Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах оформляются в соответствии с действующим законодательством. Какие документы необходимо оформить, отправляя сотрудника в командировку? Каков размер суточных? Что делать, если суточные выплачены сверх установленного лимита? Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

• полное наименование предприятия;
• номер документа, дату составления;
• персональные данные работника, занимаемую должность;
• место выполнения служебного задания в командировке;
• срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
• цель пребывания в командировке;
• отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
• учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды» .

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

• на проезд в командировку в обе стороны;
• на аренду жилья в командировке;
• суточные;
• другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

• 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
• 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

• маршрутной квитанции электронного билета;
• багажной квитанции;
• посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке» .

Как оформить сотруднику командировку?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

• Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку , в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.

Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку — образец» .

• Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
• Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Итоги

Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах оформляются в соответствии с действующим законодательством. Какие документы необходимо оформить, отправляя сотрудника в командировку? Каков размер суточных? Что делать, если суточные выплачены сверх установленного лимита? Со всеми нюансами документального оформления и правилами оплаты положенных работнику компенсаций при отправке в командировку знакомьтесь в нашей статье.

Оформление приказов на командировку в 2018-2019 годах

Направление работников в командировку по служебной необходимости регламентируется положением, утвержденным постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749. В п. 7 этого положения сказано, что письменное распоряжение работодателя является основанием для направления сотрудника в командировку. Конкретная форма этого документа не приведена, поэтому компания издает приказ или распоряжение.

ВНИМАНИЕ! Для оформления приказа о направлению в командировку можно воспользоваться унифицированными формами № Т-9 (для отправки в командировку 1 человека), № Т-9а (для отправки в командировку сразу нескольких человек). Кроме того, каждое предприятие может самостоятельно разработать форму такого приказа, дополнив ее необходимыми сведениями.

В приказе по отправке в командировку следует указывать следующие данные:

• полное наименование предприятия;
• номер документа, дату составления;
• персональные данные работника, занимаемую должность;
• место выполнения служебного задания в командировке;
• срок направления в командировку (включая дату отъезда и дату прибытия обратно);
• цель пребывания в командировке;
• отметку об использовании транспорта в командировке (личный, служебный, общественный и др.);
• учреждение, которое возместит работнику расходы при отправке его в командировку.

Составленный приказ по отправке в командировку подписывается руководителем организации или другим уполномоченным на это лицом. Работнику кадровой службы рекомендуется ознакомить сотрудника с приказом под расписку, так как только она подтвердит факт ознакомления в случае применения дисциплинарного взыскания за неисполнение данного приказа.

Подробнее о применении дисциплинарных взысканий см. в материале «Дисциплинарная ответственность работника и ее виды» .

ВНИМАНИЕ! Срок хранения приказов, связанных с направлением сотрудников в командировку, составляет 75 лет. Это правило утверждено приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Подробнее о сроках хранения кадровых документов см. в материале «Какой срок хранения кадровых документов в организации?» .

Командировочные расходы - суточные в 2018-2019 годах: составляем авансовый отчет, возмещаем расходы

По общеустановленным правилам, закрепленным ст. 168 ТК РФ и п. 11 постановления № 749, возмещению подлежат следующие виды командировочных расходов работника:

• на проезд в командировку в обе стороны;
• на аренду жилья в командировке;
• суточные;
• другие расходы в командировке, разрешенные работодателем.

Размер командировочных расходов в 2018-2019 годах (суточные) предприятие на основании ст. 168 ТК РФ определяет самостоятельно, закрепляя данное условие в своей учетной политике. Однако в НК РФ при этом указана норма суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах, в пределах которой расходы не облагаются НДФЛ и страхвзносами:

• 700 рублей в день при отправке в командировку на территории России;
• 2 500 рублей при отправке в командировку за рубеж.

Если такие расходы в учреждении выплачиваются в большем размере, то превышающая сумма командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах облагается НДФЛ и взносами.

