Karta osobista pracownika jest dokumentem o ujednoliconym formularzu nr T-2, który wypełnia się według wszystkich kategorii.

Formularz karty osobistej T-2 został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej w zakresie rozliczania pracy i jej płatności”.

Zasady wypełniania karty imiennej pracownika T-2

Kartę imienną wypełnia pracownik HR. Pracownik, dla którego została wypełniona karta imienna, potwierdza autentyczność informacji zawartych w karcie poprzez złożenie podpisu na końcu Działu II, na drugiej stronie karty imiennej.

Do wypełnienia karty osobistej T-2 wymagane są następujące dokumenty pracownicze:

• umowa o pracę zawarta z pracownikiem;
• Kolejność przyjęcia do pracy;
• paszport (lub inny dokument tożsamości);
• Historia zatrudnienia;
• dowód wojskowy;
• dokument potwierdzający wykształcenie, kwalifikacje lub tytuły specjalne;
• zaświadczenie o państwowym ubezpieczeniu emerytalnym;
• zaświadczenie o rejestracji w urzędzie skarbowym.

Pozostała część danych wprowadzana jest na podstawie informacji podanych przez pracownika. W niektórych przypadkach, w zależności od specyfiki pracy, pracodawca może zażądać od osoby ubiegającej się o pracę dodatkowych dokumentów przewidzianych przez obowiązujące ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej.

Zasady wypełniania formularza nr T-2

1) Nazwa firmy wskazane w całości. Skrócona nazwa jest wskazana, jeżeli jest zapisana w dokumentach założycielskich.

2) Numer personelu pracownika nie może zawierać więcej niż sześć cyfr. Jest przypisany każdemu nowo zatrudnionemu lub pracownikowi i nie zmienia się wraz z jakimkolwiek przemieszczaniem się pracownika w organizacji, aż do jego zwolnienia.

3) Numer identyfikacyjny podatnik oraz numer zaświadczenia o państwowym ubezpieczeniu emerytalnym wskazane są zgodnie z zaświadczeniem o nadaniu NIP oraz zaświadczeniem o państwowym ubezpieczeniu emerytalnym.

4) W kolumnie "Alfabet" Wskazana jest pierwsza litera nazwiska pracownika.

5) Postać praca jest oznaczona: „na stałe”, „tymczasowo”.

6) Rodzaj pracy(główny, niestacjonarny) jest rejestrowany w całości.

7) Podłoga oznaczone literą „M” lub „F”.

8) Pełne imię i nazwisko są rejestrowane w całości.

9) Data urodzenia ustala się na podstawie paszportu lub innego dokumentu tożsamości i wpisuje się w całości w polu tekstowym, np.: „10 listopada 1975 r.” Przy wskazywaniu miejsca urodzenia należy wziąć pod uwagę:
– długość wpisu łącznie ze spacjami i znakami interpunkcyjnymi nie powinna przekraczać 100 znaków;
– powiaty i regiony zapisuje się w dopełniaczu, bez przecinków, z następującymi skrótami: miasto – miasto, wieś – wieś, region – kr., okrug – env., region – region, wieś – osada, powiat – rn. , stacja – stacja; słowa aul, kishlak, wioska, wioska są zapisane w całości.

10) Kod pobytu określone zgodnie z Ogólnorosyjskim klasyfikatorem obiektów podziału administracyjno-terytorialnego 0K 019-95, zatwierdzonym dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 31 lipca 1995 r. nr 413 (OKATO).

11) Obywatelstwo napisane bez skrótów. Rejestracja obywatelstwa i jego kodowanie odbywa się zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Informacji o Ludności 0K 018-95, zatwierdzonym dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 31 lipca 1995 r. nr 412 (OKIN). Obywatelstwo Federacji Rosyjskiej jest oznaczone kodem 1, podwójne obywatelstwo jest oznaczone kodem 2, obywatelstwo zagraniczne jest oznaczone kodem 3, a brak obywatelstwa jest oznaczony kodem 4.

12) Języki będące własnością pracownika, podano w całości, bez skrótów. Stopień znajomości języka w formie tekstowej wskazuje się w następujący sposób:
Czytam i tłumaczę ze słownikiem – kod 1;
Czytam i potrafię się wytłumaczyć – kod 2;
Mówię płynnie – kod 3.
Podczas kodowania kolumny „Znajomość języka obcego” wskazane są dwa kody, z których pierwszy wskazuje kod języka, drugi - stopień jego znajomości.

13) Edukacja jest rejestrowane i kodowane zgodnie z OKIN i Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Specjalizacji w Edukacji, zatwierdzonym Dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 30 grudnia 1993 nr 296 (OKSO).
Według OKIN edukacja jest kodowana w następujący sposób:

• wykształcenie podstawowe (ogólne) – kod 02;
• wykształcenie średnie zasadnicze – kod 03;
• wykształcenie średnie (pełne) ogólnokształcące – kod 07;
• wykształcenie podstawowe zawodowe – kod 10;
• wykształcenie średnie zawodowe – kod 11;
• wykształcenie wyższe niepełne – kod 15;
• wykształcenie wyższe – kod 18;
• studia podyplomowe – kod 19.

W praktyce czasami pojawiają się problemy z prowadzeniem ewidencji wykształcenia pracownika, jeżeli nie jest ono ukończone.

Jak prawidłowo ewidencjonować informację o niepełnym wykształceniu?

Zaświadczenie o wykształceniu pracownika, jeżeli nie jest ono uzupełnione

Rodzaj kształcenia według klasyfikacji

Ukończona piąta lub szósta klasa szkoły średniej Studiuje na uczelni wyższej, ale jej nie kończy Nauka w średniej specjalistycznej placówce edukacyjnej (technika, uczelnia), ale jej nie ukończenie Absolwentka szkoły średniej, szkoły z pogłębioną nauką dowolnego przedmiotu, liceum, gimnazjum Ukończył szkołę zawodową lub równoważną placówkę edukacyjną

Edukacja podstawowa Niepełne wykształcenie średnie Wykształcenie podstawowe ogólnokształcące lub średnie zawodowe (w zależności od tego, jakie wykształcenie posiadałeś w momencie przyjęcia na studia wyższe) Niepełne wykształcenie wyższe Wykształcenie średnie (pełne) ogólnokształcące lub niepełne średnie zawodowe (w zależności od tego, jakie wykształcenie posiadałeś w momencie przyjęcia do szkoły średniej specjalistycznej) Wykształcenie średnie (pełne) ogólnokształcące Podstawowe wykształcenie zawodowe

Dokonując wpisu o nazwie placówki oświatowej, dopuszczalne są skróty wyrazów, które nie zniekształcają znaczenia nazwy.

W przypadku, gdy w nazwie placówki znajduje się słowo „nazwa”, należy wpisać „nazwa”; jeśli po tym następuje słowo „profesor”, „akademik” lub coś innego, to należy napisać „do nich”. profesor”, „im. akademik” itp.

Zamówienia nie są podawane w nazwach placówek oświatowych. Wszelkie informacje o wykształceniu (kwalifikacjach, kierunku czy specjalności) ustalane są na podstawie dyplomu lub innego dokumentu o wykształceniu.

Wolne wiersze w rubryce wykształcenie przeznaczone są na nazwę i datę ukończenia drugiej uczelni wyższej lub średniej zawodowej. Jeżeli pracownik ukończył dwie szkoły średnie lub dwie uczelnie wyższe o różnych specjalnościach, ewidencjonuje się obie uczelnie.

14) Kwalifikacja dyplomowa wskazane w następującej kolejności:

dla absolwentów uczelni wyższych - „licencjat”, „magister”, „specjalista”. Dla kwalifikacji „Licencjat” i „Magister” wskazany jest kierunek, a dla kwalifikacji „Specjalista” – specjalność;

dla tych, którzy ukończyli szkołę średnią - „technik”, „handlowiec”, „księgowy”, „menedżer” itp.

15) Zawód(główny i dodatkowy) jest wskazany w całości na podstawie i kolejności (instrukcji) przy zatrudnieniu. Jest kodowany zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Zawodów Pracowników, Stanowisk Pracowników i Klas Taryfowych (OKPDTR). Za zawód dodatkowy uważa się taki, który nie pokrywa się z zawodem głównym, ale może zainteresować organizację.

16) Doświadczenie zawodowe(ogólne, ciągłe, dające prawo do premii za staż pracy, a także prawo do innych świadczeń ustalonych w organizacji itp.) oblicza się na podstawie wpisów w zeszycie pracy i (lub) w innych dokumentach potwierdzający odpowiedni staż pracy.

