Составляем краткий протокол оперативного совещания

В.Ф. Янковая, канд. ист. наук, зам. директора ВНИИДАД

Практически во всех организациях проводятся совещания, на которых рассматриваются вопросы оперативного характера. Очень часто такие совещания так и называют – оперативные. Проводят их руководители разного уровня: от руководителя организации до руководителей структурных подразделений. Оперативные совещания проводятся с установленной периодичностью (как правило, раз в неделю) и обычно протоколируются. Если в структурном подразделении или у руководителя, который проводит совещание, нет секретаря, ведение протокола оперативного совещания может поручаться одному из сотрудников подразделения.

Наш словарик

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов* .

Проблемы и решения

Составление протоколов оперативных совещаний часто вызывает трудности. Рассмотрим наиболее распространенные.

Проблема: секретарь или один из младших по должности сотрудников, который ведет протокол, может не понимать сути обсуждаемого вопроса, и следовательно, испытывает затруднения при записи хода обсуждения вопроса.

Что делать? В таких ситуациях секретарь должен обращаться к сотруднику, выступавшему на совещании, или к любому другому сотруднику, который может дать разъяснения.

Проблема: поскольку оперативные совещания часто ведутся без жесткого регламента, секретарь может не успевать записывать все, что происходит в ходе совещания.

Что делать? В этом случае может помочь ведение звукозаписи во время заседания и составление протокола на основе ее расшифровки.

Проблема: при обсуждении вопроса может высказываться как существенная, так и малосущественная или вообще несущественная информация, и для секретаря может быть трудным выделение главной (существенной) информации, которую и нужно зафиксировать в протоколе.

Что делать? В этом случае до составления протокола секретарь должен проанализировать всю информацию, отделить главное от второстепенного и включить в протокол только самые важные сведения.

Общие правила оформления протокола

Протокол составляется на основании звукозаписи или черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания секретарем или иным работником, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если на заседании велась звукозапись, после заседания она перепечатывается, затем письменный текст редактируется и в обработанном виде включается в протокол. Срок, отводимый для оформления протокола заседания, не должен превышать трех – пяти дней со дня заседания. Протоколы оперативных совещаний составляются и оформляются в день заседания или в течение одного-двух дней после заседания.

Протоколы бывают полными и краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, вопросы, заданные докладчику, выступления лиц, принявших участие в дискуссии, и принятые решения. Краткий протокол включает только фамилии тех, кто выступал, тему выступления, запись выступления в краткой форме и принятые решения.

Ход оперативных совещаний, как правило, фиксируется в кратких протоколах.

Протокол заседания оформляется на общем бланке, стандартном листе бумаги формата А4 или специально спроектированном бланке протокола.

Обязательными реквизитами протокола являются:

· наименование организации

· наименование вида документа (ПРОТОКОЛ) с указанием вида заседания

· дата заседания

· регистрационный номер протокола

· место проведения совещания

· подписи.

Текст краткого протокола

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части краткого протокола указываются фамилии председателя и секретаря, должности и фамилии участников (присутствующих) и приглашенных лиц, повестка дня. Если участников заседания более 15, в протоколе допускается указывать общее количество участников, а список присутствующих с указанием должностей и фамилий приводится в приложении к протоколу, например:

Присутствовали: члены дирекции в количестве 16 чел. (список прилагается).

Фамилии лиц, приглашенных на заседание, указываются после слова «Приглашенные» с указанием должности лица и наименования организации.

В повестке дня указываются вопросы, являющиеся предметом рассмотрения, дополнительно может указываться должность и фамилия докладчика (выступающего). Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), например:

Протокол совещания, стенограмма обсуждения. Пример, шаблон, образец. Структура. Составление. Составить, написать. Инструкция

Структура, шаблон протокола совещания

Дата, время и место проведения мероприятия

Инициатор

Лицо, организующее мероприятие, (с контактной информацией)

Список участников (с указанием должностей и контактной информацией)

Состав секретариата / ФИО секретаря (с контактной информацией)

Стенограмма выступления первого докладчика

Первый вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)

Ответ на первый вопрос (Стенограмма)

Второй вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)

Ответ на второй вопрос (Стенограмма)

Последний вопрос (комментарий) к первому докладчику (Кто задал, стенограмма)

Ответ на последний вопрос (Стенограмма)

Стенограмма выступления второго докладчика

Принятые решения

Первое внесенное предложение (формулировка, кем внесено)

Результаты голосования (обобщенные - при тайном, подробные - при поименном)

Второе внесенное предложение

Итоговая формулировка с учетом внесенных и принятых корректив и поправок

Результаты голосования

Принято / отклонено / направлено на доработку

Материалы к совещанию

Перед совещанием участникам направляются материалы, необходимые для подготовки собрания и принятия решения, например, информационные записки, предварительные версии документов (планов, договоров, бюджетов и т. д.), которые нужно утвердить на совещании. Всем участникам совещания направляется информация о дате, времени и месте проведения, о том, кто выступил инициатором проведения, о контактном лице, которое занимается организацией мероприятия. Контактному лицу можно задавать вопросы организационного характера (как добраться, как заказать пропуск, где парковать машину). Вопросы по существу задаются контактным лицам, которые обязательно должны быть указаны в материалах. По разным материалам могут быть указаны разные контактные лица.

Пример, образец протокола

Дата, время и место проведения совещания: 01.10.2010 12:30 - 13:30 Центральный офис. Переговорная N34.

Инициатор: Генеральный директор Свистунова Ольга Васильевна

Список участников

Свистунова Ольга Васильевна (генеральный директор)

Иванов Сергей Семенович (начальник службы безопасности) ([email protected], вн. т. 02345)

Ерохин Андрей Анатольевич (начальник службы информационных технологий) ([email protected], вн. т. 02455)

Трифонов Геннадий Петрович (начальник финансового департамента) ([email protected], вн. т. 01003)

Секретарь собрания: Помощник генерального директора Ерофеев Григорий Анатольевич

К совещанию направлялись:

Служебная записка начальника службы безопасности о правилах формирования электронных адресов сотрудников

Предложения начальника службы информационных технологий о мерах по борьбе со спамом

Доклад начальника службы безопасности

В компании приняты правила кодирования электронных адресов сотрудников (инициалы и первые две буквы фамилии), которые позволяют сторонним лицам легко узнать e-mail любого сотрудника. Это приводит к потокам несанкционированных писем с разнородными коммерческими предложениями и другой бесполезной информацией.

Вопросов по выступлению задано не было.

Доклад начальника службы информационных технологий

Возможности отказаться от имеющихся адресов нет, так как они известны ключевым контрагентам и регулирующим органам. Вношу предложение завести всем сотрудникам еще один ящик электронной почты - для активной переписки. Кодировку разработать такую, чтобы не было возможности идентифицировать по ФИО сотрудника его адрес. Настроить фильтры почты так, чтобы почта на старые адреса подвергалась жесткой фильтрации. Фильтрацию почты на новые адреса сделать более мягкой. По возможности уведомлять контрагентов об изменении адресов. Работы выполнить силами управления информационных технологий.

Вопрос к докладчику задан начальником финансового департамента: Прорабатывались ли затраты на организацию предложенной системы силами управления информационных технологий? Может быть, более эффективно отдать эти работы на аутсорсинг?

Ответ. Нет, вопрос не прорабатывался.

Комментарий начальника финансового департамента: Предлагаю утвердить решение в такой редакции: Управлению информационных технологий разработать меры по исправлению ситуации с адресами электронной почты и проработать вопрос с затратами на их реализацию своими силами и силами аутсорсеров. Принять наименее затратный вариант.

Ответ. Возражений нет.

Принятые решения

Изменить порядок кодирования электронных адресов. Электронные адреса в старой кодировке сохранить, но письма, приходящие на них, подвергать строгой фильтрации.