Оплата суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах производится в таком порядке — на основании приказа о направлении в командировку сотруднику выдается аванс, который состоит из суточных за все дни ожидаемой служебной поездки и примерной суммы дополнительных расходов. После возвращения из поездки сотрудник обязан составить служебную записку, где указывается фактический срок, на который он был направлен в командировку.

ВНИМАНИЕ! Служебная записка после отправки в командировку составляется работником в произвольной форме, однако этот документ — лакомый кусок для инспекторов ФНС: именно в его оформлении они находят множество ошибок и противоречий. Для удобства работы можно утвердить бланк типовой служебной записки с помощью внутреннего нормативного акта или же вовсе вернуться к использованию командировочных удостоверений, прописав этот аспект в учетной политике организации в пункте, посвященном отправке в командировку.

К составленной записке сотрудник прикладывает бумаги, подтверждающие фактически произведенные им расходы на проезд в командировку в зависимости от используемого вида транспорта. Сумму суточных командировочных расходов в 2018-2019 годах при использовании общественного транспорта подтвердят проездные билеты, а в случае их утраты — квитанции о найме жилой площади.

ВНИМАНИЕ! С 21.10.2015 правила оказания гостиничных услуг при направлении в командировку изменились: теперь с каждым временным жильцом заключается договор при предоставлении им паспорта. Данные изменения были внесены постановлением Правительства РФ от 09.10.2015 № 1085. В случае аренды квартиры у физического лица составление договора остается обязательным условием, а вот документы, подтверждающие оплату услуг в командировках, будут разными: гостиница оформит квитанцию на бланке строгой отчетности, а от арендодателя — физического лица берется расписка о получении денежных средств в счет оплаты жилого помещения.

Довольно часто возникает вопрос, касающийся электронных проездных документов: можно ли подтвердить командировочные расходы — суточные в 2018-2019 годах с их помощью? На этот вопрос исчерпывающий ответ дается в постановлении Минтранса России от 21.08.2012 № 322: в п. 2 сказано, что контрольный купон электронного проездного документа, выдаваемый каждому пассажиру, является подтверждением покупки проездного билета, что важно для отправленного в командировку сотрудника.

В случае использования для проезда авиатранспорта обосновать размер командировочных расходов суточных в 2018-2019 годах можно с помощью:

• маршрутной квитанции электронного билета;
• багажной квитанции;
• посадочного талона.

При утрате посадочного талона можно получить у авиаперевозчика справку, подтверждающую факт перелета — она станет подтверждением покупки билета на самолет при направлении в командировку авиасообщением, о чем говорится в письмах Минфина России от 07.06.2013 № 03-03-07/21187, от 06.06.2012 № 03-03-06/4/61.

При использовании личного или служебного транспорта в поездке в командировку подтверждающими документами станут путевой и маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки, подтверждающие покупку ГСМ, а в случае их утраты служебная записка должна содержать отметки принимающей стороны о прибытии и выбытии аналогично командировочному удостоверению.

В течение 3 дней после возвращения из командировки работник составляет авансовый отчет, к которому прикладываются все документы о произведенных в командировке расходах. После обработки и утверждения авансового отчета руководителем организации бухгалтерия предприятия осуществляет окончательный расчет, учитывая аванс, выданный работнику перед отъездом. Тут есть 2 варианта развития событий:

1. Расходы сотрудника не превысили сумму выданного аванса — в этом случае работник возвращает неиспользованные подотчетные средства.
2. Сотрудник, направленный в командировку, потратил денежных средств больше, чем ему выдали, — тогда предприятие возмещает работнику потраченное из его собственных средств.

Подробнее об оформлении авансового отчета см. в материале «Авансовый отчет по командировке» .

Как оформить сотруднику командировку?

Порядок направления работника в служебную командировку упрощен с 08.01.2015. До этой даты работодатель должен был оформлять сразу несколько документов при отправке в командировку: служебное задание, приказ и командировочное удостоверение. Однако вступление в силу постановления Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 с 01.01.2016 значительно уменьшило документооборот, касающийся командировок.