17) Stan małżeński nagrane i zakodowane zgodnie z OKIN.

Informacje o małżeństwie:

• nigdy nie był żonaty – kod 1;
• pozostaje w zarejestrowanym związku małżeńskim – kod 2;
• pozostaje w związku małżeńskim niezarejestrowanym – kod 3;
• wdowiec (wdowa) – kod 4;
• rozwiedziony (a) – kod 5.

18) Jako część rodziny Wskazano jedynie członków rodziny, wskazując stopień pokrewieństwa. Za najbliższych krewnych uważa się: ojca, matkę, syna, córkę, brata, siostrę, osobę, pod której opieką znajdował się pracownik, oraz inne bliskie osoby zamieszkujące z pracownikiem.

19) Szczegóły paszportu są wskazane ściśle według paszportu.

Adres zamieszkania rejestruje się zgodnie z zasadami ewidencji miejsca urodzenia. Konieczne jest wypełnienie obu kolumn: adresu zamieszkania zgodnie z paszportem i faktycznego adresu zamieszkania oraz numeru telefonu pracownika lub jego najbliższych krewnych.

Główne dokumenty, na podstawie których wypełniana jest sekcja II „Informacje o rejestracji wojskowej” karty osobistej T-2, to:

• legitymacja wojskowa (lub zaświadczenie tymczasowe wydawane w miejsce legitymacji wojskowej), zaświadczenie o personelu wojskowym rezerwy dla obywateli w rezerwie;
• zaświadczenie o obywatelu podlegającym poborowi do służby wojskowej.

Jeżeli pracownik jest oficerem rezerwy, dane w tej sekcji pobierane są z legitymacji wojskowej:

Ustęp 1.„Kategoria rezerwy” – w tym akapicie nie stawia się żadnych ocen dla oficerów rezerwy.

Punkt 3.„Skład (profil)” – pełną nazwę składu (bez skrótów) wpisuje się zgodnie z paragrafem 7 „Nazwa profilu” trzeciej strony legitymacji wojskowej.

Punkt 4.„Pełne oznaczenie kodowe VUS” – wpisuje się pełne oznaczenie kodowe specjalności wojskowej, zgodnie z paragrafem B „Nr VUS” trzeciej strony legitymacji wojskowej.

Punkt 5. „Kategoria przydatności do służby wojskowej” – wypełnia się na podstawie wpisu w paragrafie 15 „Informacje o badaniach lekarskich” na stronach 10-13 legitymacji wojskowej. Kategorie posiadają następujące oznaczenia literowe: A – zdolny do służby wojskowej, B – zdolny do służby wojskowej z niewielkimi ograniczeniami, C – częściowo zdolny do służby wojskowej, D – czasowo niezdolny do służby wojskowej. Jeżeli w legitymacji wojskowej nie wskazano kategorii sprawności, wówczas kategorię A wskazuje się w ust. 5 ust. 2 karty imiennej.

Punkt 7.„Zarejestrowany w wojsku”: (wszystkie dane w akapicie zapisano ołówkiem) wiersz A wypełnia się, jeżeli na wystawieniu i wycofaniu rozkazu mobilizacji widnieje rozkaz mobilizacyjny lub stempel (karta pracownika zawiera dane z ust. 16 str. 14-21 legitymacji wojskowej); wiersz B wypełnia się, jeżeli pracownik jest zarezerwowany dla organizacji na okres mobilizacji i w czasie wojny (seria i numer zaświadczenia o odroczeniu, numer wykazu stanowisk i zawodów oraz data wystawienia odroczenia) przez komisariat wojskowy są wpisane na kartę).

Jeżeli pracownik podlega poborowi do służby wojskowej, ust. 1, 3, 4 i 7 działu 2 nie wypełnia się.
Punkt 2.„Stopień wojskowy” – umieszcza się oznaczenie „podlegający poborowi”.

Punkt 5. „Kategoria zdolności do służby wojskowej” – wpisu dokonuje się na podstawie danych z „dowód rejestracyjny” obywatela (na stronie 1 w dziale 1 „Informacje ogólne” po słowie „uznany”) w formie pisma odpowiedniego kategoria (A, B, C lub D).

Klauzula 8 wypełnia się, jeżeli pracownik osiągnął wiek przewidziany w rezerwie lub został uznany za niezdolnego do służby wojskowej ze względów zdrowotnych. W tym przypadku w kolumnie widnieje informacja „skreślony z rejestracji wojskowej ze względu na wiek” lub „skreślony z rejestracji wojskowej ze względów zdrowotnych”.

Podczas napełniania sekcja IV„Certyfikacja” karty osobistej, wszystkie kolumny i kolumny są wypełnione. Wskazują:

data certyfikacji;

• decyzja komisji, np.: „przeniesienie na stanowisko”, „wysłanie na szkolenie zaawansowane” itp.;
• link do konkretnego dokumentu (najczęściej protokołu wyników certyfikacji) ze wskazaniem jego numeru i daty.

Kolumna „Podstawa” może być pusta. Alternatywnie może wskazać i/lub nakaz zatwierdzenia wyników certyfikacji.

Dane o szkoleniach zaawansowanych rejestrowane są na podstawie dokumentów złożonych przez pracownika.

W sekcja V„Podnoszenie kwalifikacji” wskazuje się:

– daty rozpoczęcia i zakończenia szkolenia;

– rodzaj szkolenia zaawansowanego;

– nazwa instytucji edukacyjnej (instytut doskonalenia zawodowego ministerstwa (departament), wydział doskonalenia zawodowego w szkole wyższej, wydział doskonalenia zawodowego w szkole średniej zawodowej, instytut doskonalenia zawodowego, kursy doskonalenia zawodowego w ministerstwie (katedra), doskonalenia zawodowego w przedsiębiorstwach, organizacjach naukowo-badawczych i projektowych, uczelniach zawodowych wyższego i średniego szczebla, instytutach doskonalenia zawodowego i ich oddziałach);

– rodzaj dokumentu (certyfikat, dowód identyfikacyjny);

– kolumna „Bazy” może być pusta lub może wskazywać na polecenie organizacji wysłania pracownika na szkolenie zaawansowane.

Podobnie w sekcja VI wpisuje się informację o przekwalifikowaniu zawodowym ze wskazaniem specjalności (kierunku, zawodu), w której odbywa się przekwalifikowanie. Wypełniając sekcję VII „Zachęty i nagrody” należy wskazać rodzaje zachęt stosowanych wobec pracownika (zarówno na poziomie organizacji, jak i na poziomie ministerstw i departamentów), a także wymienić nagrody państwowe.

W dziale VIII„Urlop” rejestruje wszystkie rodzaje urlopów udzielonych pracownikowi w okresie pracy w organizacji. Podstawą dokonywania wpisów są.

Wypełniając tabelę wakacji na podstawie zamówienia, wprowadzana jest tylko data rozpoczęcia wakacji. Datę zakończenia urlopu wpisuje się po powrocie pracownika z urlopu. Wynika to z faktu, że w przypadku odwołania pracownika z urlopu lub jego przerwania w kolumnie „Data zakończenia” będzie widniała data powrotu pracownika do pracy, a nie planowany termin zakończenia zamówionego urlopu.

Urlop bezpłatny należy odnotować w tej samej tabeli. Uwzględnia się go przy obliczaniu stażu pracy uprawniającego do corocznego podstawowego płatnego urlopu, gdyż zgodnie z art. 121 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nie wlicza się do niego czasu udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego, jeżeli jego łączny czas trwania przekracza 14 dni kalendarzowych w roku pracy.

W dziale IX„Świadczenia społeczne” powinny wskazywać listę świadczeń i ich podstawy zapewnione pracownikowi na mocy przepisów federalnych, regulaminów i lokalnych przepisów organizacji (umowa o pracę, układ zbiorowy, umowy branżowe).

W sekcji „Informacje dodatkowe” w celu zapewnienia kompletności rachunkowości, w razie potrzeby, należy wskazać:

– informacje o kształceniu w trybie stacjonarnym i niestacjonarnym (wieczorowym), korespondencyjnym, oddziałach zewnętrznych uczelni wyższych i średnich zawodowych (należy podać daty przyjęcia i ukończenia szkoły);

– informację o pracującej osobie niepełnosprawnej ze wskazaniem orzeczenia MSEC, grupy inwalidztwa oraz daty jej ustalenia (zmiany), przyczyny niepełnosprawności;

– wnioski komisji eksperckiej ds. warunków i charakteru pracy.