Для выполнения поставленной задачи управлению информационных технологий в течение пяти рабочих дней разработать задание на выполнение работ. В течение еще пяти рабочих дней определиться с затратами на выполнение работ своими силами и затратами на аутсорсинг. Определиться с тем, как будут выполняться работы, на основе расчета затрат. Провести работы своими силами или силами аутсорсеров за 15 рабочих дней. Контроль за исполнением решения возложить на начальника службы безопасности.

Образец протокола заседания комиссии

Рассмотрим образец полного протокола заседания комиссии. Правила оформления протоколов одинаковы и не зависят от вида заседания (аттестационной комиссии, экспертной комиссии, комиссии по проведению чего-либо или заседания совета, рабочей группы, комитета и т.п.), если это специально не регламентировано в соответствующем нормативном акте.

Прокол обычно составляется согласно произведенным записям во время заседания или на основании переданных секретарю материалов к заседанию. Оформляется на общем бланке, закрепленном инструкцией по делопроизводству, или на стандартном листе формата А4. Необходимые реквизиты и их расположение приведены ниже в образце протокола заседания комиссии.

2. СЛУШАЛИ:

Залихватсткого Р.Ю – проинформировал о начале работы …

2.1. Принять к сведению и использованию в работе …

2.2. Юридическому отделу (Кукушкин А.П.) доработать проект регламента. Срок – 21.11.2014.

2.3. Завершить … к 30.11.2014. Ответственный – начальник хозяйственного отдела Балалайка С.Р.

Председательствующий И.М. Загорулько

Секретарь М.П. Ягодкина

Как можно еще составить протокол посмотрите на конкретном примере протокола заседания экспертной комиссии. Приведенный в данной статье образец оформления протокола доступен к скачиванию в формате doc.

Теперь несколько пояснений. Датой протокола (указывается словесно-цифровым способом) всегда является дата заседания, даже если оформление документа проводилось позднее. Регистрируются протоколы по каждому виду отдельно и присваивание номеров начинают с начала каждого года. К номеру протокола могут добавляться буквенные индексы. Для совместных заседаний указывают составные номера (через дробь).

Если присутствующих более 15 человек, то их в форме протокола не перечисляют. Оформляется ссылка на список, который будет неотъемлемой частью протокола. Если в заседании участвовали представители различных организаций, то требуется указать их должности и место работы.

Вопросы повестки нумеруются и всегда начинаются с предлога «О…» или «Об…».

Схема каждого рассматриваемого вопроса строится стандартно: «СЛУШАЛИ» – «ВЫСТУПИЛИ» (если не было обсуждения или задано вопросов, то эту часть можно пропустить) – «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ».

После фамилии (внимание на падеж – «слушали» кого? и «выступили» кто?) включается в текст протокола основное содержание выступлений (излагается в прошедшем времени от третьего лица ед. числа – «ознакомил», «отметил», «предложил» и т.д.) или оформляется в виде отдельных приложений к протоколу.

Принятое решение формулируется по форме, принятой в распорядительных документах («утвердить положение», «подготовить программу» и т.д.). Если даются поручения, то требуется указать ответственного исполнителя и срок. Итоги голосования при необходимости приводятся в постановляющей части: «за» – 5 голосов, «против» – нет, «воздержалось» – 2 голоса, решение принято 5 голосами.

Протокол подписывают только председательствующий и секретарь (не требуется другим членам комиссии). Некоторые виды протоколов должны быть утверждены руководителем организации, например, протокол заседания экспертной комиссии. В этом случае добавляем гриф утверждения.

Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания.

Евгения Полоса

** Если вам необходима ПОМОЩЬ ЮРИСТА, получите online консультацию сейчас.

Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

Образец. Форма краткого протокола

ФОРМА КРАТКОГО ПРОТОКОЛА

Наименование

предприятия

ПРОТОКОЛ

"__"______ 20__ г.

Nо.______________

_________________

Производственного

Председатель - ______________________________________________________

Секретарь - ______________________________________________________

Присутствовали: _____________________________________________________

(долности, фамилии, инициалы)

Рассмотренные вопросы:

2. _____________________________________________________________

_____________________________________________________________________

Принятые решения:

1. _____________________________________________________________

Подготовка совещаний и оформление протокола

О каком протоколе пойдет речь?

В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания и протоколы счетной комиссии.

Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций - протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.

Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия - собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:

и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),

и распорядительным документом (фиксируется принятое в результате обсуждения решение).

В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы конференций, собраний, семинаров и т. д.

Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др. то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.

Подготовка к проведению совещания

Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов

Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.

Выражается это в наличии:

регламента работы

плана работы на ближайший год

собственного аппарата, возглавляемого секретарем.

Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа (программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.

В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.

Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления (т.е. распорядительного документа) данного коллегиального органа.

Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год . в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.

Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат . который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.

Подготовка собраний

Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.

В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.

Первым документом из этого ряда является повестка дн я. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.

Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.

В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании и приглашением участников.

Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта первый - более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.

Новая страница 1

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности , например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Подготовительный этап

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

Если заседание стенографировалось или велась звукозапись , после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон , после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

Оформление реквизитов протокола

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области .

Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции

Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

1. СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается) .

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить...», «Предусмотреть...», «Внести изменения...». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

- место и время проведения общего собрания акционеров;

- председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

Сокращенный вариант оформления протокола

Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

Выписка из протокола

Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Подготовка к совещанию.
После проведения заседания необходимо составить протокол. Он считается основным документом, потому что он фиксирует сам факт заседания, какое на нем было принято решение и срок его выполнения. Данный документ в дальнейшем служит основанием для издания постановления или решения.

Подготовка собрания.

Собрание, как правило, проводиться в любом составе. В него могут входить не только члены коллегиального органа, но и руководители департамента или специалисты определенных структур подразделения. Чем тщательнее пройдет подготовка собрания, тем меньше времени уйдет на подготовку к совещанию и тем больше эффективных решений будет принято.

В ходе заседания составляются некоторые документы, которые впоследствии служат приложением к протоколу.

Первым из этого ряда документов считается повестка дня. Она, как правило, составляется секретарем. Затем она рассылается всем участникам процесса заседания и приглашенным на него лицам. В ней необходимо указать число и последовательность вопросов, которые подлежат обсуждению, дату и время заседания, фамилию докладчика или если их много, то нужно перечислить каждого из них и место проведения заседания. Форма данной повестки может быть разной. На первом примере показан образец более официальной повестки, а на второй подходит для оперативных заседаний.

Пример первый оформления протокола, касательно повестки дня.

Пример второй.

Так же в состав документов входит и проект по решению каждого из вопросов, которые были включены в данную повестку. Готовят эти проекты сами докладчики.
В ходе подготовки к собранию также готовиться явочный лист или лист регистрации участников, его пример показан в примере под номером тринадцать. Его необходимо составляет, когда участников собрания больше пятнадцати.

Типовые правила оформления протокола.

Порядок оформления протокола определен ГОСТом. В данном ГОСТе указаны правила оформления протокола, а именно его заголовок и заключительная часть, а также требования, предъявленные к тексту этого документа.

Заголовок.

В нем указывается полное название предприятия, протокол, ставится его номер и дата, а так де место, где он был составлен и заголовок текста.

Если предприятие имеет официальное сокращенное наименование, то его можно указать строкой ниже в скобках. Это показано на примере три.

Если предприятие имеет вышестоящую организацию, то ее название должно быть указано выше названия организации. Это показано на примере пять.
Пример 3

Пример 4

Пример 5

Датой протокола считается день проведения самого заседания. Если заседание длилось не один день, то в протоколе следует указать дату его начала и конца. Это показано на примере шесть.

Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания – 16 января.

В этой ситуации датой протокола будет «13 – 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 – 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».

Номером протокола считается порядковый номер самого заседания.

Заголовок к тексту указывает вид коллегиальной деятельности. Это показано на примере семь.

Пример 7

Реквизиты заголовка можно расположить продольно. Это показано на примере восемь. Или угловым способом. Это показано на примере девять.

