Учреждения имеют полное право выдавать подотчет финансовые средства. Которые расходуются на различные нужды, такие как: командировочные, закупка различных материалов и другие денежные затраты предприятия.

Подотчетное лицо

Работник компании или ее филиала, который получает определенную финансовую сумму авансом на будущие расходы, называется подотчетным лицом.

Перечень таких лиц определяется и утверждается главой фирмы. Который издает приказ по предприятию, где четко указаны фамилии, имена и отчества назначенных подотчетных лиц. Порядок предоставления подотчетных денежных сумм регламентируются «Правилами ведения кассовых операций» и другими документальными актами.

Следующий задаток может выдаваться только лишь после предоставления полного отчета по предыдущему авансу. Объем выделяемых средств на грядущие хозяйственные затраты, а также сроки их реализации устанавливает глава компании или финансовый директор подразделения.

Подотчетное лицо имеет право расходовать выделенные деньги строго по их назначению. Передавать или обмениваться выделенными финансами, подотчетными лицами между собой запрещено.

Сотрудник, потративший вверенные ему авансовые деньги, обязан предоставить подробный отчет о затратах, к которому должны быть приложены все доказательные документы (всевозможные чеки и проездные билеты).

Назначение приказа

Приказом, которым назначаются подотчетные работники, является документальный акт, где определяется:

• лицо или несколько лиц имеющих право на получение авансовых денежных средств из бюджета компании;
• период времени, на который выделяется задаток;
• цель, для которой предоставляются деньги;
• лимит по объему выдаваемых финансов.

Грамотно составленное распоряжение является основным документом, согласно которому выдаются денежные средства сотруднику учреждения, не имеющего никакого отношения к финансам предприятия. Данные деньги могут выделяться подотчетному трудящемуся, если он осуществляет следующие действия в пользу компании:

• рабочая поездка (командировка). Заток производится для проживания и питания командированного лица;
• представительские затраты. Когда заключаются соглашения, или осуществляются различные презентации и рекламные акции;
• приобретение ГСМ (горюче смазочных материалов), а также других материалов или оборудования для предприятия;
• хозяйственные затраты. сюда включают приобретение канцелярии, защитные средства и прочие;
• научные экспедиции.

Поэтому для четкого учета финансовых средств организации, издается приказ о назначении ответственного лица, которое имеет право распоряжаться выделенными деньгами предприятия.

Правильное формирование приказа

Бланк распоряжения разрабатывается каждым структурным подразделением индивидуально, и является внутренним нормативным актом. Такой документ в обязательном порядке должен быть утвержден только главой компании. При его отсутствии, и при необходимости приказ о подотчетных лицах может подписать первый заместитель руководителя по финансовым вопросам, то есть финансовый директора или главный экономист.

В приказ может включаться любой трудящийся компании, которому выделяются денежные суммы на различные нужды предприятия, таким образом, он становиться подотчетным лицом.

Распоряжение о подотчетном сотруднике, должно содержать следующую информацию:

• название организации и структурного подразделения, если таковое имеется;
• номер приказа и дата подписания локального документа;
• перечень сотрудником, которые назначаются подотчетными лицами. В данном случае необходимо отобразить их фамилии, имена и отчества, а также указать какую должность занимают;
• сведения о максимальных суммах, которые могут предоставляться каждому подотчетному сотруднику индивидуально;
• четкое назначение выданного подотчетного аванса;
• период времени, на которое предоставляются финансовые средства;
• срок формирования отчета и его предоставления;
• подпись главы организации, его фамилия и инициалы;
• ознакомительная подпись назначенного подотчетно лица.

Особенное внимание при формировании распорядительного документа должно уделяться отображению того, что конкретный работник получил право распоряжаться выданными деньгами только нате цели, которые были предусмотрены расходными пунктами, и на какие ему были выданы авансовые средства.

Поэтому подотчетное лицо, получившее денежный аванс является материально ответственным. И несет полную ответственность за вверенные ему ценности. В связи с этим назначенный ответственным, работник не может дарить, продавать или передавать полученную наличность другим физическим или юридическим лицам. Так как она используется исключительно по прямому назначению, указанного в приказе.