Po zwolnieniu pracownika z organizacji wpisy wprowadza się w dziale IX „Podstawy zwolnienia”, gdzie wskazany jest podział podstaw zwolnienia pracownika zgodnie z dokładnym brzmieniem podanym w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej, data zwolnienia, numer.

Zamykając kartę imienną T-2, pracownik HR składa swój osobisty podpis wraz z jej transkrypcją i wskazaniem stanowiska. Sam pracownik podpisuje się w ten sam sposób. W takim przypadku podpis pracownika potwierdza jego zgodę na wszystkie wpisy dokonane na jego imiennej karcie.

Procedura wprowadzania zmian w danych pracowników

Przy zmianie informacji o pracowniku odpowiednie dane są wprowadzane do jego karty osobistej, co jest poświadczone podpisem specjalisty z działu kadr, a w przypadku wprowadzenia zmian w sekcjach „Informacje ogólne” i „Informacje o rejestracji wojskowej” , następnie podpisem samego pracownika.

Zmian dokonuje się analogicznie jak w zeszycie ćwiczeń, przy zmianie nazwiska stare nazwisko zostaje skreślone, a w jego miejsce wpisane nowe zgodnie z dokumentami przekazanymi do działu personalnego.

Ponadto wszelkie późniejsze zmiany danych pracownika (zmiana miejsca zamieszkania itp.) są odzwierciedlone w karcie imiennej przez pracownika działu HR. Całkowita wymiana karty osobistej jest niepożądana, ponieważ w przyszłości trudno będzie przywrócić wszystkie informacje o tym pracowniku. Jeśli chodzi o zmiany danych paszportowych i stanu cywilnego, można zastosować ten sam schemat - z przekreśleniem.

Zasady kodowania

Kodując informacje na osobistej karcie T-2, należy kierować się szeregiem zasad wypełniania, określonych w Normie dla zautomatyzowanych systemów zarządzania personelem:

1. Jeżeli w polu kodowym zostaną wprowadzone błędne wpisy lub informacje niezwiązane z tym wypełnieniem, formularz T-2 uważa się za uszkodzony i należy go przepisać. Dlatego zaleca się wpisanie dokładnych kodów lub nie wprowadzanie ich wcale do czasu przesłania karty osobistej T-2 do archiwum.
2. Jeżeli nie ma żadnych zapisów lub jeśli odpowiedzi są negatywne („nie mam”, „nie jestem członkiem”), zakodowana część tego atrybutu pozostaje pusta.
3. Przy wskazywaniu dat podaje się pełną nazwę miesiąca, rok czterocyfrowo; na przykład: „14 lutego 2006 r.”
4. Daty kodowane są cyframi arabskimi w następującej kolejności: dzień-miesiąc-rok; na przykład: „03.10.1998”.
5. W organizacjach i przedsiębiorstwach, które nie planują wprowadzenia zautomatyzowanych systemów kontroli działań personelu, dozwolone jest niekodowanie szczegółów.

Dla każdego pracownika przedsiębiorstwa urzędnicy działu HR tworzą dokument taki jak imienna karta pracownika. Stanowi integralną część jego akt osobowych i jest sporządzana na podstawie wszystkich przedłożonych przez niego odpisów i oryginałów dokumentów. Zawiera także informacje związane z wykonywaniem przez pracownika obowiązków zawodowych.

Imienna karta pracownika jest głównym formularzem dokumentacji kadrowej wszystkich pracowników przedsiębiorstwa. To jest główny formularz rejestracji wojskowej, a inspektor personalny jest odpowiedzialny za dokładność zawartych w nim danych.

Pracownik po dokonaniu wpisów sprawdza wszystkie wprowadzone informacje, a następnie potwierdza je swoim podpisem.

Rosstat sugeruje użycie w tym celu formularza T-2. Każde przedsiębiorstwo ma prawo je zmodyfikować lub usunąć niepotrzebne pola, zgodnie ze specyfiką swojej działalności.

Programy HR zawierają go jako część swoich dokumentów. Formularz można wydrukować i wypełnić ręcznie lub wpisać odpowiednie informacje do katalogów programu, a karta imienna T 2 zostanie wygenerowana automatycznie.

Dokumenty te muszą być przechowywane w ściśle określonych miejscach, do których dostęp jest ograniczony i możliwy wyłącznie dla odpowiedzialnych urzędników. Wynika to z faktu, że karta pracownika zawiera jego dane osobowe, które są prawnie chronione. Przepisy te mają zastosowanie także do komputerowych baz danych.

Wskazane jest dołączenie do karty wszystkich kopii dokumentów, na podstawie których dokonano na niej oznaczeń.

W razie potrzeby pracownik dokonuje w tym rejestrze wpisów dotyczących urlopów, zaawansowanego szkolenia pracownika, przeniesienia itp. W przypadku zwolnienia pracownika zapisywane są w nim szczegóły nakazu rozwiązania umowy.

Karta T2 musi zawierać własnoręczny podpis zwalniającego pracownika.

Następnie wraz z aktami osobowymi trafia do archiwum, w którym zgodnie z prawem dokument jest przechowywany przez 75 lat.

Formularz karty osobistej pracownika T-2, wypełnienie próbki 2016

Przyjrzyjmy się bliżej Formularzowi T-2, przykładowi tego, jak go wypełnić.

Przede wszystkim wypełnij nagłówek dokumentu. Tutaj należy podać pełną nazwę firmy i jej kod zgodnie z klasyfikatorem OKPO.

Następnie dane wprowadzane są do części tabelarycznej. Data zakończenia (zwykle pokrywa się z datą zatrudnienia), numer personalny, numer podatnika, numer ubezpieczenia emerytalnego (SNILS), pierwsza litera nazwiska, rodzaj wykonywanej pracy (może być „na stałe” lub „tymczasowe” ), rodzaj pracy (główne miejsce, praca w niepełnym wymiarze godzin), płeć (oznaczona dużą literą).

1. Informacje ogólne

Na małej tabelce po prawej stronie widnieje data zawarcia oraz numer umowy o pracę.

W ust. 4 obywatelstwo i jego kod są rejestrowane zgodnie z katalogiem OKIN.

Ustęp 5 określa, jakim językiem obcym włada pracownik i w jakim zakresie. Ta ostatnia może zawierać następujące sformułowania: „Czytam i tłumaczę ze słownikiem”, „Czytam i umiem się tłumaczyć” lub „Mówię płynnie”.

Punkt 6 zawiera informacje o uzyskanym wykształceniu – jego poziomie, nazwie, informacji o dokumencie wykształcenia i uzyskanych kwalifikacjach.

W ust. 7 wskazano nazwę zawodu, dla którego pracownik jest zarejestrowany.

Punkt 8 wypełnia się zgodnie z książeczką pracy - tutaj należy wskazać staż pracy na określoną datę (zwykle w momencie przystąpienia do pracy).

W paragrafach 9-10 odnotowany jest stan cywilny oraz informacje o najbliższych krewnych.

Klauzula 11 zawiera dane identyfikacyjne.

W paragrafie 12 podano adresy rejestracyjne i faktyczne miejsce zamieszkania, a także numer telefonu kontaktowego.

2. Informacja o rejestracji wojskowej

Sekcję tę wypełnia się wyłącznie w przypadku mężczyzn na podstawie dowodu wojskowego lub zaświadczenia o rejestracji.

W ust. 2 zapisano stopień wojskowy pracownika. Jeśli jeszcze nie służył, tutaj należy wskazać „podlega poborowi”.

Ustęp 3 odzwierciedla skład, na przykład „żołnierze”, „medycyna” itp.

W paragrafie 4 wskazano kod cyfrowy specjalności wojskowej.

Paragrafy 6-7 odzwierciedlają nazwę wojskowego urzędu rejestracji i poboru, do którego należy pracownik, oraz jego status rejestracyjny. W tym drugim przypadku zapis wykonywany jest ołówkiem.

Znak, o którym mowa w ust. 8, umieszcza się w przypadku usunięcia pracownika z rejestracji wojskowej.

Dane podane w tym punkcie są poświadczone przez pracownika HR i samego pracownika.

3. Zatrudnienie i przeniesienie na inną pracę

W tej sekcji dane dotyczące rejestracji i przemieszczania się pracownika są wprowadzane do tabeli wiersz po wierszu. Tutaj należy podać datę wydania zamówienia, nazwę jednostki strukturalnej i stanowiska, dane dotyczące wynagrodzenia oraz szczegóły zamówienia. Pracownik poświadcza każdą linię własnoręcznym podpisem.