Пример 8

В современной практике управления составление протоколов заседаний необходимо, чтобы документировать работу совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров. Образец и все необходимые правила оформления протокола заседания – далее в нашей статье.

В этой статье вы прочитаете:

• Почему важен протокол заседания организации
• Какая форма протокола заседания наиболее предпочтительна
• Какие нюансы предполагает протокол заседания совета директоров
• Какой бланк протокола заседания необходимо использовать
• Как происходит оформление протоколов заседаний
• Где найти образец заполнения протоколов заседания
• Где рекомендуется хранение протоколов заседаний

Для чего нужен протокол заседания

Протокол по итогам коллегиального управленческого действия необходим, чтобы документально оформить прошедшее обсуждение вопросов и принятые решения.

Срочно проверьте своих партнеров!

Вы знаете, что налоговики при проверке могут цепляться к любому подозрительному факту о контрагенте ? Поэтому очень важно проверять тех, с кем Вы работаете. Сегодня, Вы можете бесплатно получить информацию о прошедших проверках Вашего партнера, а главное получить перечень выявленных нарушений!

Оформление протокола заседания в отечественном делопроизводстве практикуется с начала 18-го столетия. Тогда впервые начали обсуждать вопрос перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол представляет собой:

– информационный документ (с документацией хода обсуждения);

– распорядительный документ (с фиксацией решения, принятого по результатам обсуждения).

Составление протоколов в современной практике управления предусмотрено, чтобы документировать деятельность совещаний под руководством управленцев разных рангов. Протоколы также используются, чтобы отражать работу собраний, конференций и семинаров.

Решение о необходимости оформления протокола принимается на совещаниях руководителем, который их назначает. Если во время совещания будет обсуждаться информирование сотрудников по определенной проблеме о разъяснении ранее принятого решения, то может оформление протокола заседания необязательно. Однако оформление протокола может потребоваться и на оперативном совещании. В таком случае фиксируются данные о составе присутствующих, предложения либо высказанные мнения.

Как добиться выполнения принятых на заседании договоренностей

Александр Шувалов, генеральный директор компании «Туле-центр», Москва

Даже при правильной организации заседания , соблюдая установленный регламент, повестку и конструктивные убеждения, не всегда обеспечивается необходимый результат – компании не удается осуществить кардинальные изменения, будто совещания и не было вовсе. Подобная проблема вызвана вовсе не ленью сотрудников. Необходимо помнить о серьезной проблеме отсутствия фиксации договоренности на совещании.

Так по итогас поручения и решения после совещания просто повисают в воздухе. Многие готовы возражать, утверждая – мы фиксируем всю информацию в ежедневниках. Но очень распространены ситуации, когда работник что-то «забыл», не зафиксировал либо перепутал. Человек после заседания забывает об обсуждаемой на встрече информации.

Поэтому оформление протокола совещания для меня уже давно стало привычным и обязательным правилом. Для этого секретарь прошел соответствующий курс. Храним в своем архиве протоколы по всем заседаниям.

После проведенного заседания нужно напомнить всем сотрудникам о поручениях – электронным письмом или записями в CRM-системе и других программах, используемых в компании.

Нужно ли вести протокол заседания на специальном бланке

В литературе по делопроизводству встречается утверждение, по которому оформление протоколов заседаний производится на общем бланке. Однако общий бланк для оформления протоколов и других документов применяется не всеми компаниями. В первую очередь, он используется органами государственной власти и органами местного самоуправления. Ведь согласно нормативным правовым актам – данные органы должны использовать бланки с изображением герба (Государственного, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования), выполненные типографским способом. У других организаций есть право самостоятельного выбора способа изготовления бланков для протокола совещания.

Если компания не работает с типографскими бланками протоколов заседания, то выбор делается в пользу компьютерных шаблонов бланков – более удобной оказывается работа с конкретными видами шаблонов бланков – письмами, распоряжениями, приказами, служебными записками, протоколами, прочими видами документов.

В данном случае общий бланк не требуется. Для разработки шаблонов бланков следует учитывать положения стандарта 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (раздел 4 «Требования к бланкам документов»).

Как оформить протокол заседания

1) Заголовочная часть протокола. В ней размещают следующие реквизиты:

– полное наименование организации;

– вид документа (ПРОТОКОЛ);

– номер и дату;

– место составления протокола;

– заголовок к тексту.

Наименование организации должно указываться вместе с организационно-правовой формой. Оно должно соответствовать официальному наименованию организации (указанному в положении организации либо уставе). Необходимо также указать организационно-правовую форму полностью, а не в виде аббревиатуры.

• Тренинги по продажам: что необходимо знать перед началом

При наличии в компании официально зарегистрированного сокращенного наименования, возможно его указание строкой ниже полного наименования – в скобках. При наличии у компании вышестоящей организации, наименование последней указывается выше названия организации, составляющей документ (рекомендуется в сокращенном виде).

Например:

Открытое акционерное общество
Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»
(ОАО Агентство «Роспечать»)

Закрытое акционерное общество «Новые технологии»

Дата протокола – день проведения заседания. Если длительность заседания составила несколько дней, то указываются в дате протокола даты с начала до окончания совещания (а не ограничиваясь лишь датой подписания протокола), который может быть оформлен и через несколько дней после самого совещания).

Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номер (индекс) протокола представлен порядковым номером заседания. Он присваивается отдельно по каждой группе протоколов, составляющих в компании – отдельно нумеруются протоколы заседаний дирекции, протоколы общих собраний акционеров, протоколы собраний трудового коллектива и протоколы заседаний технического совета.

Место составления – его указание важно в случаях, если заседание проводится в другом населенном пункте, а не в месте расположения компании.есто составления указывается с учетом административно-территориального деления, допускаются лишь общепринятые сокращения.

Заголовок к тексту содержится в протоколе указание вида коллегиальной деятельности (собрание, совещание, заседание и пр.) и наименования коллегиального органа в родительском падеже. К примеру, заседания собрания трудового коллектива или совещания начальников структурных подразделений.

Размещаться реквизиты заголовочной части могут угловым либо продольным способом. Право выбора подходящего варианта сохраняется за компанией.

2) Вводная часть текста. После заголовка вводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Необходимо учитывать – председатель в протоколе является должностным лицом, которое проводит совещание, по штатному расписанию его должность не указывается в тексте.

Секретарь отвечает за организацию совещания, документирование его деятельности, составляя и оформляя протокол. Не обязательно, чтобы секретарь совещания являлся секретарем по занимаемой должности. Ведь данная должностная обязанность для сотрудника может быть дополнительной. Если она выполняется постоянно, необходимо регулировать её должностной инструкцией. Данная работа поручается работнику руководителем, если выполняется как разовое поручение.

Председатель – Панков Ю.П.

Секретарь – Егорова Д.Л.

Присутствовали: Беспалов А.Д., Корнеев Н.Р., Луньков Е.Н., Маринина Е.М., Устинов А.К.

Приглашенные: исполнительный директор ОАО «СМУ № 15» Шувалов Т.Б., финансовый директор ОАО «СМУ № 14» Османова М.Т.

После слова «Присутствовали» с новой строки пишем в алфавитном порядке инициалы и фамилии должностных лиц компании, принимающих участие в заседании. Если приглашены для участия в заседании должностные лица организации, необходимо их перечисление в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. При участии в рамках заседания представителей других организаций, необходимо также указывать должности и названия компаний.

Печатается перечень присутствующих участников совещания и приглашенных лиц через один межстрочный интервал. Затем оставляется пустая строка и через один межстрочный интервал печатается повестка дня. Принято печатать основную часть текста через 1.5 межстрочных интервала.

• Договор на оказание услуг: образец, типичные ошибки

Составление перечня участников относится к обязанностям секретаря. Список формируется заранее по указанию руководителя. Данный список в день проведения мероприятия корректируется в зависимости от фактического наличия должностных лиц.

