достижению поставленных целей.
Принцип приоритета субъекта управления над объектом выражен в последовательности создания структурных элементов (подразделений), подбора и расстановки кадров. Сначала нужно подобрать опытного руководителя (специалиста), а затем поручить создание команды.
Принципы динамического состояния организации
Это: принципы наивысшего приоритета персонала, приоритета структур над функциями, объекта управления над субъектом. Они реализуются на этапах выведения, роста, зрелости, насыщения, спада организации.
Принцип наивысшего приоритета персонала предусматривает установление обратной последовательности элементов системы: «персонал - структура - задачи - функция - цель». Когда механизм управления запущен, главной производительной силой и наивысшей ценностью становится человек. Вклад каждого является определяющим для достижения поставленной цели.
Принцип приоритета структур над функциями в действующих организациях выражается в постоянной оптимизации ее структурных компонентов (часть структурных элементов отмирает, другая - вновь создается). Такая гибкая структура позволяет лучше перераспределять функции и задачи между сотрудниками для повышения эффективности труда. Кроме того, это разнообразит профессиональную деятельность, создает новые возможности для развития персонала.
Принцип приоритета объекта управления над субъектом «вступает» в действие при замене руководителей структурных подразделений. В большинстве случаев, принимая решение о кадровом назначении, администрация должна учитывать мнение трудового коллектива. Ведь подчиненные - это основной ресурс организации, который зачастую превышает суммарный потенциал руководителя.
Термин рационализация - (разумный) толкуется как «усовершенствование, более целесообразная организация чего-либо».
Эта группа включает принцип последовательного подключения, принцип всесторонности входной информации, принцип всесторонности рекомендаций по рационализации компании.
Принцип последовательного подключения реализуется дифференцированно.
Принцип всесторонности входной информации требует, чтобы поступающая информация отражала все основные параметры, характеризующие его структуру, процессы и результаты деятельности.
Принцип внутренней рационализации - наиважнейший. Массовое рационализаторство - отлично зарекомендовавшая форма стимулирования инициативы и творчества работников, вовлечение персонала в управление.