Какие же основные изменения произошли при отправке сотрудников в командировки?

• Отменено сразу 3 документа: служебное задание, командировочное удостоверение и отчет о командировке (работодатель не обязан требовать от работника составления отчета о выполнении служебного задания). Стоит отметить, что многие организации закрепили указанные документы, связанные с отправкой в командировку , в учетной политике и продолжают их использование, что законом не воспрещается.

Подробнее о составлении служебного задания см. в материале «Служебное задание на командировку — образец» .

• Отменено ведение журналов учета командированных работников согласно постановлению Правительства РФ от 29.07.2015 № 771. Ранее работодатель вел 2 журнала, в одном делая записи о выбывающих работниках, а в другом — о прибывающих. Теперь вести данные регистры необязательно, но по желанию учреждения можно, закрепив этот аспект в учетной политике организации.
• Постановление № 771 внесло коррективы и в механизм подтверждения фактического срока командировки, который описан выше, а именно использование в этих целях проездных билетов, служебного или личного транспорта либо договора аренды гостиничного номера или отдельной квартиры, а также составление служебной записки с отметками о прибытии и убытии из командировки сотрудника.

Таким образом, основным документом для направления в командировку остается приказ, о котором упоминалось ранее, а по возращении обязательно составляются авансовый отчет и служебная записка с подтверждающими траты в командировках документами. Действительно, документооборот при направлении сотрудников в командировку значительно сократился, это упростило работу кадровиков, однако при этом усложнив ее бухгалтерам, поскольку требования закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ остались прежними в части документального подтверждения расходов по приезду из командировки.

Итоги

Стандарты оформления документации, связанной с отправкой работников в командировки, с 2016 года стали более лояльными и уменьшили объем бумажной работы у кадровой службы предприятия. Однако расходы компании — это не только денежные затраты, но и статья, уменьшающая налоговую базу для исчисления налога на прибыль, находящегося под пристальным вниманием ФНС. Именно поэтому работодатель борется за каждую копейку, иногда становясь консерватором: например, используя прежние правила оформления документов, связанных с направлением в командировку. Главным условием для этого является закрепление всех спорных моментов во внутреннем нормативном документе — учетной политике предприятия. Так доказать свою правоту по расходам в командировках налоговой будет в разы проще.

В процессе торговой, производственной и иной деятельности любого коммерческого предприятия, а также ИП, сотрудники иногда отправляются в командировки для решения вопросов, связанных с работой своей организации. Командировка сотрудника должна оформляться специальным образом по определенным правилам.

Командировки в 2016 году

Командировка или служебная командировка – это поездка сотрудника организации куда-то вне своей организации, вне постоянного места работы, за пределы фирмы, но для выполнения тех или иных поручений руководства, связанных с работой своей фирмы.

При этом если сотрудник по работе не имеет какого-то своего постоянного места работы, например, кабинета и т. п., а когда он все время в разъездах, то эти поездки служебными командировками не считаются.

Когда работник находится в командировке, его рабочее место сохраняется. Точно также за сотрудником сохраняется и средняя зарплата за все то время, пока он был в командировке.

Кроме того, сотруднику возмещаются расход, которые он понес во время командировки и которые были связаны с этой командировкой. Расходы эти следующие:

1. Расходы по проезду до места командировки и обратно.
2. Расходы, связанные с наймом жилья, например, затраты на съем номера в гостинице или на аренду квартиры в том месте, куда командирован сотрудник.
3. Дополнительные расходы, связанные с проживанием, в частности, на питание и т. д. – так называемые суточные при командировках в 2016 году. Однако если сотрудник, направленный в командировку, будет иметь возможность каждый день возвращаться домой, ночевать дома, например, если командировка не очень далеко, то в этом случае суточные ему не выплачиваются.
4. Другие расходы, которые будут произведены с ведома и с разрешения руководителя фирмы, от которой сотрудник уехал в командировку.