Образец распорядительного локального акта предприятия:

Формирование отчета о затраченных авансах

Информация на что, каким образом, и кода были потрачены выделенные авансовые суммы под отчетному сотруднику, оформляется и подается в финансовый отдел организации в виде отчета. К данному отчету должны прилаживаться оригиналы всех имеющихся доказательств, это могут быть:

• различные чеки и счета. Подтверждающие затраты на закупку материалов и оборудования для организации, а также оплаты питания и проживания, в случае если сотрудник находился в командировке или научной экспедиции;
• всевозможные проездные билеты. Это могут быть билеты, как городского транспорта, так и меж городского и заграничного назначения;
• командировочное свидетельство. Которое должно быть заверено соответствующими подписями и мокрыми печатями. При его наличии командированному лицу выплачиваются суточные.

Пункт 6.3 «Указаний о правилах ведения кассовых операций» №3210-у от 11 ноября 204 года регламентирует предоставление авансового отчета от подотчетного лица не позднее чем через три рабочих дня:

• по окончанию срока, на который выделялись денежные средства;
• с первого рабочего дня, после непредвиденных обстоятельств (больничный лист, отпуск, и другие причины).

Пункт 26 распоряжения №749 от 13 октября 2008 года «о служебных командировках» указывает на обязательное предоставление отчета в бухгалтерию организации в течении трех дней, отсчет начинается со следующего дня после возвращения из экспедиции.

Период, на который ответственное лицо получает деньги предприятия, должен указываться в его заявлении на имя главы компании. Последний, в свою очередь утверждает требуемую сумму, и устанавливает конкретный срок сдачи авансового отчета.

Для верного указания периода, на который требуются авансовые деньги, многие экономисты советуют составить определенный документ, в котором будут отражены рекомендуемые периоды для стандартных потребностей предприятия. Обязательно нужно предоставлять в бухгалтерию вместе с отчетом, оставшуюся денежную сумму, которая предназначалась нате или иные цели.

Вконтакте

Сегодня все лица в организации, которые имеют право на получение денежных средств, должны быть вписаны в специальный приказ о подотчетных лицах.

Именно это является основанием, на котором можно будет осуществлять выдачу наличных через кассу конкретным сотрудникам. Подобного рода документ должен быть сформирован обязательно.

Он будет использован для формирования бухгалтерской и налоговой отчетности, а также для осуществления проверки камерального типа.

Отсутствие приказа о подотчетных лицах (положения) является серьезным основанием для наложения штрафа на юридическое лицо.

Что нужно знать

Следует помнить о большом количестве самых разных нюансов, так или же иначе связанных непосредственно с выдачей денег через кассу работникам.

Подобного рода операции должны соответствующим образом отражаться в документации – бухгалтерской и налоговой. В противном случае велика вероятность возникновения вопросов со стороны налоговой службы.

Особенно когда дело касается приказа подотчета наоборот. Подобные явления могут восприниматься ФНС:

• как заем;
• как процедура .

Но в любом случае необходимо будет соответствующим образом уплачивать налоги. Во избежание возникновения различного рода спорных и конфликтных ситуаций стоит формировать внутреннее положение о расчетах с подотчетными лицами.

Именно на основании данного документа допускается получение наличных. РКО также имеет свои особенности.

Назначение документа

Основное назначение документа рассматриваемого типа – законное обоснование выдачи наличных средств через кассу физическим лицам, которые являются работниками конкретной организации.

При отсутствии подотчетного приказа передача наличных средств сотруднику предприятия будет попросту незаконна .

Если же подобное действие все же обнаружено налоговой службой при проверке, будет наложен достаточно существенный штраф. Вторая функция документа рассматриваемого типа – учетная.

Приказ позволяет при необходимости стребовать с сотрудника определенную сумму денег. Благодаря подотчетности работнику не позволят попросту «забыть» о полученных на какие-либо цели деньгах.

Потому составление подобного рода бумаг выгодно, прежде всего, самому предприятию. Таким образом, можно будет упорядочить хозяйственную часть, бухгалтерский учет.

Нормативная база

Формат подотчетного приказа регламентируется внутренними актами конкретной организации, являющейся юридическим лицом.

Но при этом необходимо помнить, что не допускается наличие каких-либо противоречий с действующим по этому поводу законодательством. Если оно имеет место, то данный приказ будет считаться попросту недействительным.

В нормативную базу по поводу данного вопроса на сегодняшний день можно включить следующее:

Изучив максимально подробно действующую по поводу рассматриваемого вопроса нормативную базу, можно избежать допущения различных ошибок.