4. Certyfikacja

Wypełnia się go w trakcie pracy w przedsiębiorstwie. W tej sekcji znajdują się informacje o posiadanych przez pracownika certyfikatach. Muszą zawierać datę operacji, wynik prac komisji oraz szczegóły protokołu. Kolumna „Podstawa” Może być puste lub możesz podać dane zlecenia wysłania pracownika na certyfikację.

5. Szkolenie zaawansowane

Należy wypełnić po ukończeniu przez pracownika odpowiednich kursów. W tym miejscu należy podać, wiersz po wierszu, datę rozpoczęcia i zakończenia szkolenia, rodzaj podnoszenia kwalifikacji, w jakiej placówce edukacyjnej się ono odbyło oraz szczegóły otrzymanego dokumentu po jego ukończeniu. Kolumna „Podstawa” wypełnić analogicznie jak w punkcie 4.

6. Przekwalifikowanie zawodowe

Sekcja ta zawiera szczegółowe informacje na temat przekwalifikowania pracowników. Tutaj należy podać okres, w którym zostało ono przeprowadzone, w jakiej specjalności oraz szczegóły otrzymanego dokumentu przekwalifikowania.

7. Awanse i nagrody

W tej części dokumentu należy wskazać informację o nagradzaniu pracownika za wysoką wydajność certyfikatami, podziękowaniami, premiami itp. W pierwszej kolumnie należy wpisać rodzaj nagrody, a w kolejnych – nazwę , numer i data dokumentu, na podstawie którego pracownikowi przyznano nagrodę.

8. Wakacje

W przypadku zapewnienia pracownikowi czasu odpoczynku informacje są rejestrowane w tej sekcji. Tutaj musisz wprowadzić informacje o wszystkich urlopach, w tym bezpłatnych.

W pierwszej kolumnie wskazana jest jego nazwa, następnie w przypadku urlopu corocznego – okres, na który są udzielane, czas trwania oraz dokładny czas rozpoczęcia i zakończenia tego czasu. Ostatnia kolumna zawiera szczegóły odpowiednich poleceń kierownictwa firmy.

9. Świadczenia socjalne

Sekcję tę wypełnia się, jeśli pracownik ma preferencyjne warunki pracy. Na przykład osoby niepełnosprawne z grupy 3 (pracujące) powinny mieć skrócony dzień pracy. W pierwszej kolumnie wskazany jest rodzaj świadczenia, a następnie dane dokumentu, na podstawie którego jest ono udzielane. Jako przyczynę można podać odniesienie do obowiązujących przepisów.

10. Informacje dodatkowe

Obejmuje to dane, które nie zostały odzwierciedlone w poprzednich sekcjach, ale są ważne. Na przykład, jeśli pracownik posiada prawo jazdy na samochód, w tych wierszach zapisane są szczegóły prawa jazdy, jego kategoria i data ważności.

* Karta czasu pracy f.T-12
Karta imienna - formularz nr T-2 wypełniany jest na podstawie zlecenia (instrukcji) dotyczącego zatrudniania pracowników wszystkich kategorii.
Formularz karty osobistej T-2 został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej w zakresie rozliczania pracy i jej płatności”.
Kartę imienną wypełnia pracownik HR. Pracownik, dla którego została wypełniona karta imienna, potwierdza autentyczność informacji zawartych w karcie poprzez złożenie podpisu na końcu Działu II, na drugiej stronie karty imiennej.
Do wypełnienia karty osobistej T-2 wymagane są następujące dokumenty pracownicze:

1) paszport (lub inny dokument tożsamości);
2) zeszyt ćwiczeń;
3) legitymacja wojskowa;
4) dokument potwierdzający ukończenie placówki oświatowej:
5) zaświadczenie o państwowym ubezpieczeniu emerytalnym;
6) zaświadczenie o rejestracji w organie podatkowym;
7) postanowienie o zatrudnieniu.

Pozostała część danych wprowadzana jest na podstawie informacji podanych przez pracownika.
Zasady wypełniania formularza nr T-2

1) Nazwa organizacji jest podana w całości. Skrócona nazwa jest wskazana, jeżeli jest zapisana w dokumentach założycielskich.
Zwróć uwagę na poprawną pisownię nazwy organizacji.
Na przykład istnieją trzy różne pisownie LLC „PARUS”, „Parus”, „PaRus”.
2) Numer personalny pracownika nie może zawierać więcej niż sześć cyfr. Jest przypisany każdemu nowo zatrudnionemu lub pracownikowi i nie zmienia się wraz z jakimkolwiek przemieszczaniem się pracownika w organizacji, aż do jego zwolnienia.
3) Numer identyfikacyjny podatnika oraz numer legitymacji emerytalnej wskazuje się zgodnie z zaświadczeniem o nadaniu NIP oraz legitymacją państwowego ubezpieczenia emerytalnego.
4) W kolumnie „Alfabet” wskazana jest pierwsza litera nazwiska pracownika.
5) Wskazany jest charakter pracy: „stale”, „tymczasowo”.
6) Rodzaj pracy (główna, w niepełnym wymiarze godzin) jest rejestrowany w całości
7) Płeć oznaczona jest literą „M” lub „F”.
8) Nazwisko, imię i nazwisko patronimiczne są zapisane w całości.
9) Datę urodzenia ustala się na podstawie paszportu lub innego dokumentu tożsamości i wpisuje się ją w całości w polu tekstowym, np.: „10 listopada 1975”. Kod jest podany w formacie numerycznym: „11.10.1975”.

Przy wskazywaniu miejsca urodzenia należy wziąć pod uwagę:
długość wpisu łącznie ze spacjami i znakami interpunkcyjnymi nie powinna przekraczać 100 znaków; okręgi i regiony zapisuje się w dopełniaczu, bez przecinków, z następującymi skrótami:
miasto - miasto, wieś - wieś, brzeg - kr., okrug - otoczenie, region - region, wieś - wieś, powiat - rn., stacja - stacja;
słowa - aul, kishlak, wioska, wioska - są zapisane w całości.
10) Kod miejsca zamieszkania ustala się zgodnie z Ogólnorosyjskim klasyfikatorem obiektów podziału administracyjno-terytorialnego 0K 019-95, zatwierdzonym uchwałą Państwowego Standardu Rosji z dnia 31 lipca 1995 r. nr 413 ( OKATO).
11) Obywatelstwo zapisuje się bez skrótów. Rejestracja obywatelstwa i jego kodowanie odbywa się zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Informacji o Ludności 0K 018-95, zatwierdzonym dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 31 lipca 1995 r. nr 412 ( OK).
Obywatelstwo Federacji Rosyjskiej jest oznaczone kodem 1, podwójne obywatelstwo jest oznaczone kodem 2, obywatelstwo zagraniczne jest oznaczone kodem 3, a brak obywatelstwa jest oznaczony kodem 4.
12) Języki, którymi posługuje się pracownik, podano w całości, bez skrótów.
Stopień znajomości języka w formie tekstowej wskazuje się w następujący sposób:
- czytaj i tłumacz ze słownikiem - kod 1;
- Czytam i potrafię się wytłumaczyć - kod 2;
- Mówię płynnie - kod 3.
Podczas kodowania kolumny „Znajomość języka obcego” wskazane są dwa kody, z których pierwszy wskazuje kod języka, drugi - stopień jego znajomości.
13) Edukacja jest rejestrowana i kodowana zgodnie z OKIN i Wszechrosyjskim Klasyfikatorem Specjalizacji w Edukacji, zatwierdzonym Dekretem Państwowego Standardu Rosji z dnia 30 grudnia 1993 nr 296 ( OK, WIĘC).
Według OKIN edukacja jest kodowana w następujący sposób:
- wykształcenie podstawowe (ogólne) - kod 02;
- wykształcenie średnie zasadnicze - kod 03;
- wykształcenie średnie (pełne) ogólnokształcące - kod 07;
- kształcenie podstawowe zawodowe - kod 10;
- wykształcenie średnie zawodowe - kod 11;
- wykształcenie wyższe niepełne - kod 15;
- wykształcenie wyższe - kod 18;
- studia podyplomowe - kod 19.
W praktyce czasami pojawiają się problemy z prowadzeniem ewidencji wykształcenia pracownika, jeżeli nie jest ono ukończone.
Jak Prawidłowo zapisz informację o niepełnym wykształceniu.