То, как эти расходы будут возмещаться, в каких объемах и размерах, за счет каких источников и т. п. регулируется внутренними документами, которые приняты в организации – внутренние положения, коллективный договор, другие локальные акты, отдельные приказы руководства и т. д.

Как говорилось выше, разъезды работника по работе (постоянные разъезды) командировками не являются. Но работодатель должен также возмещать им расходы, связанные с этими поездками, а именно, те же расходы, что и командированным: расходы на проезд, наем жилья, суточные при командировках в 2016 году (полевое довольствие) и другие.

В 2016 году размер суточных составляет 700 рублей за каждые сутки нахождения в командировке на территории России. Суточные в заграничной командировке – 2500 рублей в сутки.

Фирма может платить командированному сотруднику и больше, чем 700 рублей в сутки. Но, во-первых, то, что сверх лимита (больше 700 рублей, разница), скорее всего, фирме нельзя будет списать в себестоимость, точнее, при учете себестоимости и нахождении налогооблагаемой прибыли эту разницу нельзя будет зачесть в затраты.

А во-вторых, разницу между фактическими суточными, которые больше 700 рублей в сутки и суммой 700 рублей нужно будет включить в оплату труда работника и, соответственно, удержать с этой суммы НДФЛ, которую впоследствии нужно будет перечислить в бюджет.

Кого нельзя отправить в командировку

В командировку запрещено направлять:

• Работников, которым еще не исполнилось 18 лет.
• Беременных женщин.

Примечание
Уважаемые читатели! Для представителей малого и среднего бизнеса в области торговли и услуг мы разработали специальную программу "Бизнес.Ру", которая позволяет вести полноценный складской учет, торговый учет, финансовый учет, а также имеет встроенную CRM систему. Имеются как бесплатный, так и платные тарифы.

• Женщины, у которых есть дети в возрасте до 3 лет.
• Работники, которые воспитывают детей в возрасте до 5 лет, но при этом воспитывают в одиночку, то есть, это или женщины без мужей, или, наоборот, мужья без жен.
• Работники, которые имеют детей-инвалидов.
• Работники, которые ухаживают за членами семьи по медицинским показаниям.

Оформление командировки в 2016 году

В командировку можно отправить только сотрудника, который состоит в трудовых отношениях с работодателем, то есть, того, кто действительно работает в фирме. Кого-то постороннего, который не работает в организации, отправить куда-то в поездку по делам фирм нельзя.

Командировка всегда оформляется приказом руководителя, например, директора магазина. В этом приказе должно быть указано, куда направляется сотрудник, на какой срок, для чего. Если у организации есть филиал в какой-то другой местности, например, в другом районе, в другом городе, то поездка в филиал той же фирмы тоже считается командировкой и оформляется тем же образом.

Срок командировки, дата отправления и возвращения

Срок, на который отправляется сотрудник в командировку зависит от того, что ему нужно будет сделать, какие перед ним стоят задачи, срок зависит от объема предстоящей работ и объема поручений руководителя фирмы.

Днем отправки в командировку считается тот день, когда к месту назначения отправляется транспорт – самолет, поезд, автобус. При этом, если, скажем, самолет или поезд отправляется до полуночи, то есть, до 24 часов, например, в 23:45, то днем отъезда считается текущий день. А если самолет улетает после полуночи, например, в 00:15 часов, то днем отъезда в командировку считается уже следующий день, который фактически наступил после полуночи.

Если аэропорт или вокзал (пристань) находятся за пределами города, как чаще бывает, то также учитывается и время, которое нужно для того, чтобы доехать до аэропорта или вокзала. К примеру, если рейс отправляется в 01.30, казалось бы, это следующие сутки, день отъезда должен считаться завтра. Но при этом работнику, чтобы успеть доехать до начала регистрации, нужно выехать в сторону аэропорта, скажем в 23.00 часов, то есть, еще сегодня. В этом случае, днем отъезда в командировку с учетом времени поездки в аэропорт будет считаться день сегодняшний.