Если производится оформление протокола заседания расширенного (при участии более 15 человек) либо постоянно действующего коллегиального органа, фамилии участников не перечисляются, а указывается цифра их общего количества. Определяется это количество по данным регистрации – в данном случае список регистрации входит в число приложений к протоколу. Протоколом заседания в таком случае отражаются следующие данные:

Присутствовали: 19 человек (список прилагается).

Во вводной части протокола указывается повестка дня. Содержание повестки дня определяется руководителем, назначающим совещание, который будет заниматься и его проведением. Если данный документ рассылался перед совещанием, то информация из него должна переноситься и в протокол.

• Оборотные активы предприятия: понятие, управление и анализ

В повестке дня содержатся вопросы, которые будут обсуждаться на мероприятии, закрепляя фамилии выступающих и последовательность обсуждения данных вопросов.

В протоколе по каждому пункту должны приводиться инициалы и фамилия докладчика.

Повестка дня:

1) Об утверждении правил информационной безопасности.
Доклад начальника информационного отдела Дорониной Ю. Р.

2) О внесении изменений в штатное расписание.
Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.

3) Основная часть текста

Протоколы заседания компании, в зависимости от формы изложения текста, могут быть полными и краткими. Формы протокола различаются между собой лишь по полноте освещения хода заседания. Данные формы не предполагают различия по оформлению:

Краткий протокол – данным документом фиксируются:

– вопросы, которые обсуждались на заседании;

– фамилии выступавших (докладчиков);

– принятые решения;

Обычно ведется данный протокол для следующих случаев:

– когда стенографируется заседание либо записывается на диктофон;

– при оперативном заседании, важное значение отводится фиксации решения без детализации хода обсуждения.

Краткий протокол заседания организации не позволяет определить ход обсуждения вопроса, высказанные замечания, мнения, процесс выработки распорядительной части – управленческого решения.

Полный протокол предназначен для документирования подробной картины происходящего, включая содержание докладов и выступлений участников заседания, всех высказанных мнений, озвученных вопросов, замечаний, реплик и позиций.

Следовательно, полный протокол предполагает наличие трех частей по каждому обсуждаемому вопросу – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

В основной части текста содержится количество разделов, соответствующее числу пунктов, включенных в повестку дня. Разделы нумеруются в соответствии с ней. Каждый раздел содержит 3 части для полного протокола – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Краткий протокол содержит 2 части. Печатают данные слова от левого поля прописными буквами.

В тексте протокола после слова «СЛУШАЛИ» предстоит указать фамилии и инициативы основного докладчика в родительном падеже, с изложением через тире записи его речи. Как правило, изложение приводится от 3-го лица единственного числа в прошедшем времени. Если подготовлен письменный доклад со сдачей секретарю, можно обозначать протоколом лишь тему доклада, с припиской «текст доклада прилагается». Рассмотрим пример:

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В. Ю. – о результатах выполнения плана работы отдела продаж на 4 квартал 2015 г. Отметил, что план выполнен на 100%.

1. СЛУШАЛИ:

Петрова В. Ю. – текст доклада прилагается.

После слова «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе предстоит указать фамилии и инициалы участников обсуждения. Каждая фамилия и инициалы в тексте протокола печатаются с новой строки в именительном падеже.

Записи выступления указываются после фамилии через тире с изложением от третьего лица единственного числа. Приводятся в данной части и вопросы, которые были озвучены во время доклада либо после его окончания, с указанием ответов на них.

Если на совещании отсутствуют обсуждения либо вопросы, опускается часть «ВЫСТУПИЛИ», данный фрагмент состоит лишь из 2 частей «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Возможно это также для полного протокола при рассмотрении некоторых вопросов на повестке дня.

За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») указывается текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. При принятии по одному вопросу нескольких решений, предстоит пронумеровать их арабскими цифрами. Первой цифрой будет показываться номер пункта, второй цифрой – номер принятого решения.

В частности, если принимаются по первому пункту 3 решения, указываться они будут как 1.1, 1.2 и 1.3.

Если принято по 2-му вопросу лишь одно решение, будет указываться не 2, а 2.1.

1.1. Подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. к 03.03.2009. Ответственный – начальник кадровой службы Ушаков Л.Б.

1.1. Начальнику кадровой службы Ушакову Л.Б. подготовить программу повышения квалификации продавцов силами штатных специалистов Общества на 2 квартал 2009 г. Срок – 03.03.2009.

По обычной практике оформления протокола заседания не предполагается фиксация результатов голосования. Хотя, если голосование проводилось, необходимо его отразить в пункте постановляющей части. Протоколы общих собраний предполагают множество специфики – в том числе при отражении данных голосования по решениям, с фиксацией данных решений в протоколе счетной комиссии, также протоколом общего собрания акционеров. Рассмотрим пример:

1.1. Утвердить кандидатуру Федорова А.Е. на должность финансового директора Общества.

1.1. Утвердить годовой отчет, бухгалтерский баланс, отчет о прибылях и убытках за 2014 год; План развития и перечень наиболее важных задач на 2015 год.

Результаты голосования: «ЗА» – 78 голосов (97,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании); «ПРОТИВ» – нет; «ВОЗДЕРЖАЛИСЬ» – 2 голоса (2,5% от общего числа голосов, участвующих в собрании). Решение принято 78 голосами. Протокол № 2 счетной комиссии прилагается.

Имеет ли протокол заседания юридическую силу

Составление протоколов производится на основе стенографических, рукописных либо аудиозаписей, ведущихся на заседании. Секретарь после заседания перепечатывает записи, оформляя их согласно изложенным требованиям, и представляя на редактирование председателю совещания. Протокол, с учетом данного правила, подписывается и получает силу официального документа.

Юридическая сила протокола – его достоверность, официальность, бесспорность – зависят от правил оформления. Стандартное определение предполагает: «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если указанные правила оформления соблюдаются, то протокол заседания организации наделяется юридической силой, когда будет подписан 2 лицами – председателем и секретарем.

Протокол заседания организации представляет собой внутренний документ, поэтому, как правило, на нем не указывается печать.

Если составляется протокол заседания организации на несколько страниц, необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Проставляются номера страниц арабскими цифрами без указания слова «страница» (стр.), не используя кавычки, дефисы и прочие знаки.

Каков срок подготовки протокола

Общее правило предполагает – срок подготовки протокола заседания не должен быть более пяти дней. Назначаться конкретная дата готовности протокола заседания может руководителем, который вел совещание, либо председатель постоянно действующего коллегиального органа. Устанавливаться срок оформления протокола может в регламенте работы коллегиального органа.

Однако для некоторых разновидностей устанавливаются четкие сроки согласно определенным документам.

Решения, которые были приняты в рамках совещания, должны доводиться работникам или рассылкой или копиями всего протокола, или как выписки постановляющей части. Ознакомление работников в небольших компаниях порой ведется под роспись, составив к протоколу лист для ознакомления.

Также практикуется подготовка, основанная на принятых решениях других распорядительных документов – к примеру, приказа руководителя компании либо решения коллегиального органа.

Для согласования протокола заседания использую iPad

Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва

При согласовании протокола заседания с партнерами работаю с использованием iPad. Использую при комментировании каждого пункта документа приложения PDF Converter и PDF Expert. С помощью первого смог конвертировать по почте документ в PFD-формат, второе очень удобно для составления комментариев. Партнеры, конечно, были удивлены комментариями в файле PDF – пришлось читать предложения в одной программе, а вносить правки в документ уже в другой.

Как оформить выписку из протокола заседания

Распространенная практика документирования заседания – составление выписок из протокола. Выписка из протокола является точной копией части текста подлинного протокола, который относится к вопросу повестки дня, в отношении которого составляется выписка. Воспроизводятся при этом все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому выписка готовится, и текст, который обсуждает его обсуждение и решение.