Следует помнить о возможности наложения достаточно серьезных штрафов при наличии правонарушений.

Как составить образец положения о подотчетных лицах

Сама процедура составления приказа о подотчетных лицах имеет очень большое количество самых разных особенностей.

Видео: кассовые операции — работа с подотчетными лицами

Если у сотрудника, обязанного осуществлять формирование подобного рода документов, по какой-то причине отсутствует опыт в данной сфере, ему стоит ознакомиться с образцом.

Помимо этого, необходимо в обязательном порядке разобраться предварительно со следующими важными вопросами:

• необходимые данные;
• порядок формирования.

Необходимые данные

Для составления документа рассматриваемого типа необходимо будет знать достоверно следующие данные:

Перечень всех обозначенных данных является желательным. Но при этом работодатель имеет право добавлять к нему неограниченное количество дополнительных пунктов.

Причем количество их ничем не ограничивается. Например, допускается обозначить несколько периодов, когда допускается выдача средств.

Но следует помнить о необходимости соблюдения законодательства. В противном случае приказ подотчетного типа попросту может быть признан ничтожным в судебном порядке.

Порядок формирования

Порядок формирования приказа подобного рода также не закреплен в законодательстве. Его составление должно быть регламентировано внутренними нормативными актами предприятия.

При этом оптимальный формат документа, используемый во всевозможных государственных учреждениях, выглядит следующим образом:

• полное наименование документа;
• дата составления и срок действия;
• полный перечень всех работников, которые имеют право на получение средств подотчет – Ф.И.О., должности и иное;
• обозначается длительность времени, в течение которого допускается пользование выданными средствами;
• перечисляются цели, на которые выданы обозначенные в приказе средства;
• сумма;
• подписи ответственных лиц с расшифровкой.

Заполненный пример

Несмотря на относительно простую структуру документа рассматриваемого типа все же стоит обзавестись уже заполненным образцом данного документа.

При возможности также желательно заранее распечатать достаточное количество пустых бланков. Таким образом, можно будет существенно сократить время, необходимое на составление приказа.

Документ о подотчетных лицах – приказ, имеющий большую важность. Потому к его составлению следует относиться максимально ответственно, не следует допускать какие-либо ошибки, недочеты. Это может привести к штрафам.

Для правильного составления приказа о подотчетном лице необходимо четко понимать, кем является данный работник и какими правами он пользуется, следует учесть все детали выдачи средств и предоставления отчета за их траты, также необходимо обратить внимание на сроки использования денег.

К таким работникам относятся лица, которые для осуществления разных целей имеют право получать из кассы учреждения деньги.

К данным целям относятся следующие:

• Командировки – для пропитания и проживания лица, выполняющего задание;
• Представительские расходы – с целью заключения договоров, совершения презентаций;
• Закупка горюче-смазочных материалов для нужд организации;
• Операционные и хозяйственные расходы;
• Экспедиции и прочие.

Также деньги выдаются филиалам компании, которые не располагают автономным балансом и не имеют собственной бухгалтерии.

Как составить приказ о назначении подотчетного лица?

Перед выдачей необходимой суммы составляется приказ, на основании которого бухгалтерия и выдает средства.

Авансовый отчет формируется после выполнения поставленной задачи, самим сотрудником, вот почему важно, чтобы круг подотчетных лиц был ограничен и постоянен, так как для заполнения данной документации необходимо иметь соответствующий опыт.

Кто может быть подотчетным лицом?

Круг подотчетных лиц заранее определяется приказом руководителя с обязательным указанием, когда и на какой срок необходимо выдавать им финансы. Подотчетным лицом может быть любой сотрудник фирмы или физическое лицо после заключения между двумя сторонами гражданско-правового договора.

Важно: данное лицо не имеет право передавать полученные средства третьим лицам, и обязано отчитаться за их использование в установленные сроки:

• Через 3 дня после их получения;
• Через 3 дня после прибытия из командировки;
• Через 10 дней после прибытия с загранкомандировки;
• Через время указанное в приказе.

Законодательством РФ четко установлены правила пользования подотчетными суммами – пока сотрудник не отчитается за использование предыдущих сумм, новую он не получит.

Реквизиты и образец приказа

Приказ о назначении подотчетных лиц является нормативным документом и определяет кроме круга данных лиц, суммы выдаваемых средств и сроки на которые они предоставляются.