Точно также определяется и день приезда. Если сотрудник вернулся из командировки на самолете, который прилетел, например, в 00:30 часов, то днем возвращения считаются уже наступившие сутки. А вот будет ли этот день еще считаться командировкой или же в этот уже наступивший день сотруднику нужно будет выйти с утра на работу, это все решается так, как между собой договорятся руководитель фирмы и командированный вернувшийся сотрудник.

Оплата труда в командировке

Работа в командировке сотруднику оплачивается исходя из его средней заработной платы. Время, пока человек находится в командировке, отмечается соответствующим образом в табеле учета рабочего времени . Например, в клеточке соответствующего дня ставится буква «К», что означает, что сотрудник находился в этот день в командировке.

Если на время командировки приходятся выходные или праздничные дни, то будет ли человек в эти дни работать или отдыхать, решается также по договоренности с руководителем фирмы, который сотрудника и отправил в командировку. Здесь все зависит от того, какие задачи стоят перед сотрудником, успевает ли он выполнить работу в рабочие дни и не против ли он работать в выходные.

Если в нерабочие дни поработать все-таки придется, то оплата труда в эти дни производится как обычно делается при оплате труда в выходные и праздничные дни: в двойном среднем размере. То есть, находится средняя дневная зарплата сотрудника, умножается на два и умножается на количество выходных дней, в которые он работал, будучи в командировке.

Время, которое сотрудник потратил на передвижение к месту командировки и обратно в сторону дома, также оплачивается по средней зарплате, как и время в командировке.

Если человек работает по совместительству, то средняя зарплата считается исходя из его зарплаты в той организации, в которой он работает, и которая направила его в командировку.

Перед отправкой сотруднику выдается денежный аванс, который рассчитывается приблизительно исходя из того, сколько он потратит на проезд, на проживание с учетом суточных. По приезду в домашнюю организацию сотрудник перед бухгалтерией отчитается о потраченных деньгах, подкрепив отчет (отчет о командировке) чеками, квитанциями, договорами и т. д. Для этого он составляет авансовый отчет – его он обязан составить и сдать в течение 3 дней после возвращения. Все документ о тратах прикрепляются (прикладываются) к авансовому отчету.

Если сотрудник не израсходовал весь аванс и деньги остались, их он вернет в кассу. Если наоборот, авансированных денег не хватило, и сотрудник потратил свои собственные, то по возвращению домой и после составления и утверждения руководителем отчета, разницу ему компенсируют также из кассы предприятия.

Кроме авансового отчета сотрудник, вернувшийся из командировки может составить отдельно отчет о командировке, в котором отчитается о выполнении тех задач, которые перед ним ставились.

Командировочные удостоверения в 2016 году не обязательны. Однако некоторые компании продолжают их оформлять. Но примут ли инспекторы во внимание эти документы в ходе налоговой проверки?

В прошлом году командировочные удостоверения отменены абсолютно для всех компаний - и для коммерческих, и для государственных и муниципальных. Ведь командирующая организация - это любая компания, у которой заключен трудовой договор с командированным работником. И не важно, коммерческое это предприятие или бюджетное (п. 3 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749).

Правила для всех едины.

Зачем командировочные удостоверения в 2016 году

В некоторых компаниях руководители настаивают на том, что командировочные удостоверения в 2016 году необходимо оформлять. Объясняют так: документы пригодятся и для внутреннего контроля, и, возможно, сработают как дополнительный аргумент в случае спора с проверяющими.

Конечно, ничто не запрещает оформлять удостоверения, предусмотренные прежним порядком. Более того, унифицированный бланк такого документа все еще не отменен. Использовать его можно дополнительно для внутренних целей. Например, чтобы проконтролировать маршрут работника. Такой порядок можно предусмотреть в локальном акте компании (например, в положении о командировках или приказе) и ознакомить с ним сотрудников. Если нигде не закрепить такое требование, то работники будут вправе его игнорировать.