Подписывается выписка из протокола лишь секретарем, он же занимается составлением заверительной надписи. В ней содержится слово «Верно», с указанием должности лица, которое выписку заверяет, его личной подписи, фамилии, даты и инициалов. Если выдается выписка из протокола, чтобы представить в другую организацию, необходимо заверить печатью.

Где и как хранить протоколы заседания

Хранение протоколов заседания осуществляется в зависимости от формы делопроизводства, принятой в конкретной компании. При централизованном ведении делопроизводства, то хранение протоколов заседания возможно у секретаря, в службе делопроизводства. Место хранения в рамках децентрализованного делопроизводства определяется по структуре компании – обычно используются секретариаты должностных лиц, проводящих совещания.

Протоколы формируются в дела согласно номенклатуре дел, однако в любом случае необходимо их формирование в раздельных делах – в зависимости от названия коллегиального органа либо вида проводимого совещания.

Проводятся совещания дирекции генеральным директором. В структуре компании создан экспертный совет с генеральным директором во главе. Протоколы совещаний и экспертного совета необходимо формировать в 2 разных дела.

Для протоколов разных видов характерен постоянный срок хранения. В их числе протоколы коллегиального исполнительного органа, контрольных, ревизионных органов, экспертных, научных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков.

Информация об авторе и компании

Александр Шувалов , генеральный директор компании «Туле-центр», Москва. В 1993 году окончил Московский государственный институт международных отношений. Карьеру начал в Великобритании в компании Boeing. Получил степень МВА в Кембриджском университете. В 1998 году, вернувшись в Россию, в качестве антикризисного менеджера возглавил Саратовский жировой комбинат. С 1999-го – глава группы компаний AnhelGmbH. С 2008-го – руководитель направления национальных продаж текстильного холдинга «Новотекс». В 2009–2010 годах – исполнительный директор инвестиционного фонда LloydsBankingGroup (Лондон).

Илья Алябушев , директор по продуктам компании «АйДесайд», бизнес-консультант в сфере формирования распределенных команд менеджеров, аналитиков и разработчиков, Москва. Окончил Южно-Уральский государственный университет. До прихода в компанию «АйДесайд» курировал развитие проектов в холдинге «Астра – системные технологии», участвовал в создании комплексных систем мониторинга безопасности в городах. Получил сертификат международной ассоциации ScrumAlliance.

• Зачем нужен протокол совещания.
• К какому типу протоколов относится протокол совещания.
• Как вести протокол совещания.
• Из каких разделов состоит протокол совещания.

Протокол совещания является разновидностью деловых бумаг, отражающей весь спектр событий, произошедших в рамках собрания персонала компании. Данный вид документа не входит в перечень обязательных для ведения на предприятии, но зачастую он может оказаться довольно полезным.

Зачем нужен протокол совещания

В любой компании регулярно происходят различные совещания. Данный вид встреч дает возможность разрешить большое число острых проблем, вовремя среагировать на сложные вопросы, сформулировать стратегию развития предприятия и т. д.

В то же время часть совещаний не подлежит фиксации посредством протокола, что также является нормой. Руководящий состав организации может самостоятельно установить перечень общих мероприятий, в ходе которых официально ведется запись, а также обозначить такие, на которых это делать необязательно.

Главным предназначением протокола выступает фиксация в письменном виде всего спектра вопросов, задач и мнений, которые прозвучали в рамках заседания, а также совместно принятых решений.

Наилучшим вариантом является наиболее детализированный протокол.

Чаще всего подобное документирование применяется в рамках совещаний, оказывающих непосредственное влияние на будущее организации. Помимо этого, желательно фиксировать содержание всех встреч со сторонними предприятиями и сотрудниками госучреждений.

3 раздаточных материала для совещания

Увеличьте результативность совещаний с помощью трех раздаточных материалов , которые приготовила редакция журнала «Генеральный Директор».

К какому типу протоколов относится протокол совещания

В управленческой деятельности получили распространение несколько видов протокола: протокол согласования, протокол о намерениях и протокол изъятия вещественных доказательств (документов). К главным документам общего собрания акционеров, согласно действующему законодательству, относятся протокол счетной комиссии и протокол собрания.

Помимо этого, допускается составление протокола одним должностным лицом, если он осуществляет административные функции (в случае задержания, ДТП и пр.). Для всех видов данных документов разработаны определенные типовые шаблоны.

Мы рассмотрим такую форму протокола совещания, которая применяется для общего управленческого мероприятия. Указанный документ составляется в организации по итогам коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.

Зарождение протокола в области делопроизводства в нашей стране связывают с началом восемнадцатого века, когда в управленческой деятельности появилась практика проведения дебатов до выработки и закрепления мнения большинства. Традиционно протокол выступает:

• информационным документом (фиксирует процесс обмена мнениями),
• распорядительным документом (регистрирует выработанное в ходе встречи решение).

В настоящее время принято составлять протокол проведения совещания с целью фиксации протекания коллегиальных мероприятий, проводимых руководителями разного уровня. Помимо этого, указанный документ применяют для регистрации событий в ходе различных семинаров, заседаний, конференций и пр.

Решение о потребности оформления протокола совещания при оперативной деятельности возлагается на руководителя, назначающего и проводящего данные мероприятия. Если же надо просто передать сотрудникам информацию по определенной проблеме, разъяснить вынесенные до этого решения и прочее, то можно не пользоваться протоколом. Если потребность в данном документе имеется, то в нем отражается состав участников, выдвинутые идеи либо предложения.

Как вести протокол совещания

Протоколирование хода совещания входит в обязанности секретаря руководителя организации. Данная функция может исполняться и другим сотрудником.

До начала совещания секретарю передают список приглашенных и примерный перечень вопросов. Участники представляют тезисы докладов. Это помогает готовить шаблон документа, чтобы ускорить работу по составлению итоговой версии протокола. Если участников много, то желательно завести регистрационный лист, где будут указаны Ф. И. О. явившихся лиц. После начала совещания секретарь оформит окончательный список присутствующих.

Фиксация информации ведется секретарем совещания по ходу мероприятия. Для того чтобы повысить точность протоколирования, используются диктофонные записи. Все слова фиксируются на цифровом носителе, а после воспроизводятся при окончательном оформлении документа.

Если проводится массовое собрание с большим количеством участников, то прокол ведут два секретаря. Работа сразу двух специалистов над одним документом поможет ускорить процесс, если совещание затянется.

Отдельные реплики, замечания, комментарии, обсуждения предметов, не относящихся к тематике заседаний, не отражаются в документе. В нем фиксируется общий смысл докладов, вопросов и предложений. Точно записываются решения и поручения, которые дает руководитель отдельным исполнителям.

При этом нужно обратить внимание, что доклады и вопросы не нужно приводить слово в слово.

Если руководителю понадобится точная информация, то он потребует представить отчет за подписью ответственного сотрудника. На совещаниях оговаривается положение вещей в целом, поэтому нет нужды в детальной записи. В итоге в документе тезисно отражается ход заседания: обсужденные темы, поднятые вопросы и принятые решения.

В некоторых случаях руководители организации требуют именно дословной фиксации каждой фразы. Это характерно для совещаний в современных компаниях, где на подобных мероприятиях решается большое количество оперативных вопросов.

Из каких разделов состоит протокол совещания

Документируя процесс встречи, необходимо обеспечить соответствие протокола совещания ГОСТу Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Это означает, что при записи информации надо соблюсти правила оформления протокола совещания, касающиеся заголовка, заключительной части документа и его содержания.

Заголовочная часть протокола.

Шапка должна содержать ряд реквизитов:

• полное наименование организации;
• вид документа (ПРОТОКОЛ);
• номер и дату;
• место оформления;
• заголовок к тексту.

Обязательным является указание организационно-правовой формы в названии предприятия. Полное наименование должно совпадать с официально установленным, приведенным в уставе либо положении об организации, и все слова требуется прописать полностью, без сокращений.