Приказ о подотчетных лицах складывается со следующих пунктов:

В шапке

• Реквизиты и название организации;
• Дата составления и утверждения документа;
• Далее следует список подотчетных лиц, с указанием инициалов и должностей;
• Подробная информация о суммах, выдаваемых на руки и их использование, а также обозначаются сроки по сдаче отчетности и возврата остатка;
• Инициалы с расшифровкой руководителя или уполномоченного лица и подпись;
• Инициалы и подпись лица, ответственного за выдачу средств.

Приказ о подотчетных лицах - образец 2018-2019 годов представлен далее - оформляется, как правило, бухгалтерской службой и утверждается руководителем предприятия. Как составить такой приказ и что в нем отобразить?

Как составить приказ о назначении подотчетных лиц образца 2018-2019 годов

Приказ о назначении подотчетных лиц - образец такого документа разрабатывается на каждом предприятии. Этот приказ является локальным нормативным документом, в котором утверждается список сотрудников, обладающих правом получать средства авансом для произведения целевых платежей для нужд компании. Данный документ в обязательном порядке утверждается руководителем компании.

Кроме перечня лиц, которым выдаются деньги под отчет, приказ о подотчетных лицах - образец его оформления будет представлен ниже - содержит информацию о предельных суммах выдаваемых авансом средств для обеспечения нужд предприятия, а также максимальных сроках, на которые средства выдаются. При этом указанные сроки предоставления авансовых отчетов не должны превышать нормативных.

Подробнее об отчетах читайте в нашей статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете» .

Среди подотчетных лиц могут быть указаны любые работники фирмы, которым в служебных целях выдаются средства на организационные, представительские или хозяйственные нужды предприятия. Среди обязанностей подотчетных лиц указывается не только произведение трат по целевому назначению, но и своевременное предоставление в бухгалтерию письменного отчета с подложенными подтверждающими документами, а также возврат в кассу неиспользованных средств.

Локальный акт — приказ о подотчетных лицах — должен содержать следующие реквизиты:

• в шапке — наименование компании;
• дату (даты) составления/утверждения документа;
• список физлиц с указанием Ф. И. О. и занимаемой должности, которым могут быть доверены средства под отчет;
• информацию о предельных суммах и целевом назначении средств, выдаваемых под отчет, а также сроки предоставления отчета (возврата неиспользованных средств);
• Ф. И. О. и подпись руководителя;
• Ф. И. О. и подпись должностного лица, ответственного за выдачу подотчетных средств.

Расположение реквизитов при этом должно быть следующим:

О сроках подотчета

Приказ о подотчетных лицах образца 2018-2019 годов должен содержать указание о предельном сроке, на который могут выдаваться деньги под отчет. Дело в том, что в соответствии с п. 6.3 указания Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У срок, на который выдаются деньги под отчет, ничем не регламентируется, кроме распоряжения руководителя предприятия (путем издания упомянутого выше приказа).

Однако существуют нормативные ограничения по конечной дате сдачи отчета — не позднее трех дней после завершения срока, на который были выданы средства под отчет. Кроме того, по указанию № 3210-У с 19.08.2017 действует правило, что вновь под отчет могут быть выданы средства, даже если подотчетное лицо не отчиталось по предыдущей выданной авансом сумме.

О других нововведениях в расчетах с подотчетными лицами читайте .

Где скачать образец приказа о подотчетных лицах, применяемого в 2018-2019 годах

В связи с тем, что в приказе должно быть указано достаточно много информации, которая сыграет важную роль при бухгалтерском учете средств в кассе и расчетов с подотчетными лицами, необходимо составить данный документ максимально правильно. Форма такого приказа не является унифицированной и никаким госорганом не утверждена.

Об оформлении операций по кассе читайте в нашей статье «Нюансы документального оформления кассовых операций» .

Поэтому, имея перед глазами заполненный образец этого локального акта, бухгалтерам будет проще разработать собственный документ. Заполненный образец приказа о подотчетных лицах вы сможете скачать на нашем сайте.

Итоги

Каждое предприятие (ИП) в обязательном порядке должно утвердить приказ о подотчетных лицах, чтобы иметь возможность выделять средства своим сотрудникам под отчет для произведения закупок для нужд предприятия. В указанном приказе, кроме перечня ответственных лиц, должна быть отображена информация о граничном сроке выдаваемых под отчет средств и их предельной сумме.