Как оформлять командировочные удостоверения в 2016 году?

Если у Вас в компании решили продолжать оформлять командировочные удостоверения в 2016 году, надо учитывать еще несколько нюансов:

Во-первых, принимающая сторона не обязана делать отметки на удостоверениях. Поэтому вполне может отказаться от этого в любой момент. К тому же печать перестала быть обязательной. А удостоверение без отметок теряет всяческий смысл.

Во-вторых, длительность поездки удостоверение не подтверждает. Срок нахождения в командировке сейчас определяется по билетам. И только так, если речь идет о поездке на общественном транспорте. В случае с поездкой на машине или мотоцикле срок поездки работник указывает в служебной записке и подтверждает путевыми листами, чеками и квитанциями. Об этом прямо сказано в п. 7 Положения № 749.

Ø Если вместо билетов к авансовому отчету приложить удостоверение (даже с отметками), командировка будет считаться неправильно оформленной. А это может привести к тому, что проверяющие исключат из расходов сумму суточных, начислят на нее НДФЛ с пенями. Ревизоры из ПФР, скорее всего тоже не упустят возможности доначислить взносы.

Ø Будут ли удостоверения способствовать разрешению споров с проверяющими, пока говорить рано.

Список документов на командировку в 2016 году

Итак, в 2016 году Вам больше не нужно оформлять служебное задание. Такое требование с 8 января 2016 года отменено.

Командировка в 2017-2018 годах - документы , нужные для отправки в нее сотрудника, порядок их оформления, оплата командировок и прочие сопутствующие вопросы на практике зачастую вызывают затруднения. Связано это с тем, что за последние годы активно изменялось законодательство, регулирующее оформление командировок. В нашей статье будут освещены основные моменты, связанные с командировками.

Всё о сроке командировки, расчет с примерами

Оформление командировки в 2017-2018 годах следует начать с определения ее срока, от которого зависят размер аванса и отражение рабочего времени в табеле. Минимальным сроком командировки считается один день, предельная же ее продолжительность законом не ограничена. Правда, бессрочную командировку оформить тоже нельзя, исходя из ее определения в ч. 1 ст. 166 ТК РФ как поездки с определенным сроком.

Командировка начинается в день отъезда работника, а оканчивается в день его возвращения на рабочее место. Порядок определения этих моментов регламентирован в п. 4 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение).

При этом применяются следующие правила:

1. Днем отъезда считается день отбытия транспорта (автомобиля, самолета и т. д.) с места работы (из населенного пункта, где расположен работодатель).
2. Убытие транспорта до 24:00 включительно означает начало командировки текущим днем, после — следующим. Например, если самолет вылетает из аэропорта 10 октября в 23:30, началом командировки считается 10 октября.
3. Если место убытия транспорта находится вне населенного пункта, нужно учесть также время следования к этому месту. Например, если самолет вылетает из аэропорта, расположенного вне черты города, 5 ноября в 00:30, но при этом сотрудник вынужден выехать в аэропорт 4 ноября в 22:00, началом командировки считается 4 ноября. Дата, указанная в проездном документе (5 ноября), в этом случае не имеет значения.
4. День приезда определяется аналогично.

Как правильно оформить командировку в 2017-2018 годах?

Для оформления командировки в 2017-2018 годах документ требуется лишь один — письменное распоряжение работодателя (абз. 2 п. 3 Положения). Требований к оформлению такого распоряжения закон не содержит, на практике оно, как правило, оформляется приказом. Работодатель полномочен использовать как утвержденные формы приказов № Т-9 и № Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), так и формы, разработанные самостоятельно.

При этом в любом случае в приказ включаются следующие данные:

• сведения о работодателе (наименование);
• сведения о работнике (Ф. И. О., подразделение, должность);
• указание места назначения командировки;
• указание даты начала/окончания командировки и ее итоговую длительность;
• указание цели командировки;
• отметки о факте использования работником для проезда к месту назначения своего либо служебного транспорта.