При наличии у предприятия официально зарегистрированного краткого названия допускается указание его в скобках после полного.

Если у организации имеется вышестоящая структура, ее название располагают выше наименования фирмы, создавшей документ. При этом обычно ее указывают в сокращенном виде.

Например:

• Открытое акционерное общество;
• Агентство «Распространение, обработка, сбор печати»;
• (ОАО Агентство «Роспечать»);
• Закрытое акционерное общество «Новые технологии».

Дата протокола соответствует дате проведения совещания. Для многодневных заседаний проставляют числа его начала и окончания. Ни в коем случае нельзя указывать дату подписания протокола, так как иногда он оформляется через несколько дней после завершения мероприятия.

К примеру: заседание совета директоров акционерного общества осуществлялось на протяжении двух дней (13.01.09 и 14.01.09). Протокол оформили на следующий день и завизировали через сутки после завершения мероприятия, то есть 16.01.09. В таком случае указывают числа «13 – 14.01.2009». При этом допустимо еще два варианта написания даты: «13.01.2009 – 14.01.2009» или «13 – 14 января 2009 г.».

Номер (индекс) протокола – это порядковый номер заседания. Нумерация устанавливается на календарный год, при этом существуют несколько групп протоколов, и по каждой из них идет отдельная порядковая нумерация. Таким образом, проставлять свои номера надо на протоколах: заседаний дирекции, общих собраний акционеров, собраний трудового коллектива, заседаний технического совета и пр.

Традиционно принято писать двузначным числом номера документа и даты, имеющие одну цифру. Это осуществляется с помощью добавления нуля перед одиночной цифрой. Обычно это объясняют следующим образом: нуль («№ 01» либо «01 января 2008 г.») не даст указать в данном месте другой знак, трансформировав в результате 1 в 11, 21 либо 31. Еще раз напомним, что в нормативных документах не установлено точных правил на написание подобных чисел. Это лишь общепринятая практика.

Место оформления документа следует обозначить, если его сложно установить по наименованию организации. Также его указывают, если заседание проходит в отличном от расположения предприятия (автора документа) населенном пункте. Согласно ГОСТу Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место оформления протокола пишется в соответствии с имеющимся административно-территориальным делением с применением общепринятых сокращений.

Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид совместной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже.

Например, «заседания методического совета» или «собрания трудового коллектива» или «совещания начальников структурных подразделений».

Реквизиты заголовочной части можно расположить продольным или угловым методом. Данный выбор зависит от организации.

Вводная часть текста

Текст протокола состоит из вводной и основной частей.

Во вводной части документа за заголовком следуют инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Председатель, который проводит совещание, является должностным лицом, но его пост в документе указывать не следует.

Организацией и документированием деятельности совещания занимается секретарь. Таким образом, он несет ответственность за всю процедуру протоколирования. При этом секретарь совещания (заседания) в действительности может не быть секретарем по занимаемой должности. Возможно наделение дополнительной обязанностью по протоколированию подходящего сотрудника. В случае регулярного ведения такой документации определенным работником данную функцию необходимо указать в его должностной инструкции. Но в этом нет необходимости при разовой потребности оформить протокол, просто руководитель выдает поручение сотруднику.

К примеру, на заместителя директора Панкова возлагаются обязанности председателя заседания начальников отделов, а его личного помощника Егорову назначают секретарем собрания. В такой ситуации их должности по штатному расписанию не указывают в протоколе. В составляемом документе они будут выступать лишь как председатель и секретарь заседания.

Образец составления вводной части протокола совещания:

• Председатель – Панков Ю. П.
• Секретарь – Егорова Д. Л.
• Присутствовали: Бессонов А. Д., Коренев Н. Р., Лужин Е. Н., Малинина Е. М., Устюгов А. К.
• Приглашенные: генеральный директор ОАО «Опал» Шумилов А. Б., технический директор ОАО «Лазурит» Остер М. А.

На следующей строке после слова «Присутствовали» по алфавиту указывают инициалы и фамилии сотрудников предприятия, принявших участие в рассмотрении и выработке решений в рамках заседания.

В ситуации присутствия на собрании иных приглашенных должностных лиц этого предприятия их перечисляют в разделе «Приглашенные». При этом занимаемые ими посты не указываются, фамилии и инициалы располагаются по алфавиту. И лишь в случае участия работников сторонних компаний приводятся их должности и наименование фирмы.

Для составления списка присутствующих сотрудников и приглашенных лиц используется один межстрочный интервал. После этого пропускается одна пустая строка и с таким же интервалом оформляется повестка дня. Основная часть текста набирается с помощью полуторного межстрочного интервала.

Секретарь заблаговременно формирует список участников совещания, опираясь на указание руководителя. Такой перечень необходим для информирования заинтересованных лиц о дате мероприятия и повестке дня. Не лишним будет заранее раздать справочные материалы для ознакомления с вопросами и подготовки к заседанию. Список участников совещания корректируется в день проведения по факту присутствия должностных лиц.

В случае проведения расширенной встречи (свыше 15 человек) либо совещания постоянно действующего коллегиального органа при оформлении протокола не проставляют фамилии присутствующих, а приводят лишь общее число участников, которое фиксируется при регистрации. Затем перечень регистрации прикладывается к протоколу в виде приложения. В самом документе должно значиться: «Присутствовали: 19 человек (список прилагается)».

Повестка дня является неизменным атрибутом вводной части. Менеджер, назначивший совещание, устанавливает ее содержание. В случае предварительной рассылки повестки участникам для ознакомления изложенную в ней информацию следует занести в составляемый документ.

Номер присваивается вопросам повестки дня посредством арабских цифр. Формулировку тем надо начинать с предлога «О» либо «Об», отвечая на вопрос «о чем?». Любой пункт должен содержать инициалы и фамилию докладчика, то есть должностного лица, подготовившего указанное сообщение.

Пример оформления протокола совещания в части повестки.

Повестка дня:

1. Об утверждении правил информационной безопасности.

Доклад начальника информационного отдела Дороховой Ю. Р.

1. О внесении изменений в штатное расписание.

Выступление заместителя генерального директора Сергеева И. Н.

Основная часть текста

Оформляющая часть протокола

Созданные вручную стенографические либо аудиозаписи, сделанные секретарем в ходе заседания, становятся основой содержания протокола. По окончании совещания секретарь оформляет документ в соответствии с существующими требованиями. Далее проект поступает председателю заседания для редактирования. После внесения всех правок протокол закрепляется подписями и переходит в ранг официальных документов.

Юридическая сила протокола, то есть официальность, достоверность, бесспорность, обуславливается не только правилами его заполнения. Согласно традиционному толкованию «юридическая сила – это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Если обязательные правила оформления соблюдены, то документ наделяется юридической силой после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.

Внесение этого реквизита не вызывает затруднений, так как оно одинаково для всех рассмотренных нами видов протокола. Подписи следует отделять от текста 2 либо 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» располагают от границы левого поля, с правым полем граничит последняя буква в фамилии.

Протокол представляет собой внутренний документ, соответственно печать на нем обычно не ставится.

При его объеме свыше одной страницы вторую и последующие необходимо пронумеровать. В оформлении номеров страниц используют арабские цифры без слова «страница» (стр.), без применения дефисов, кавычек и иных знаков.

Согласно общему правилу на оформление протокола отводится не более пяти дней. Дату готовности указанного документа обычно определяет менеджер, проводивший заседание, либо председатель постоянно действующей структуры. Помимо этого, срок подготовки может быть установлен регламентом работы коллегиального органа.

Существует ряд документов, ограничивающих период оформления для конкретных разновидностей протоколов. В частности, закон «Об акционерных обществах» предписывает данным предприятиям составить протокол заседания совета директоров за 3 дня, а на подготовку столь трудоемкого документа, как протокол общего собрания акционеров, дается даже 15 дней.