Zaświadczenie o wykształceniu pracownika, jeżeli nie jest ono uzupełnione

Rodzaj kształcenia według klasyfikacji

Ukończona piąta lub szósta klasa szkoły średniej
- Ukończył siódmą, ósmą lub dziewiątą klasę szkoły średniej
- Studiuje na uczelni wyższej, ale jej nie kończy

Ukończył kilka kursów na uczelni wyższej, ale został zmuszony do ich przerwania lub studiuje na trzecim roku
- Ukończone trzy lata studiów wyższych
- Nauka w średniej specjalistycznej placówce edukacyjnej (technika, uczelnia), ale jej nie ukończenie

Absolwentka szkoły średniej, szkoły z pogłębioną nauką dowolnego przedmiotu, liceum, gimnazjum
- Ukończył szkołę zawodową lub równoważną placówkę edukacyjną

Edukacja podstawowa

Niepełne wykształcenie średnie

Wykształcenie podstawowe ogólnokształcące lub średnie zawodowe (w zależności od tego, jakie wykształcenie posiadałeś w momencie przyjęcia na studia wyższe)

Rejestruje, ile kursów zostało ukończonych lub jaki przedmiot jest w trakcie studiowania.

Niepełne wykształcenie wyższe
- Wykształcenie średnie (pełne) ogólnokształcące lub niepełne średnie zawodowe (w zależności od tego, jakie wykształcenie posiadałeś w chwili przyjęcia do szkoły średniej specjalistycznej)
- Wykształcenie średnie (pełne) ogólnokształcące

Podstawowe wykształcenie zawodowe

Dokonując wpisu o nazwie placówki oświatowej, dopuszczalne są skróty wyrazów, które nie zniekształcają znaczenia nazwy.
W przypadku, gdy w nazwie placówki znajduje się słowo „nazwa”, należy wpisać „nazwa”; jeśli po tym następuje słowo „profesor”, „akademik” lub coś innego, to należy napisać „do nich”. profesor”, „im. akademik” itp.
Zamówienia nie są podawane w nazwach placówek oświatowych.
Wszelkie informacje o wykształceniu (kwalifikacjach, kierunku czy specjalności) ustalane są na podstawie dyplomu lub innego dokumentu o wykształceniu.
Wolne wiersze w rubryce wykształcenie przeznaczone są na nazwę i datę ukończenia drugiej uczelni wyższej lub średniej zawodowej. Jeżeli pracownik ukończył dwie szkoły średnie lub dwie uczelnie wyższe o różnych specjalnościach, ewidencjonuje się obie uczelnie.
14) Kwalifikacje dyplomowe wskazuje się w następującej kolejności:
- dla absolwentów uczelni wyższych - „licencjat”, „magister”, „specjalista”. Dla kwalifikacji „licencjat” i „magister” wskazany jest kierunek, a dla kwalifikacji „specjalista” – specjalność;
- dla tych, którzy ukończyli szkołę średnią - „technik”, „handlowiec”, „księgowy”, „menedżer” itp.
15) Zawód (główny i dodatkowy) jest wskazany w całości na podstawie tabeli personelu i kolejności (instrukcji) zatrudnienia.
Jest kodowany zgodnie z Ogólnorosyjskim Klasyfikatorem Zawodów Pracowników, Stanowisk Pracowników i Stopni Taryfowych ( OKPDTR). Za zawód dodatkowy uważa się taki, który nie pokrywa się z zawodem głównym, ale może zainteresować organizację.
16) Doświadczenie zawodowe (ogólne, ciągłe, uprawniające do dodatku za staż pracy, a także prawo do innych świadczeń ustalonych w organizacji itp.) oblicza się na podstawie wpisów w książeczce pracy i (lub ) w innych dokumentach potwierdzających odpowiedni staż pracy.
17) Stan cywilny jest rejestrowany i kodowany wg OK.
Informacje o małżeństwie:
- nigdy nie był żonaty - kod 1;
- pozostaje w zarejestrowanym związku małżeńskim - kod 2;
- pozostaje w niezarejestrowanym związku małżeńskim - kod 3;
- wdowiec (wdowa) - kod 4;
- rozwiedziony - kod 5.
18) Jako część rodziny wskazuje się wyłącznie członków rodziny, wskazując stopień pokrewieństwa. Za najbliższych krewnych uważa się: ojca, matkę, syna, córkę, brata, siostrę, osobę, pod której opieką znajdował się pracownik, oraz inne bliskie osoby zamieszkujące z pracownikiem.
19) Dane paszportowe są podane w ścisłej zgodności z paszportem.
Adres zamieszkania rejestruje się zgodnie z zasadami ewidencji miejsca urodzenia.
Konieczne jest wypełnienie obu kolumn – adresu zamieszkania zgodnie z paszportem oraz faktycznego adresu zamieszkania, a także numeru telefonu pracownika lub jego najbliższych krewnych.

Wypełnienie sekcji dotyczącej rejestracji wojskowej

Główne dokumenty, na podstawie których jest wypełniany sekcja II„Informacja o rejestracji wojskowej” karty osobistej T-2 to:
- legitymacja wojskowa (lub zaświadczenie tymczasowe wydawane w miejsce legitymacji wojskowej), zaświadczenie o personelu wojskowym rezerwy dla obywateli w rezerwie;
- zaświadczenie o obywatelu podlegającym poborowi do służby wojskowej.
Po wypełnieniu rubryk „Informacje ogólne” i „Informacje o rejestracji wojskowej” pracownik podpisuje kartę imienną i osobiście zapisuje datę potwierdzenia zgodności z wprowadzonymi informacjami.
Pracownik HR składa swój podpis, nazwę stanowiska oraz transkrypcję podpisu, potwierdzając tym samym, że wpisów dokonał osobiście na podstawie złożonych dokumentów.

Wprowadzanie informacji o zatrudnieniu, certyfikatach, zaawansowanych szkoleniach, premiach, urlopach, świadczeniach socjalnych itp.

Wpisując informacje o zatrudnieniu i przeniesieniu na inną pracę, należy wypełnić wszystkie kolumny tabeli. Informacje należy wprowadzać bez skrótów.
W sekcja III„Przyjęcie i przeniesienie na inną pracę” Informacje o przyjęciu i przeniesieniu na inną pracę wprowadzane są na podstawie zlecenia (pouczenia) o zatrudnieniu (formularze T-1 i T-1a) oraz zlecenia (pouczenia) o przeniesieniu do innej pracy (formularz T-5). Wypełniając tę ​​rubrykę, pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z wpisami dokonanymi pod podpisem.
Podczas napełniania sekcja IV„Certyfikacja” karty osobistej, wszystkie kolumny i kolumny są wypełnione. Wskazują:
- data certyfikacji;
- decyzja komisji, np.: „przeniesienie na stanowisko”, „wysłanie na szkolenie zaawansowane” itp.;
- odnośnik do konkretnego dokumentu (najczęściej protokołu wyników certyfikacji) ze wskazaniem jego numeru i daty.
Kolumna „Podstawa” może być pusta. Alternatywnie może oznaczać polecenie organizacji wysłania pracownika na certyfikację i/lub polecenie zatwierdzenia wyników certyfikacji.
Dane o szkoleniach zaawansowanych rejestrowane są na podstawie dokumentów złożonych przez pracownika.
W sekcja V„Podnoszenie kwalifikacji” wskazuje się:
- daty rozpoczęcia i zakończenia szkoleń;
- rodzaj szkolenia zaawansowanego;
- nazwa instytucji edukacyjnej (instytut doskonalenia zawodowego ministerstwa (departament), wydział doskonalenia zawodowego w szkole wyższej, wydział doskonalenia zawodowego w średniej szkole zawodowej, instytut doskonalenia zawodowego, kursy doskonalenia zawodowego w ministerstwie (katedra), doskonalenia zawodowego w przedsiębiorstwach, organizacjach naukowo-badawczych i projektowych, uczelniach zawodowych wyższego i średniego szczebla, instytutach doskonalenia zawodowego i ich oddziałach);
- rodzaj dokumentu (certyfikat, dowód identyfikacyjny);
- kolumna „Bazy” może być pusta lub może wskazywać polecenie organizacji wysłania pracownika na zaawansowane szkolenie.
Podobnie informację o przekwalifikowaniu zawodowym wpisuje się do działu VI, wskazując specjalność (kierunek, zawód), w której odbywa się przekwalifikowanie.
Podczas napełniania sekcja VII„Zachęty i nagrody” należy wskazać rodzaje zachęt stosowanych wobec pracownika (zarówno na poziomie organizacji, jak i na poziomie ministerstw i departamentów), a także wymienić nagrody państwowe.
W Sekcja VIII„Urlop” rejestruje wszystkie rodzaje urlopów udzielonych pracownikowi w okresie pracy w organizacji. Podstawą dokonywania wpisów są postanowienia o udzieleniu urlopu.
Wypełniając tabelę wakacji na podstawie zamówienia, wprowadzana jest tylko data rozpoczęcia wakacji. Datę zakończenia urlopu wpisuje się po powrocie pracownika z urlopu. Wynika to z faktu, że w przypadku odwołania pracownika z urlopu lub jego przerwania w kolumnie „Data zakończenia” będzie widniała data powrotu pracownika do pracy, a nie planowany termin zakończenia zamówionego urlopu.
Urlop bezpłatny należy odnotować w tej samej tabeli. Uwzględnia się go przy obliczaniu stażu pracy uprawniającego do corocznego podstawowego płatnego urlopu, gdyż zgodnie z art. 121 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nie wlicza się do niego czasu udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego, jeżeli jego łączny czas trwania przekracza 14 dni kalendarzowych w roku pracy.
W sekcja IX„Świadczenia społeczne” powinny wskazywać listę świadczeń i ich podstawy zapewnione pracownikowi na mocy przepisów federalnych, regulaminów i lokalnych przepisów organizacji (umowa o pracę, układ zbiorowy, umowy branżowe).
W Sekcja „Informacje dodatkowe”. W celu zapewnienia kompletności rozliczeń, w razie potrzeby, należy wskazać:
- informacje o studiowaniu w trybie stacjonarnym, niestacjonarnym (wieczorowym), korespondencyjnym, oddziałach zewnętrznych uczelni wyższych i średnich zawodowych (należy wskazać także daty przyjęcia do placówki oświatowej i jej ukończenia);
- informację o pracującej osobie niepełnosprawnej ze wskazaniem orzeczenia MSEC, grupy inwalidztwa oraz daty jej ustalenia (zmiany), przyczyny niepełnosprawności;
- zawarcie komisji eksperckiej w sprawie warunków i charakteru pracy.
Po zwolnieniu pracownika z organizacji wpisów dokonuje się w dziale XI podstaw zwolnienia”, który wskazuje podział podstaw zwolnienia pracownika zgodnie z dokładnym brzmieniem podanym w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej, datę zwolnienia i numer postanowienia o zwolnieniu.
Zamykając kartę imienną T-2, pracownik HR składa swój osobisty podpis wraz z jej transkrypcją i wskazaniem stanowiska. Sam pracownik podpisuje się w ten sam sposób. W takim przypadku podpis pracownika potwierdza jego zgodę na wszystkie wpisy dokonane na jego imiennej karcie.