Приказ подписывается лицом, которое на основании устава (первый руководитель) либо по доверенности обладает правом подписи таких документов. Если в командировку убывает руководитель организации, он вправе сам подписать соответствующий приказ, выступая как представитель работодателя по отношению к работникам (пускай даже к самому себе).

При необходимости работодатель может установить в локальном акте обязательность оформления и других документов (командировочного удостоверения, служебной записки, служебного задания).

Оформляем и оплачиваем аванс

Как следует из п. 10 Положения, аванс необходимо выдать в сумме, достаточной для возмещения:

• проездных расходов;
• затрат на жилье;
• дополнительных расходов (суточных).

Кроме того, в силу ч. 1 ст. 168 ТК РФ работодатель может возмещать и иные траты, произведенные с его ведома (например, оплату услуг связи), в том числе авансом.

Указания о порядке расчета аванса, за исключением одной из его составляющих — суточных, в законе отсутствуют. На практике распространено составление сметы, которую подписывают главбух и руководитель компании.

Закон не запрещает перечислять аванс на зарплатную банковскую карту сотрудника, хотя он может быть выдан и наличными под отчет. Порядок выдачи аванса наличными установлен указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У:

1. Командированный пишет заявление в произвольной форме с просьбой выдать ему аванс наличными денежными средствами (обязательно указание суммы аванса и срока, на который выдаются деньги).
2. Заявление подписывается работником и его руководителем.
3. Оформляется расходный кассовый ордер (следует использовать форму № КО-2, утв. постановлением Госкомстата России от 18.08.98 № 88).

Порядок оплаты суточных

За каждый день командировки работодатель должен оплатить в составе аванса расходы, которые могут возникнуть у командированного в связи с нахождением не по месту постоянного жительства, то есть суточные. При этом закон не содержит исключений для нерабочих и праздничных дней, а также дней, когда сотрудник находился в пути. Кроме того, выплатить суточные придется, даже если у работника наступит временная нетрудоспособность в командировке либо произойдет вынужденная остановка (при наличии подтверждающих эти обстоятельства документов).

Размер суточных определяется каждым работодателем самостоятельно. Его можно закрепить в коллективном договоре или любом другом локальном акте компании, например положении о командировках. Однако следует учитывать, что максимальный размер суточных, не облагаемый НДФЛ, как следует из абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ, составляет:

• 2500 рублей — для заграничных поездок;
• 700 рублей — для командировок по РФ.

ВАЖНО! Если работник направлен в командировку по РФ на 1 день либо в пределах одних суток, суточные ему перечислять не нужно. Суточные — это целевые выплаты, направленные на возмещение расходов, возникающих из-за проживания сотрудника не по месту жительства. В однодневной командировке таких расходов не предполагается (абз. 4 п. 11 Положения). Исключение сделано лишь для заграничных однодневных командировок: работодатель в этом случае должен оплатить 50% суточных, предусмотренных для длительных служебных поездок.

Как оформить сотруднику продление командировки, отзыв из командировки?

Регламентация действий по продлению командировки в законе отсутствует. Наиболее соответствует законодательству следующий порядок действий:

1. Получение согласия работника (в письменном виде) на продление служебной поездки, если он относится к категории работников, направляемых в командировку только с такого согласия (беременные женщины, инвалиды, несовершеннолетние сотрудники).
2. Издание приказа о продлении командировки. Утвержденной формы такого приказа нет, важно лишь помнить, что целесообразно отразить в нем причины продления служебной поездки, установить новый срок ее завершения, а также (при необходимости) новый срок выполнения отдельных поручений.
3. Уведомление сотрудника о продлении командировки. Сделать это можно путем направления ему приказа посредством факса, электронной почты и т. д. С оригиналом приказа сотрудника нужно ознакомить под расписку по возвращении.