О решениях из протокола совещания персонал информируется посредством рассылки полных копий либо выписок постановляющей части. В маленьких организациях ознакомление сотрудников с принятыми резолюциями зачастую происходит под роспись. С этой целью к протоколу прикладывают лист ознакомления.

Также часто, опираясь на постановления собраний, разрабатываются распорядительные документы, к примеру, решения коллегиального органа либо приказ директора предприятия.

• Как генеральному директору найти идеального личного помощника

Протокол совещания в краткой и полной форме

Существуют краткая и полная формы изложения текста в протоколе.

По сути, между собой они отличаются лишь объемом детализации освещения процесса заседания, а оформление у них тождественно. Такое положение сложилось в результате практики, и данная информация транслируется при любом обучении в области делопроизводства.

Краткий протокол является документом, фиксирующим поднятые в процессе заседания вопросы, фамилии докладчиков и вынесенные решения.

Указанную форму традиционно применяют:

• если на заседании ведется стенографическая запись (стенограмма выступлений составит приложение) либо фиксирование происходящего с помощью специальных технических средств;
• если заседание оперативного характера и нужно задокументировать принятое решение, не уточняя ход обсуждения.

В случае применения краткого протокола рабочего совещания утрачивается возможность восстановления хода обсуждения вопроса, высказанных мнений и замечаний, протекания процесса выработки управленческого решения.

В полном виде сохраняется подробное описание того, что происходило на совещании. Эта форма включает в себя текст докладов и выступлений участников заседания, все мнения, вопросы и реплики, прозвучавшие в процессе, и другие детали мероприятия.

Соответственно, полный протокол содержит 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), в отличие от краткого, имеющего лишь две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).

Количество разделов в основной части текста протокола и их нумерация соответствует числу пунктов, входящих в повестку дня. Любой раздел представлен в 3 частях в полной форме – «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») – и в 2 частях в краткой. Указанные слова оформляются прописными буквами от левого поля.

Сразу за подзаголовком «СЛУШАЛИ» необходимо указать в родительном падеже фамилию и инициалы главного докладчика (слушали кого?). Далее следует изложение его речи через тире. Запись выступления традиционно оформляют в прошедшем времени от третьего лица единственного числа. В случае предварительной подготовки текста сообщения в письменном виде и передачи его секретарю в составляемом документе достаточно привести его тему. Далее следует: «текст доклада прилагается».

Для полной формы характерно указание после слова «ВЫСТУПИЛИ» фамилий и инициалов участников обсуждения вопроса. При этом каждую фамилию и инициалы выступающего пишут с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Сама запись доклада идет через тире после фамилии и оформляется от третьего лица единственного числа. Здесь же по тексту приводят вопросы, озвученные в процессе доклада либо по его завершении, и ответы на них.

Если в ходе заседания обсуждение не проводилось либо вопросы не задавались, то часть «ВЫСТУПИЛИ» в протоколе не указывают. Таким образом, данный фрагмент текста будет включать в себя 2 части: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Это допускается и в полной форме протокола по отдельным вопросам повестки дня.

За словом «ПОСТАНОВИЛИ» (либо «РЕШИЛИ») следует текст постановляющей части определенного пункта повестки дня. В случае принятия по какому-либо вопросу одновременно нескольких решений их номера проставляют арабскими числами. При этом первой цифрой обозначают номер пункта повестки дня, а второй – номер принятого решения.

В случае выработки по первому пункту повестки дня трех решений их нумерация будет следующей: 1.1, 1.2 и 1.3.

Если же по второму пункту повестки дня принято лишь одно решение, его номер пишется 2.1 (ошибкой будет указать номер просто цифрой 2).

Текст постановляющей части принято формулировать, используя стандартную модель, установленную для распорядительных документов. Соответственно, предложения будут отвечать на вопросы: кому сделать и что именно и к какому сроку. В данном случае допускается указывать ответственного исполнителя как в начале текста, так и в конце.

Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в том числе она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, которые фиксируются также и по итогам заседания счетной комиссии.

Протокол оперативного совещания: особенности составления и возможные проблемы

Оперативное совещание имеет несколько особенностей:

• регулярность (к примеру, 1 раз в месяц в установленное время);
• постоянный состав участников;
• практически неизменные темы и вопросы;
• малая длительность.

Указанные особенности вносят свои нюансы в составление протокола оперативного совещания. Предварительно владея алгоритмом деятельности и вопросами, секретарь способен в короткие сроки составить итоговый документ.

Скорость оформления протокола заседания позволяет очень быстро завизировать его у руководителя.

Ведение протоколов совещаний, проходящих в оперативном режиме, может представлять некоторую сложность. Приведем самые распространенные проблемы.

Проблема 1. Секретарь либо работник, на которого возложили обязанности ведения протокола, не владеет сутью рассматриваемого вопроса, потому у него возникают сложности с фиксированием хода обсуждения.

Возможное решение: секретарь может обратиться к сотруднику, делавшему доклад на совещании, либо к иному специалисту, способному прояснить данную тему.

Проблема 2. В связи с отсутствием строго закрепленного регламента оперативного совещания по ходу него секретарь не всегда способен успеть зафиксировать всё происходящее.

Возможное решение: секретарь может организовать звукозапись процесса заседания, и составление протокола совещания будет выполняться с опорой на нее.

Проблема 3. Секретарь не всегда может вычленить наиболее важную, существенную часть среди всего многообразия информации, поступающей в ходе рассмотрения вопроса. Иногда бывает трудно понять, что именно фиксировать в протоколе.

Возможное решение: в подобной ситуации для подготовки протокола совещания секретарю следует предварительно проанализировать имеющиеся сведения и выделить наиболее важные аспекты. Затем уже можно составлять документ, внося в него лишь главную информацию.

• Телефонный этикет секретаря: 5 правил общения с клиентами

Как составить идеальный протокол совещания

Обычное протоколирование	Идеальное протоколирование
Все энергично пишут разные заметки в своих блокнотах в ходе заседания.	Внимание всех обращено на экран либо доску, на которой ведется онлайн-протоколирование.
У каждого свое понимание итогов встречи.	Достигнуто единое понимание итогов встречи, определены ответственные и сроки мероприятий, необходимых для достижения конкретного результата.
Участники утрачивают часть энергии в процессе совещания.	Участники покидают заседание, зарядившись энергией, нацелившись на определенные задачи.
Отсутствие обязательств по выполнению принятых на встрече решений.	Обязательность выполнения принятых решений и распределенных задач – ведь все присутствующие запомнили твое обещание сделать всё вовремя.
Несоблюдение или отсутствие повестки совещания.	Следование визуальной повестке совещания.
Согласованный и подписанный протокол совещания появляется лишь на следующий день, а иногда и позже.	Согласование и подписание протокола происходит непосредственно в конце совещания.
Контроль исполнения решений требует больших временных затрат.	Контроль исполнения решений осуществлять легко, так как они отслеживаются в корпоративной системе контроля задач.

Для организации идеального протоколирования можно взять как простые листы флипчарта и маркеры, так и более сложные и современные технологии. Прежде всего необходимо следовать определенной методологии и не отступать от установленных правил.

Хорошо налаженное идеальное протоколирование выглядит следующим образом: согласование протокола, его распечатка и подписание происходит сразу по окончании совещания. Затем, пока участники добираются из конференц-зала на свое рабочее место, происходит распределение ответственности. Вернувшись в свои офисы, сотрудники получают по электронной почте последний вариант протокола и закрепленные за ними обязанности в корпоративной системе управления задачами. Сделать это реально, достаточно следовать нашей инструкции.

Для того чтобы получить согласованный протокол и назначенные решения, можно использовать специальный шаблон . Пример шаблона протокола совещания:

1. Организационные детали.
2. Список участников.
3. Повестка.
4. Принятые решения.
5. Задачи.
6. Вопросы для обсуждения позже.
7. Подписи участников.
8. Протокол составил.

Внимательнее ознакомимся с правилами заполнения указанного шаблона.