PRZYKŁADOWE WYPEŁNIENIE KARTY T-2 strony 1, 2, 3, 4
Aby powiększyć obraz kliknij na zdjęcie

Procedura wprowadzania zmian w danych pracowników

Przy zmianie informacji o pracowniku odpowiednie dane są wprowadzane do jego karty osobistej, co jest poświadczone podpisem specjalisty z działu kadr, a w przypadku wprowadzenia zmian w sekcjach „Informacje ogólne” i „Informacje o rejestracji wojskowej” , następnie podpisem samego pracownika.
Zmiany wprowadza się według tego samego schematu, co w zeszycie ćwiczeń.
Przy zmianie nazwiska skreśla się stare i w jego miejsce wpisuje nowe, zgodnie z dokumentami przekazanymi do działu HR.
Ponadto wszelkie późniejsze zmiany danych pracownika (zmiana miejsca zamieszkania itp.) są odzwierciedlone w karcie imiennej przez pracownika działu HR.
Całkowita wymiana karty osobistej jest niepożądana, ponieważ w przyszłości trudno będzie przywrócić wszystkie informacje o tym pracowniku.
Jeśli chodzi o zmiany danych paszportowych i stanu cywilnego, można zastosować ten sam schemat - z przekreśleniem.

Zasady kodowania

Kodując informacje na osobistej karcie T-2, należy kierować się szeregiem zasad wypełniania, określonych w Normie dla zautomatyzowanych systemów zarządzania personelem:
1. Jeżeli w polu kodowym zostaną wprowadzone błędne wpisy lub informacje niezwiązane z tym wypełnieniem, formularz T-2 uważa się za uszkodzony i należy go przepisać. Dlatego zaleca się wpisanie dokładnych kodów lub nie wprowadzanie ich wcale do czasu przesłania karty osobistej T-2 do archiwum.
2. Jeżeli nie ma żadnych zapisów lub jeśli odpowiedzi są negatywne („nie mam”, „nie jestem członkiem”), zakodowana część tego szczegółu pozostaje pusta.
3. Przy wskazywaniu dat podaje się pełną nazwę miesiąca, rok czterocyfrowo; na przykład: „14 lutego 2006 r.”
4. Daty koduje się cyframi arabskimi w następującej kolejności: dzień-miesiąc-rok; na przykład: „03.10.1998”.
W organizacjach i przedsiębiorstwach, które nie planują wprowadzenia zautomatyzowanych systemów kontroli działań personelu, dozwolone jest niekodowanie szczegółów.

Wśród dokumentów kadrowych głównym źródłem informacji dla każdego pracownika jest imienna karta pracownika. Pracodawca ma obowiązek go utrzymywać (formularz T2) dla wszystkich pracowników, nawet tych zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy. Szczegółowa instrukcja wypełnienia, formularz i gotowy przykład - o wszystkim już teraz.

Cel i rodzaje

Ustawodawstwo zatwierdziło ujednolicony formularz T2, który jest stosowany przez wszystkie organizacje, niezależnie od formy własności i liczby pracowników. Dokument zawiera wszystkie podstawowe informacje o obywatelu:

• Informacje o edukacji;
• informacje o doświadczeniu zawodowym (doświadczenie, kwalifikacje zgodne z uzyskanym wykształceniem);
• dane osobowe (adres, skład rodziny);
• dane o aktualnym miejscu pracy (wakacje, nagrody, przekwalifikowanie itp.);
• dane dotyczące paszportu, dyplomu, dowodu wojskowego i niektórych innych dokumentów.

Oprócz jednego szablonu istnieje kilka innych opcji, które omówiono poniżej.

Formularz t2

Jest to główny rodzaj dokumentu stosowany w zdecydowanej większości przypadków. Formularz wygląda tak.

Formularz t-4

Zaprojektowane specjalnie z myślą o pracownikach należących do kadry naukowo-dydaktycznej:

• naukowcy posiadający stopień kandydata lub doktora, a także tytuł profesora nadzwyczajnego, profesora lub nauczyciela akademickiego;
• nauczyciele akademiccy (w tym starsi nauczyciele i asystenci).

Różnica w formie wynika z obecności specjalnych kolumn (stopień naukowy, tytuł, data przydziału i odpowiednie dokumenty).

Forma t2 GS

Należy wypełnić, jeśli pracownik jest urzędnikiem służby cywilnej. Różnica od zwykłej formy jest tylko jedna. Pojawia się sekcja IV, która zawiera informacje na temat przydziału rangi klasowej lub innych ruchów na drabinie kariery. Wszystkie pozostałe sekcje wypełnia się dokładnie w ten sam sposób, z tą różnicą, że ich numeracja jest przesunięta o 1 punkt (począwszy od sekcji „Certyfikacje”, która następuje po numerze V).

Wymagane dokumenty

Do prawidłowej rejestracji potrzebne są tylko potwierdzone informacje.Będą Ci potrzebne następujące dokumenty:

• paszport obywatelski;
• zarządzenie zarządu wyrażające zgodę na zatrudnienie pracownika;
• Należy zabrać ze sobą książeczkę pracy (w przypadku obywateli, którzy pracują po raz pierwszy, wydaje ją pracodawca);
• jeżeli obywatel należy do kategorii służby wojskowej, przedstawia także legitymację wojskową;
• dokument potwierdzający poziom wykształcenia;
• TIN i SNILS;
• dokumenty potwierdzające ukończenie przekwalifikowania, nadanie tytułów itp. w zależności od dostępności;
• umowa o pracę zawarta z pracownikiem.

Wszystkie dokumenty są dostarczane w oryginalnej formie.

Instrukcje krok po kroku dotyczące wypełniania

Prawidłowe wykonanie dokumentów personalnych jest obowiązkowym wymogiem dla działu personalnego, dlatego przy wypełnianiu należy postępować zgodnie z oficjalnymi instrukcjami, które szczegółowo opisano poniżej.