ВАЖНО! Расходы, возникшие в связи с продлением командировки, должен оплатить работодатель. Если аванса для покрытия дополнительных расходов недостаточно, заставлять работника расходовать личные денежные средства работодатель не вправе. Поручение выплатить работнику деньги на возникающие в связи с продлением командировки расходы можно отразить в приказе о ее пролонгации.

В подобном порядке, за исключением п. 1, можно оформить и отзыв работника из командировки: издать приказ об отзыве из командировки и уведомить об этом сотрудника.

Как в командировке оплачивается рабочее время?

За весь срок командировки зарплата сотруднику не начисляется. За рабочие дни, выпадающие на период командировки, работодатель выплачивает командированному средний заработок (ст. 167 ТК РФ). За выходные или праздники командированному положены лишь суточные.

Однако есть случаи, когда произвести оплату за праздники и выходные дни, приходящиеся на командировку, все же следует:

1. Если командированный в такой день привлекался к работе (п. 5 Положения).
2. Если такой день совпал с днем отъезда в командировку или возвращения из нее либо с днем нахождения его в пути к месту командировки или обратно (п. 1 письма Минтруда от 25.12.2013 № 14-2-337).

Порядок оплаты в таких ситуациях имеет свои особенности. Так, работодатель может:

• оплатить день в соответствии со ст. 153 ТК РФ минимум в удвоенном размере;
• по желанию сотрудника произвести оплату, как за обычный рабочий день, предоставив ему также дополнительный неоплачиваемый выходной день.

Важно! Вопрос о выходе сотрудника на работу в день отъезда или прибытия из командировки должен решаться по согласованию с работодателем (абз. 5 п. 4 Положения), хотя в любом случае за указанные дни работнику положены суточные (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) и средний заработок (абз. 1 п. 9 Положения, ст. 167 ТК РФ). При этом, исходя из смысла абз. 4 ч. 1 ст. 21 ТК РФ, у работника есть неоспоримое право на получение зарплаты, в том числе зависящей от количества выполненной работы. Таким образом, смыслу закона и интересам работника будет соответствовать выплата еще и зарплаты за отработанные часы в день отбытия в командировку или возвращения из нее.

Оформление авансового отчета, служебной записки

После командировки у работника есть 3 рабочих дня на то, чтобы оформить авансовый отчет, сдать его работодателю и произвести окончательный расчет (п. 26 Положения).

Если работник в итоге потратил сумму, превышающую аванс, то перерасход при наличии подтверждающих документов ему должен быть возмещен. И напротив, неизрасходованную сумму работник обязан вернуть работодателю. При определенных условиях последний полномочен произвести соответствующие удержания из зарплаты сотрудника (ч. 2-3 ст. 137 ТК РФ):

1. Если прошло не более месяца с момента истечения срока возврата неизрасходованной части аванса.
2. Если у сотрудника не имеется возражений относительно размера и оснований удержаний.

Целесообразно в таком случае сначала взять с работника письменное согласие на удержание, затем издать приказ об удержании и только после этого удержать необходимую сумму. Если сотрудник не согласен с размером либо основанием удержания, получить деньги работодатель может только через суд.

Иногда работник обязан после возвращения из командировки составить также служебную записку. Это касается случаев использования для проезда служебного или личного транспортного средства, а также транспорта, принадлежащего третьим лицам. В записке отражается фактический срок пребывания в командировке; к ней прилагаются подтверждающие использование транспорта документы: чеки, квитанции, путевые листы и т. д. (абз. 2 п. 7 Положения).

Таким образом, приказ работодателя действительно является единственным обязательным для оформления командировок документом в 2017-2018 годах, если сам работодатель не установит обязательность оформления иных документов.

Работнику же потребуется составить авансовый отчет c приложением подтверждающих расходы документов, в частных случаях — заявление на аванс, заявление о согласии на удержание неизрасходованного аванса, служебную записку и другие документы в зависимости от конкретной ситуации.