1. Контролируйте время начала и окончания заседания. Совещания имеют тенденцию проходить с нарушением сроков начала и конца. Для борьбы с этим явлением необходимо четко контролировать и фиксировать временные рамки заседания.

Помимо этого, эффективным шагом будет регистрация опоздавших на совещание в отдельной ветке. Мало кто пожелает, чтобы его отмечали как недисциплинированного. Также можно вести статистику и установить рейтинг лиц, склонных к опозданиям.

2. Назначьте роль для каждого участника совещания. Это очень простой и работающий метод достижения успеха. Установлено, что участники многих заседаний не всегда осознают, что и кто из них должен выполнять с целью повышения эффективности совещания и достижения результата.

Следует в обязательном порядке установить соответствующую роль для каждого.

1. Председатель совещания – является ответственным за соблюдение определенных правил подготовки и ведения мероприятия. Эффективность и энергичность встречи зависит от него.
2. Докладчик совещания – является ответственным за качественную и своевременную подготовку и доведение информации, необходимой участникам собрания.
3. Участник совещания – принимает на себя функцию самостоятельной подготовки и активности в ходе мероприятия.
4. Секретарь совещания – обеспечивает составление протокола.
5. Хранитель энергии – является ответственным за энергию совещания. Он может назначить перерыв в заседании, если снизилась его динамичность, в зале душно и т. п. Он останавливает процесс и проводит заряжающее энергией мероприятие.
6. Хранитель знаний – обеспечивает фиксирование информации для предотвращения потери какой-либо ценной мысли. Обычно данное лицо указывает секретарю на важность записи определенного высказывания.
7. Хранитель контекста – следит за соблюдением повестки заседания. При нарушении повестки указанный человек сигнализирует всем участникам.
8. Хранитель времени – является ответственным за соблюдение временных рамок совещания. Указывает на необходимость принятия решения и фиксации результата за две минуты до завершения обсуждения вопроса.

3. Определите цели, составьте повестку совещания. Многие заседания проводятся при отсутствии письменной повестки. В итоге большая часть участников полностью не осознает целей их приглашения на мероприятие. В результате тратится много времени в начале совещания на повышение эффективности всех присутствующих.

Используя специально предназначенное место в протоколе, укажите повестку совещания. Помимо этого, желательно, согласно принципу, приведенному в п. 1, осуществлять контроль длительности мероприятия, сопоставляя количество времени, запланированного и реально потраченного на каждый вопрос повестки. Таким образом, через несколько недель упорного измерения возрастет число завершенных по графику встреч.

4. Зафиксируйте решения. Следующие 3 пункта тесно переплетаются между собой. Это касается итогов совещания. Какую цель преследуют все заседания? Предназначением любого из них является достижение соглашения о последующих действиях. Существует 3 вида договоренностей:

• решения, касающиеся всех;
• задачи, закрепленные за определенными исполнителями;
• вопросы, прозвучавшие в рамках совещания, но не приведшие к выработке определенной резолюции либо конкретной задачи. Так бывает при затрагивании темы, не включенной в повестку совещания, либо при ее слабой подготовке, что не позволяет принять однозначное решение.

Любые обсуждения смены регламента, бизнес-процессов, поощрений и наказаний, информации и прочего следует оформлять в виде постановлений, распространяющихся на всех участников совещания. Эти данные должны попадать в блок «Принятые решения».

5. Закрепите задачи. Следует помнить, что для эффективного выполнения поручения его необходимо закрепить только за одним ответственным.

С этой целью можно применять раздел для фиксирования задач.

Любое поручение в обязательном порядке должно иметь текст, срок и ответственного исполнителя. В ходе заполнения указанных полей информация видна на экране, и каждый участник заседания может ознакомиться с назначенными задачами и теми сотрудниками, кто их реализует.

6. Зафиксируйте вопросы для обсуждения позже. В связи со склонностью людей к ассоциативному мышлению в ходе любого совещания всегда появляются проблемы, не запланированные к обсуждению. При отсутствии быстрого их решения (к примеру, посредством правила «трех реплик») следует зафиксировать тему в разделе «Вопросы для обсуждения позже».

Большое значение имеет запись данных моментов. Благодаря этому присутствующие поймут, что тема не затеряется и будет обсуждена позже. В итоге они могут спокойно вернуться к вопросам из повестки. И даже ритуал фиксирования незапланированной реплики дает возможность переключиться с рассматриваемой темы на другую. Если этого не сделать, участники в мыслях постоянно возвращаются к нерешенному вопросу.

7. Выполните согласование решений и подписание протокола. Распределите поручения в системе контроля задач. Важным моментом является подведение итогов по окончании совещания после обсуждения повестки, принятия решений, назначения задач и фиксирования вопросов. Следует повторно озвучить выработанную и записанную резолюцию.

В результате готов протокол совещания, доступный к распечатке и визированию всеми участниками.

Как только завершены согласования и подписания и участники разошлись по своим местам, можно назначать ответственных посредством корпоративной системы контроля задач. В итоге по окончании совещания у каждого есть согласованный документ и выданные поручения.

Как хранится протокол совещания

Согласно пункту 1 ст. 89 ФЗ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» каждое предприятие должно организовать хранение протоколов совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетеней для голосования. Согласно пункту 2 указанной статьи перечисленные документы следует сберегать по местонахождению исполнительного органа. Сроки и порядок хранения определяются в соответствии с положениями, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Пункты 2.1.12 и 2.1.14 указанного нормативного документа обязывают постоянно сберегать «…протоколы совещаний совета директоров (наблюдательного совета) общества и бюллетени для голосования».

Помимо этого, важно следить за подлинниками документов организации. В ситуации их повреждения или потери следует в определенном порядке заверить копию отсутствующих бумаг. При этом обязательно составление соответствующего акта, в котором указываются причины повреждения или утраты. Такой акт сопровождает копию документа общества, поступающую на хранение, и их необходимо держать неразлучно.

Акт следует завизировать у руководителя структурного подразделения и утвердить в единоличном исполнительном органе общества. В случае повреждения либо утраты документов, относящихся к или бухгалтерскому учету, акт также подписывается главным бухгалтером.

Бюллетени подлежат особому порядку хранения. Бюллетени для голосования, включая признанные недействительными, должны опечатываться счетной комиссией и сдаваться в архив АО с целью последующего сбережения. Это организуется после оформления счетной комиссией протокола об итогах голосования на общем собрании.

Частью 1 статьи 13.25 КоАП РФ установлена ответственность за неисполнение акционерным обществом обязанностей по хранению документов. Определен размер штрафа: для должностных лиц – 2,5–5 тыс. рублей, для организаций – 200–300 тыс. рублей.

Новый курс в «Школе Генерального Директора»

Выписка из протокола совещания

Выписка из протокола заседания представляет собой полную копию части содержания настоящего документа, касающейся вопроса повестки.

В выписке копированию подлежат все реквизиты бланка протокола совещания, вводная часть, интересующий вопрос повестки, ради которого делается извлечение, и текст, содержащий обсуждение и решение указанного вопроса. Секретарь оформляет и удостоверяет документ. С этой целью вручную проставляется слово «Верно» и указывается должность лица, подтвердившего подлинность выписки, его фамилия, инициалы, дата и подпись.

В некотором роде выписка может заменять решение (распорядительный документ). В этой ситуации она является способом донесения согласованных постановлений собрания напрямую исполнителям. В 2‑дневный срок после подписания протокола секретарь передает собственноручно завизированные выписки по конкретным вопросам непосредственно ответственным за них.

В случае направления данных документов в стороннюю организацию следует заверить их печатью.

Секретарь осуществляет формирование дел, распределяя подлинные экземпляры протоколов по виду коллегиальных мероприятий. К примеру, «Протоколы заседаний совета директоров», «Протоколы производственных совещаний» и прочие. В дело документы подшиваются согласно номеру и дате проведения собраний. Формирование дел осуществляется на протяжении календарного года.