Sekcja I

Główną część formularza T2 stanowią pierwsze sekcje, które należy wypełnić zgodnie z następującymi zasadami:

1. Nazwa firmy lub indywidualnego przedsiębiorcy jest zawsze wpisana w całości. Dopuszczalne są jednak również wersje skrócone, jeżeli zostały pierwotnie przypisane przedsiębiorstwu i odzwierciedlone w odpowiednich dokumentach założycielskich.
2. Unikalny numer personalny, który jest nadawany każdemu pracownikowi, może składać się wyłącznie z cyfr (maksymalna liczba znaków - 6). W takim przypadku kombinacja nie zmienia się nawet w przypadku awansu lub przeniesienia pracownika do pracy w innym oddziale lub dziale itp.
3. W kolumnie „Alfabet” należy podać tylko literę, od której zaczyna się nazwisko obywatela.
4. Charakter pracy – mamy tutaj na myśli przewidywany czas trwania podpisanej umowy o pracę: najczęściej praca stała, a jeśli jest to praca sezonowa lub w niepełnym wymiarze godzin, to tymczasowa.
5. Typ - najczęściej jest to główna praca, ale czasami obywatel pracuje w niepełnym wymiarze godzin (wewnętrznym lub zewnętrznym).
6. Płeć jest oznaczona wielką literą.
7. Imię i nazwisko wpisuje się zgodnie ze wskazaniem w paszporcie (patronimicznym – jeśli jest dostępny). Data urodzenia jest również zapisywana w formacie tekstowym, na przykład: „28 stycznia 1991”.
8. Kod miejsca zamieszkania jest wskazany zgodnie z OKATO.
9. Obywatelstwo jest określone w kodeksie.

1. Stopień znajomości języka obcego jest również oznaczony kodami.

1. Oznaczenie wykształcenia odbywa się również za pomocą kodów - ustala je OKIN.

NOTATKA. Pojęcie niepełnego wykształcenia wyższego, zwanego także niepełnym, zostało zniesione od 2013 roku, zatem jeśli pracownik aktualnie studiuje na uczelni, pod uwagę bierze się jedynie faktycznie zdobyte wykształcenie.

1. Kwalifikacje są wskazane dokładnie na dyplomie (na przykład „Licencjat z nauk ścisłych”).
2. Zawód jest przepisywany na podstawie sposobu, w jaki jest akceptowany w firmie - w tym celu należy odwołać się do tabeli personelu, a także do zarządzenia, które zatwierdziło pracownika na to stanowisko.
3. Całkowity staż pracy oblicza się zazwyczaj na podstawie dat podanych w zeszycie ćwiczeń. Można jednak wykorzystać także inne dokumenty, które zawierają potwierdzone informacje o stażu pracy obywatela w różnych miejscach.
4. Notatkę o życiu osobistym sporządza się również za pomocą kodów.

1. Przez skład rodziny musimy dosłownie rozumieć tych ludzi, którzy żyją z daną osobą jako jedna rodzina. Odnotowuje się ich pełne imię i nazwisko, a także stopień pokrewieństwa (ojciec, syn, siostra itp.).
2. Dane paszportowe należy wypełnić ściśle według wskazań w dokumencie, łącznie ze skrótami i znakami interpunkcyjnymi.

Sekcja II

W tych kolumnach należy użyć danych z dowodu wojskowego, jeśli są dostępne. Jednocześnie zgodność danych musi być również ścisła - skróty, nazwy, znaki interpunkcyjne itp. Istnieją jednak pewne osobliwości, jeśli oficer rezerwy dostaje pracę.

A jeśli zostanie zatrudniony pracownik podlegający poborowi (mężczyźni sprawni i kobiety z legitymacją wojskową - pielęgniarki, inny personel), to punkty 1,3,4 i 7 pozostają puste. Pozostałe wypełniamy zgodnie z tabelą.

Inne sekcje

Pozostałe sekcje wypełnia się według następujących zasad:

1. RozdziałIII– tutaj wszystkie dane są takie same, jak wskazano w wewnętrznej dokumentacji firmy. Zapisuje się pełną nazwę firmy, dokładną nazwę stanowiska, a podstawą podjęcia decyzji jest zlecenie (z nazwą, numerem i datą) lub zlecenie.
2. RozdziałIV– ewidencja dokonywana jest również na podstawie zatwierdzonych dokumentów. W takim przypadku każda linia jest wypełniona całkowicie (wszystkie kolumny), z wyjątkiem kolumny „Podstawa”. Zwykle odwołują się tutaj do protokołu, w którym znajdują się wyniki certyfikacji – zapisują imię i nazwisko, numer i datę.
3. RozdziałV– w tym miejscu zapisywane są daty szkolenia (rozpoczęcia i zakończenia), rodzaj awansu, a także pełna oficjalna nazwa organizacji edukacyjnej, w której odbywa się proces szkolenia. Nie jest konieczne wprowadzanie informacji w „Bazach”, jeśli jednak istnieje odpowiednie zamówienie lub zamówienie, należy wpisać jego nazwę, numer i datę zatwierdzenia.
4. RozdziałVI– w tej części znajdują się także informacje o przekwalifikowaniu zawodowym, jakie przeszedł pracownik.
5. W SekcjaVII rejestruje się nagrody i tytuły honorowe otrzymane przez pracownika za zasługi w pracy.
6. RozdziałVIII– tutaj zapisywane są informacje o wszystkich urlopach, które pracownik oficjalnie otrzymał, niezależnie od ich czasu trwania. Dane muszą dokładnie odpowiadać zamówieniom, a także harmonogramowi wakacji. Szczególną uwagę należy zwrócić na urlopy bezpłatne, które pracownik wykorzystuje na własny koszt. Są one również brane pod uwagę niezależnie od czasu trwania. W takim przypadku wszystkie informacje muszą być takie same – we wniosku pracownika, w zamówieniu i na samej karcie (należy szczególnie uważać na dokładność dat). Należy także pamiętać, że kilkugodzinny urlop (za nadgodziny, nadgodziny itp.) nie jest urlopem na własny koszt. Dzień wolny za cały dzień roboczy (1 lub więcej) jest urlopem bez wynagrodzenia.
7. RozdziałIX wypełnione zgodnie z przepisami dotyczącymi świadczeń. Oznacza to, że brane są pod uwagę zarówno świadczenia federalne, jak i te przyjęte na poziomie regionalnym (w każdym regionie ich lista może się znacznie różnić). Obejmuje to również świadczenia określone w wewnętrznych przepisach przedsiębiorstwa (w dużych firmach przedsiębiorstwa często mają własne świadczenia, które są ustalane z inicjatywy pracodawcy i w związku z tym mogą zostać wyeliminowane jego własną decyzją). „Podstawa” wskazuje nazwę tych dokumentów, które dają prawo do świadczeń.
8. RozdziałX zawiera informacje heterogeniczne, nie należące do żadnej z wcześniej omówionych kategorii, na przykład:

• informację, że dana osoba aktualnie studiuje na uniwersytecie, w technikum, college'u, szkole zawodowej i innej placówce oświatowej; wskazana jest data rozpoczęcia i przewidywana data zakończenia, a także dane dotyczące faktycznej liczby kursów, które w danej chwili zostały już ukończone;
• dane dotyczące niepełnosprawnego pracownika: dokumentacja medyczna, grupa inwalidztwa oraz data ewentualnych zmian orzeczeń lekarskich;
• dokument końcowy sporządzony przez specjalną komisję w celu oceny warunków pracy (czynniki szkodliwe, niebezpieczne, zgodność z normami itp.).

Przy wypełnianiu wszystkich sekcji obowiązuje jedna zasada, aby pozostawić pole puste, jeśli nie ma na nim żadnych danych lub odpowiedź jest negatywna. Na przykład nie możesz napisać „nie mam” - wystarczy zignorować tę linię.

Pracownicy HR przy rejestracji nowego pracownika prowadzą wymaganą prawem dokumentację. Do dokumentów, które nie zawsze wymagają konserwacji, ale znalazły szerokie zastosowanie praktyczne, należy imienna karta pracownika w formie T-2. Spójrzmy na instrukcje dotyczące wypełniania karty. Możesz także pobrać wymagany formularz i przykładowy formularz T-2.

Kandydat odbył rozmowę kwalifikacyjną, został zatrudniony, wydano decyzję o przyjęciu, a teraz musi przejść procedurę zatrudnienia. Aby to zrobić, musi złożyć zestaw dokumentów zawierający wiele heterogenicznych informacji.

Aby usystematyzować te informacje na potrzeby dalszego rozliczenia, dane zapisywane są na specjalnie zaprojektowanych kartach. W ten sposób informacje o wszystkich pracownikach przedsiębiorstwa tworzą szafkę na dokumenty wygodną do ​​kompletnej księgowości.

Państwowy Komitet Statystyczny Federacji Rosyjskiej opracował i zatwierdził uchwałą nr 1 z dnia 5 stycznia 2004 r. „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności” formularz do wypełnienia karty osobistej, zwany T- 2.

W takim formularzu wygodnie jest odzwierciedlić wszystkie istotne informacje o pracowniku. Jeżeli przedsiębiorstwo uzna to za konieczne, może na jego podstawie opracować własny rejestr danych osobowych.

Uwaga! Karta imienna pracownika przeznaczona jest dla pracowników zatrudnionych na dowolnym stanowisku, zarówno w pełnym, jak i niepełnym wymiarze czasu pracy. Wygodne jest ułożenie kart osobistych w kolejności alfabetycznej lub rozmieszczenie ich według podziałów strukturalnych.

Czy da się obejść bez karty osobistej?

Wyżej wymieniona uchwała w ust. 2 reguluje obowiązek posiadania karty imiennej dla każdego pracownika we wszystkich organizacjach. Zatem w przedsiębiorstwach nie da się prowadzić akt osobowych pracownika bez wydawania kart imiennych.

Jeśli chodzi o przedsiębiorców indywidualnych, nie ma konieczności prowadzenia przez nich ewidencji na kartach imiennych, ale mają oni także prawo skorzystać z formularza T-2.

Czy dopuszczalne jest posiadanie karty imiennej w formie elektronicznej?

Większość obiegu dokumentów jest dziś przenoszona z formy papierowej na elektroniczną, co zmniejsza prawdopodobieństwo wystąpienia błędów, odciąża odpowiedzialnych za to pracowników i zmniejsza liczbę błędów. Ale nie wszystkie dokumenty mogą przejść z formy papierowej do wyłącznie cyfrowej.

Karta imienna, oprócz wpisania na niej określonych danych umożliwiających egzystencję w formie cyfrowej, zapewnia pracownikowi obowiązkową wizę w przypadku dokonywania zmian w zeszycie pracy lub wydawania poleceń dotyczących:

• bonusy;
• postępowanie dyscyplinarne;
• jechać na wakacje;
• tłumaczenie wewnętrzne;
• zwolnienia.

Każdy nowy wpis w karcie pracy lub wydane polecenie dotyczące pracownika musi zostać odzwierciedlone w karcie imiennej. Pracownik musi zapoznać się z dokonanymi zmianami, co potwierdza swoim podpisem.

Powinien znajdować się:

• na stronie 2 formularza T-2 - dowód poprawności zarejestrowanych informacji;
• na stronie 3 – potwierdzenie zatrudnienia i przeniesień (jeśli występują);
• na stronie 4 – odnotowanie informacji o zwolnieniu.

Uwaga! Nie można obsługiwać kart osobistych wyłącznie za pośrednictwem komputera. Jednakże dla ułatwienia można powielić pewną ilość danych z formularza T-2, co nie wymaga osobistej zgody.

Na podstawie jakich dokumentów wypełniana jest karta imienna?

Dokumentami wyjściowymi do wypełnienia tego rejestru są dokumenty z pakietu składanego przy zatrudnieniu. Niektóre prace zawierające informacje niezbędne do T-2 można przygotować bezpośrednio w organizacji.

Pracownikowi wypełniającemu kartę imienną potrzebne będą następujące dokumenty pracownicze:

• – główny dokument odzwierciedlony na karcie; jest to także podstawa rejestracji
• dowód osobisty pracownika (paszport);
• SNILS;
• NIP – nie jest wymagany przy ubieganiu się o pracę (jeśli jest to pierwsza praca, NIP będzie nadawany przez pracodawcę);
• świadectwo ukończenia szkoły (dyplom, świadectwo);
• dowód wojskowy;
• ankietę zawierającą dane o stanie cywilnym, jeżeli pracownik wypełnił ją podczas rejestracji (jeżeli nie ma ankiety, odpisów aktu małżeństwa, aktu urodzenia itp.);
• zeszyt ćwiczeń przy ubieganiu się o główne miejsce pracy;
• zaświadczenie o stażu pracy z głównego miejsca pracy – w przypadku pracy w niepełnym wymiarze godzin.

Dla Twojej informacji! Jeśli potrzebne są dodatkowe informacje, można je wpisać na karcie osobistej według uznania pracownika.

Formularz i wzór karty imiennej na rok 2019

Pobierz za darmo w formacie Word.

Karta imienna pracownika (formularz T-2): wypełnienie próbki za 2019 rok

Odpowiedzialność za tworzenie, dokonywanie wpisów i przechowywanie kart osobowych spoczywa na specjalnie upoważnionym odpowiedzialnym pracowniku działu personalnego lub prawnego.

Formularze T-2 w organizacjach są ścisłymi dokumentami sprawozdawczymi i muszą być przechowywane przez 75 lat. Podczas przechowywania są oddzielane od plików osobistych.

Formularz zawiera 11 sekcji rozmieszczonych na 4 stronach. Pierwsze dwie strony należy wypełnić bezpośrednio po zatrudnieniu. Pozostałe arkusze należy wypełnić w trakcie pracy.

Ważne niuanse wydawania karty osobistej

Aby uniknąć błędów w projektowaniu i utrzymaniu karty imiennej, należy przestrzegać poniższych zasad zatwierdzonych odpowiednimi przepisami.

1. Formularz można wypełnić ręcznie (niebieskim lub czarnym tuszem) lub wydrukować go za pomocą komputera.
2. Sekcję 2 karty imiennej należy wypełnić wyłącznie ręcznie.
3. Niedopuszczalne są plamy, poprawki i nieczytelne pismo odręczne.
4. Uzgodnienie komisariatów wojskowych z wojskowymi dokumentami rejestracyjnymi odnotowuje się prostym ołówkiem.
5. Wygodniej jest trzymać kartę na tekturze niż na zwykłym papierze, aby uniknąć szybkiego zużycia.

Zasady i wzór wypełnienia formularza T-2

Zanim przejdziesz do wprowadzania informacji do głównych sekcji, musisz wypełnić nagłówek formularza. Należy wpisać pełną nazwę organizacji i jej nazwę.

Następnie wypełnij tabelę:

• data wydania karty imiennej (zapisana cyframi w formacie „dzień – miesiąc – rok”);
• numer personalny pracownika (nie więcej niż 6 znaków) – nadawany każdemu nowemu pracownikowi i nie ulega zmianie podczas przesunięć wewnętrznych;
• numer NIP;
• numer SNILS;
• w kolumnie „Alfabet” należy wpisać pierwszą literę nazwiska pracownika (jest to konieczne dla wygodniejszego umieszczenia w ogólnej szafce na dokumenty);
• stały lub tymczasowy charakter pracy;
• praca główna lub praca na pół etatu;
• płeć pracownika (litera „M” lub „F”).

Informacje ogólne

Pierwsza część rozpoczyna się od numeru i daty zawarcia – numery te wpisuje się w przeznaczone dla nich pola w prawym górnym rogu dokumentu.

Kolumna 1. Imię i nazwisko pracownika wpisuje się bez skrótów, jak w paszporcie.

Kolumna 2. Data urodzenia jest wpisana słownie, a z boku podana cyfrowo.

Kolumna 3. Miejsce urodzenia jest wskazane jak w paszporcie, w rubryce podany jest kod zgodny z książką OKATO. Wpis nie może być dłuższy niż 100 znaków. Słowa „powiat”, „region”, „wieś”, „stacja” można skracać, ale „wieś” i „stanica” nie mogą być skracane.

Kolumna 4. Obywatelstwo (nie skracać) i kod OKIN:

• dla obywateli Federacji Rosyjskiej – 1;
• podwójne – 2;
• inny kraj – 3;
• bezpaństwowiec – 4.

Kolumna 5. Informacje o poziomie znajomości języka obcego: należy wskazać język słowami i numerem kodowym oraz stopień jego znajomości zgodnie z przyjętą hierarchią:

• „Czytam i tłumaczę ze słownikiem” – numer 1 w polu kodowym;
• „Czytam i potrafię się wytłumaczyć” – kod 2;
• „Mówię płynnie” – numer 3.

Kolumna 6. Aby pozostawić informację o uzyskanym wykształceniu, należy wpisać wszystkie ukończone instytucje edukacyjne, wskazać uzyskane kwalifikacje za pomocą kodu OKSO oraz szczegóły otrzymanych dyplomów.

Kolumna 7. Wpisuje się tutaj nazwę zawodu, w jakim pracownik jest zatrudniony w tej organizacji (sformułowanie zgodnie z tabelą zatrudnienia) i jego kod zgodnie z OKPDTR. Możesz wskazać dodatkowy zawód, jeśli może to mieć znaczenie.